Худалдан авах албаны зорилго, үүрэг хариуцлага

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Бидэнд яагаад худалдан авалтын хэлтэс хэрэгтэй байна вэ? Байгууллага бүрт энэ хэлтсийг нэг хэлбэрээр төлөөлдөг. Мөн түүний ажил нь бүхэл бүтэн байгууллагын үр ашигт шууд нөлөөлдөг. Хэлтсийн ажил байгууллагын үр дүнд хэрхэн нөлөөлж байгааг нарийвчлан авч үзье.

Газрын зорилтууд

Худалдан авалтын хэлтэс нь ханган нийлүүлэгчээс компанид хамгийн таатай нөхцөлөөр бараа худалдан авах чиглэлээр мэргэшсэн хэлтэс юм.

Хэлтсийн ажил нь компанийн бүхий л үйл ажиллагаанд шууд нөлөөлдөг. Төрөл бүрийн хувьд, борлуулалт, агуулахын бүрэн байдал, шаардлагатай барааны бэлэн байдал, эргэлтийн хөрөнгийг үр дүнтэй ашиглах.

Худалдан авалтын зорилгыг компанийн дэлхийн зорилгод тулгуурлан эрэмбэлж болох боловч ерөнхий жагсаалт нь ихэвчлэн дараах байдалтай харагдана:

• компанийн тодорхой бүтээгдэхүүний хэрэгцээг тодорхойлох;
• хамгийн сайн үнээр бараа худалдаж аваарай;
• өндөр эргэлтийг дэмжих;
• барааг хугацаанд нь хүлээн авах нөхцөлийг бүрдүүлэх;



• үнэлгээбүтээгдэхүүний чанар, дээд зэргийн чанартай худалдан авах;
• нийлүүлэгч эсвэл ханган нийлүүлэгчидтэй харилцах;
• компанийн бусад хүмүүстэй үр дүнтэй ажиллах;
• Худалдан авсан бараагаа үр дүнтэй хянах;
• эргэлтийг хянаж, компанид хамгийн их ашиг хүртээрэй.

Үндсэн функцууд

Өөр өөр байгууллагад худалдан авалтын албаны чиг үүрэг бие биенээсээ эрс ялгаатай байж болно. Гэсэн хэдий ч бараг бүх компанид хэлтэст хамаарах чиг үүрэг, хариуцлага байдаг:

• Нийлүүлэгчийн зах зээлийн хяналт;
• нөөцөд байгаа барааны бэлэн байдлыг хянах;
• нэр төрлийг цаг тухайд нь нөхөх;
• хамгийн сайн ханган нийлүүлэгч болон үнийг хайх;
• нийлүүлэгчидтэй хэлэлцээр хийх;
• барааны хүргэлт, ачаа тээвэрлэлтийн хяналт;



• барааны хүлээн авалт;
• худалдан авсан барааны чанарын хяналт;
• гомдол, шаардлагатай бол.

Худалдан авалтын албаны онцлог, бүтцээс хамааран тухайн байгууллагад байх эсвэл байхгүй байж болох нэмэлт чиг үүрэг:

• төрлийн менежмент;
• өрсөлдөгчдийн талаар мэдээлэл цуглуулах;
• маркетингийн зохион байгуулалтад ханган нийлүүлэгчдийг оролцуулах.

Бүтэц

Худалдан авах албаны бүтэц нь дараахь зүйлээс шалтгаална.

• байгууллагын хэмжээ;
• аж үйлдвэр;
• оролцоонд байгаа нэр төрлийн нэгжийн тоо;
• нийлүүлэгчийн тоо;
• тэдний газарзүйн байршил.

Байгууллагын төрлөөс хамааран худалдан авалтын хэлтсийг төвлөрсөн болон бүсчилсэн байдлаар удирдаж болно.

Дүрмээр бол энэ нь худалдан авах ажиллагааны албаны дарга (дарга, захирал) болон худалдан авах ажиллагааны менежерүүд (мэргэжилтнүүд)-ээс бүрдсэн матриц бүтэц юм.

Нэг менежерт ногдох зүйл, ангиллын дундаж тоо 7 орчим байдаг ч үйлдвэрлэлийн хэмжээ, бараа эргэлтээс хамаарч өөр өөр байж болно.

