Нарийн бичгийн даргын чиг үүрэг бүхий оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолт: онцлог, шаардлага

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Компанийн дарга болон түүний ажилчдыг багтаасан цомхон орон тоотой байсан ч ажлын явцыг удирдан чиглүүлэх, хянах чадвартай зохион байгуулагч хүчин болох хариуцлагатай ажилтан хэрэгтэй - энэ бол текстийг тодорхойлдог санаа юм. оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолт.

Энэ албан тушаал нь өргөдөл гаргагчаас тодорхой ур чадвар, холбогдох боловсрол, түүнчлэн хүмүүстэй харилцах чадвартай байхыг шаарддаг. Гэхдээ шаардлагын жагсаалт үүгээр хязгаарлагдахгүй.

Ажлын тодорхойлолт

Албан тушаалд бүртгүүлэх шатандаа нэр дэвшигч нь тухайн компанид эрх, үүрэг, хариуцлагыг нь зохицуулсан норматив акттай танилцаж болно. Ийм баримт бичгийг ажлын байрны тодорхойлолт гэж нэрлэдэг. Энэ нь таван үндсэн хэсгээс бүрдэнэ:

1. Ерөнхий заалт. Эдгээр нь аж ахуйн нэгжийн нэр, эрхэлж буй албан тушаал, харьяалагдах бүтцийн нэгж зэрэг бүх байгууллагын мэдээллийг агуулдаг. Энэ нь харьяалал, албан тушаалыг бөглөх, ажлаас халах журам, боловсрол, боловсролд тавигдах шаардлагыг мөн зааж өгсөн болно.шаардлага.
2. Хариуцлага. Энэ хэсэгт ажилтны үүрэг хариуцлагын жагсаалт, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх арга замуудыг тусгасан болно.
3. Ажилтны эрх, өөрөөр хэлбэл үүргээ үр дүнтэй гүйцэтгэхэд хувь нэмэр оруулах бүх нэмэлт боломжууд.
4. Хариуцлага. Энэ хэсгийн дагуу удирдлага гүйцэтгэлийн үнэлгээ, албан тушаал ахих эсвэл торгуулийн талаар шийдвэр гаргадаг.
5. Харилцаа. Энэ хэсэг нь ажилтан үүргээ гүйцэтгэх явцад гадаад болон дотоод хэлтэстэй харилцах харилцааг зохицуулдаг.

Ажлын байрны тодорхойлолт боловсруулах зарчим

Ийм баримт бичгийг бэлтгэх норматив үндэс нь менежер, мэргэжилтэн болон бусад ажилтны албан тушаалын мэргэшлийн лавлах (1998) юм. Үүнийг боловсруулах явцад албан тушаалын тодорхойлолт, ажилтан үүргээ биелүүлэх нөхцөл байдалд ихээхэн анхаарал хандуулсан. Ажлын онцлогийг баримт бичгийн гарчигт, жишээлбэл, "Нарийн бичгийн даргын ажлын байрны тодорхойлолт" (оффисын менежер эсвэл ерөнхий нягтлан бодогч) оруулсан болно.

Үүнээс гадна ижил нэртэй боловч өөр өөр үүрэг даалгавартай хоёр албан тушаал байгаа бол эдгээр ялгааг тусгах өөр өөр баримт бичгүүдийг бэлтгэх хэрэгтэй. Боловсон хүчний ажилтны оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолт нь нарийн бичгийн даргатай ижил журмаас тодорхой ялгаатай байна.

Оффис менежерт тавигдах шаардлага

Албан тушаалд нэр дэвшигч ямар нэг байдлаар хүмүүсийг удирдах ёстой. Энэ нь жижиг компанийн хэдхэн хүн эсвэл томоохон аж ахуйн нэгжийн бүх захиргааны ажилтнууд байж болно. Байгалийн,Өргөдөл гаргагч нь өөртөө итгэлтэй PC хэрэглэгч байх ба бусад оффисын тоног төхөөрөмж (сканнер, принтер, факс) дээр ажиллах чадвартай байх ёстой. Оффисын менежер нь ихэвчлэн компанийн төлөөлөгч байдаг тул сайн яриа, бизнесийн захидал бичих чадвартай байх нь урьдчилсан нөхцөл юм. Ихэнхдээ компаниуд ийм ажилчдаас оффисын ажил, хөдөлмөрийн хуулийн үндсийг мэддэг байхыг шаарддаг. Дор хаяж нэг гадаад хэлтэй байх нь хүсүүштэй ур чадвар хэвээр байгаа ч томоохон аж ахуйн нэгжид бүртгүүлэхдээ энэ нь аль хэдийн заавал тавигдах шаардлагуудын нэг юм.

Зарим тохиолдолд оффисын менежер бусад ажилтны чиг үүргийг хослуулах шаардлагатай болдог. Энэ нь шаардлагатай ур чадварыг нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг. Тиймээс нягтлан бодогчийн чиг үүрэг бүхий оффисын менежер нь зохих боловсролтой, тусгай хөтөлбөртэй байх ёстой.