Газар болон ажилтнуудын үүрэг

Худалдан авалтын албаны үр дүнтэй ажиллахын тулд худалдан авалтын албаны ажилчдынхаа үүрэг хариуцлагыг тодорхой хуваарилах шаардлагатай.

Хэлтсийн ажлыг оновчтой болгох, алба хаагчдын үйл ажиллагааг уялдуулах замаар хэрэгцээт бараа бүтээгдэхүүний нийлүүлэлтийн тасралтгүй, тогтвортой байдлыг хангах нь хэлтсийн даргын үндсэн үүрэг юм. Мөн худалдан авалтын менежер нь аль нэг ажилтан байхгүй байсан ч хэлтсийн үр дүнтэй ажлыг зохион байгуулж, үргэлжлүүлэхийн тулд байгуулсан бүх гэрээ, ангиллын талаар ойлголттой байх ёстой.

Худалдан авалтын менежерүүд эсвэл хэлтсийн энгийн мэргэжилтнүүдийн үүрэгт бараа нийлүүлэх ажлыг зохион байгуулах, ачаа тээвэрлэлтийг хянах, худалдан авсан багцын төлбөрийг хянах, худалдан авалт төлөвлөх зэрэг багтана.

Үр дүнтэй загвар нь худалдан авагч бүр өөрийн гэсэн хариуцлагын хэсэгтэй байх бөгөөд үүнд нийтлэл эсвэл бүтээгдэхүүний ангиллын жагсаалт байх болно.

Ажилтанд тавигдах шаардлага

Ажилтнуудын үүрэг хариуцлага, хэлтсийн чиг үүргийг харгалзан та дараахь шаардлагын жагсаалтыг гаргаж болно.худалдан авагчийн хувьд хамгийн тохиромжтой нэр дэвшигч.

Худалдан авах албаны ажилтнууд дараах ур чадвар, мэдлэг, хувийн шинж чанартай байх ёстой:

• Мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийх чадвартай. Нийлүүлэгчийг сонгохдоо олон шалгуурт тулгуурласан байх ёстой. Энэ бол хамгийн сайн үнэ, газарзүйн давуу тал бөгөөд ханган нийлүүлэгч компани болон танай байгууллагын ложистикийн уялдаа холбоо юм.
• Үнийн зарчмуудын мэдлэг.
• Худалдан авах ажиллагааны эрх зүйн орчны талаарх мэдлэг.
• Гэрээ боловсруулах, байгуулах чадвар.
• Хэлэлцээр хийх чадвар. Заримдаа компанийхаа ханган нийлүүлэгчтэй бие даасан нөхцөл бүрдүүлэх нь маш чухал байдаг. Нийлүүлэгчийн үнийг бууруулах эсвэл нийлүүлэгчийн нөөцийг урамшуулах, ажилтнуудад зориулсан бүтээгдэхүүний тусгай сургалт, бүтээгдэхүүнийг хэсэгчлэн төлөх, төлбөрийн дараах төлбөрийн системд ашиглах нь ижил төстэй компаниудын дунд сайн өрсөлдөөний давуу тал болж чадна.
• Бизнесийн харилцааг хадгалах чадвар.
• Үйл ажиллагаагаа төлөвлөх чадвар.

Худалдан авагч болон худалдан авалтын менежерийн урам зориг

Худалдан авалтын албаны урам зоригийн тогтолцоог ажилтан хамгийн их үр ашигтай ажиллах нөхцөлийг бүрдүүлэх ёстой. Гэхдээ үүнтэй зэрэгцэн ажилтны чадвараас давсан зөрчилтэй шаардлага, шаардлагыг тавьж болохгүй.

Сар бүр урамшуулах системийг хэрэгжүүлэхийн тулд танд дараах зүйлс хэрэгтэй:

• Хэлтсийн KPI загварыг бий болгох. Эдгээр нь худалдан авалтын төлөвлөгөөний биелэлт, эргэлтийн харьцаа, борлуулалтын ашиг орлого зэрэг үзүүлэлтүүд юмбараа, хуучирсан бараа байгаа эсэх.
• Өрсөлдөгчидтэй харьцуулахад байгууллагын үнийн дельта, шаардлагатай бүтээгдэхүүний олдоц, худалдан авсан бүтээгдэхүүний чанар, шинэ брэнд худалдаанд гарсан эсэх, хувь хүн зэрэг шалгуурт тулгуурлан ажилтан бүрийн гүйцэтгэлийн үндсэн үзүүлэлтүүдийн загварыг бий болгох ханган нийлүүлэгчдийн нөхцөл болон бусад.
• KPI загварт үндэслэн урамшууллыг тооцдог. Мөн хэлтсийн гүйцэтгэлийн урамшуулал, төлөвлөгөөгөө биечлэн биелүүлсний урамшуулал гэсэн хоёр хэсгээс бүрдсэн урамшууллыг төлөх нь үр дүнтэй байх болно.

Үүний зэрэгцээ KPI шалгуур бүр нь дараах шинж чанартай байх ёстой:

• хэмжих чадвар;
• ил тод байдал;
• төлөвлөлтийн шалгуурыг зах зээлийн чиг хандлагыг харгалзан бий болгох хэрэгтэй.

Өөрөөр хэлбэл, худалдан авагч хүсвэл өөрийн шимтгэлийн хэмжээг бие даан тооцоолж болно.

Тасгийн даргын урамшууллыг нийт хэлтсийн үзүүлэлтээр тооцохоос гадна ажилтан бүрийн үр дүнгийн үзүүлэлтийг тус тусад нь тусгаж болно.

Үүний зэрэгцээ худалдан авах ажиллагааны албаны жирийн ажилтны урамшууллын хэсэг нь нийт цалингийн 50 орчим хувь, хэлтсийн даргын урамшуулал 30-40 орчим хувь байх ёстой. Үлдсэн хэсэг нь цалин, учир нь хэлтсийн гүйцэтгэлийн бүх үзүүлэлтийг тодорхой ажилтны үйл ажиллагаатай холбож болохгүй.

Борлуулалт нь худалдан авагчийн хариуцлага хүлээх үү

Худалдан авалтын хэлтсийн KPI-ийн тооцоололд та худалдан авсан барааны эргэлт - борлуулалтын хөрөнгийн харьцаа гэх мэт шалгуурыг ашиглаж болно.

Худалдан авагч нь тэгэх ёстой юм шиг байназөвхөн бараа бүтээгдэхүүн худалдан авах асуудлыг шийдвэрлэх боловч худалдан авсан барааны чанар, эцсийн хэрэглэгч эсвэл компанийн үйлчлүүлэгчийн хувьд үнийн сонирхол татахуйц байдал нь борлуулалтын төлөвлөгөөний хэрэгжилтэд ихээхэн нөлөөлдөг.

Тиймээс борлуулалтын тоо хэмжээ, чанарын тал хувь нь зөв хийгдсэн худалдан авалтаас хамаарна.

Байгууллагын бүтцэд байгаа худалдан авалтын хэлтсийн байр

Орчин үеийн маркетингийн чиг хандлагын дагуу худалдан авалтын хэлтсээс шийдэж буй ажлуудыг дараах дарааллаар шийдвэрлэх ёстой:

• Эхлээд борлуулалтын стратеги (бэлэн бүтээгдэхүүн эсвэл худалдан авсан бараа) бий болгодог.
• Тэгвэл худалдан авалтын хэлтэс тухайн аж ахуйн нэгжид байгаа бол үйлдвэрлэлийн стратегийн асуудал шийдэгдэнэ.
• Зөвхөн үүний дараа л шаардлагатай бараа, түүхий эд, эд ангиудын худалдан авалтын стратеги боловсруулагдана.

Худалдан авалтын дарга нь ихэвчлэн компанийн гүйцэтгэх захиралд шууд тайлагнадаг.

Мөн худалдан авалтын хэлтэс болон маркетинг, борлуулалтын албаны хооронд үр дүнтэй харилцаа холбоо байх ёстой. Үүнгүйгээр худалдан авалтын хэлтсийг бий болгох, түүний бүтэц, урам зоригийг сайжруулах олон хүчин чармайлт зохих үр дүнд хүрэхгүй байх болно.

Хэрэв холдинг, байгууллагад категорийн удирдлагын тогтолцоо хэрэгжсэн бол худалдан авагч нь категорийн менежертэй хамтран ажиллах ёстой. Үүний зэрэгцээ урам зоригийн систем нь ил тод, хүн бүрт ойлгомжтой байхын тулд мэргэжилтэн бүрийн хариуцлагын хүрээг хязгаарлах шаардлагатай.