Үндсэн үүрэг хариуцлага

Нарийн бичгийн дарга нарын чиг үүрэг бүхий оффисын менежерийн ердийн ажлын байрны тодорхойлолтод дараах зүйлс орно:

• ирсэн болон гарч буй шуудантай харьцах; компанийн доторх дахин хуваарилалт;
• гэрээ, хэлцлээр хүлээсэн үүргээ биелүүлэх хугацаанд хяналт тавих;
• гацаа хийх болон ирж буй дуудлага хүлээн авах;
• үйлчлүүлэгчид болон түнш компаниудын төлөөлөгчидтэй ажиллах;
• шаардлагатай бичгийн хэрэгслийн бэлэн байдалд хяналт тавих;
• оффисын тоног төхөөрөмжийг хэвийн байлгах, эвдэрсэн тохиолдолд мэргэжилтэн дуудах;
• ажлын хуваарийн хүрээнд цагийн хуваарилалт (заримтохиолдлууд болон удирдагчийн хувьд);
• шаардлагатай арга хэмжээг зохион байгуулах (хурал, хурал, бизнес аялал, корпорацийн үдэшлэг);
• хурлын минут;
• байгууллагын вэб сайтад шинэ контент нэмж, шинэчилж байна.

Энэ жагсаалтад зөвхөн үндсэн шаардлагуудыг багтаасан болно. Байгуулагдаж буй хөдөлмөрийн гэрээний онцлогт тохируулан бусад зүйлийг нэмж оруулж болно. Жишээлбэл, боловсон хүчний ажилтны чиг үүрэг бүхий оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолт нь ажилтанд тайлангийн бүх баримт бичгийг цаг тухайд нь хөтөлж, хангах, эсвэл байхгүй тохиолдолд боловсон хүчний хэлтсийн даргыг солихыг зааварчилдаг.

Нэмэлт үүрэг хариуцлага

Оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолтод үндсэн чиг үүргээс гадна компанийн үйл ажиллагаанаас хамаарч өөр өөр байж болох төрөл бүрийн үүргүүдийн жагсаалтыг агуулсан байдаг. Оффисын менежерийг захиргааны эрх бүхий байгууллагатай хамтран ажиллах, тухайлбал худалдаа эрхлэх зөвшөөрөл авах, компани эсвэл охин компанийн салбар нээх гэх мэт тушаал өгч болно.

Хамгийн хариуцлагатай ажлын нэг бол захирлын эзгүйд компанийн бодит удирдлага юм. Мэдээжийн хэрэг, энэ нь тухайн ажилтан өөрийгөө хариуцлагатай, найдаж болохуйц найдвартай хүн гэж тодорхойлсон тохиолдолд л боломжтой юм. Нэмж дурдахад оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолтод ерөнхий итгэмжлэл олгох шаардлагатай заалтыг ихэвчлэн агуулдаг. Ийм баримт бичиг байж болножишээлбэл өндөр ач холбогдолтой захидал хүлээн авах шаардлагатай.

Албан бус шаардлага

Томоохон компаниуд ихэвчлэн энэ албан тушаалд нэр дэвшигчдэд оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолттой урьдчилан танилцахыг зөвшөөрдөг бөгөөд ингэснээр тэд тавигдах шаардлага, хариуцлагын жагсаалтыг бүрэн мэддэг байх болно.

Гэхдээ ийм эрх мэдэлтэй байсан ч өргөдөл гаргагч нь тухайн аж ахуйн нэгжийн олон ажилтны нэг хэвээр байгаа гэдгээ ойлгох ёстой. Үүнтэй холбогдуулан ажлын байрны тодорхойлолтод тусгаагүй зүйлийг мартаж болохгүй. Нарийн бичгийн даргын чиг үүрэг бүхий оффисын менежер нь цаг хугацааны хувьд мэдрэмжтэй хүн байх ёстой бөгөөд үүнийг шаардлагатай үед хуваарилах чадвартай байх ёстой.

Ажлын урсгалын даалгавар

Түүний ажилд тавигдах хамгийн чухал шаардлага бол үр ашигтай байх тул ийм албан тушаал хашиж байгаа хүн оффисын материалыг хэмнэлттэй зарцуулах, зарцуулсан цахилгааны хэмжээг хянах үүрэгтэй.

Компанийн бусад ажилчдын хувьд оффисын менежер нь даргатай бараг тэнцүү хариуцлага хүлээдэг. Ийм учраас тэрээр ажлын нөхцөл нь хүлээн зөвшөөрөгдсөн ариун цэврийн стандарт, аюулгүй байдлын дүрэмд нийцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах ёстой. Эцэст нь шууд үүргээ биелүүлэхдээ оффисын менежер нууц бичиг баримттай танилцах боломжтой тул тавигдах шаардлагуудын нэг нь худалдааны нууц болон компанийн зах зээл дэх байр суурийг хохироож болзошгүй бусад мэдээллийг задруулахгүй байх гэрээнд гарын үсэг зурах явдал юм.

Баруун оффис-менежер

Мэдээж ийм олон үүрэг гүйцэтгэх нь тухайн ажилтанд онцгой эрх эдлэх боломжийг олгодог. Тэдгээрийг мөн оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолтод тусгасан болно. Тэдгээрийн заримынх нь мөн чанар, тухайлбал, нууц мэдээлэлд нэвтрэх чадвар нь ажлын үүргээ биелүүлэх хэрэгцээ шаардлагаас шууд үүдэлтэй. Бусад нь эрх мэдэлтэй холбоотой байдаг. Тиймээс оффисын менежер бусад ажилтнуудаас үйлдвэрлэлийн баримт бичигт хайхрамжгүй хандсан алдааг засч залруулахыг шаардах, урамшууллын хэмжээг тогтоох, хайхрамжгүй хандсан хүмүүст торгууль ногдуулах эрхтэй.

Ихэнхдээ оффисын менежер нь ажилчид болон удирдах ажилтнуудын хоорондох холбоос болдог. Энэ албан тушаал нь түүнд ажлын нөхцлийг сайжруулахын төлөө хичээж, нэг хэлтэс болон нийт аж ахуйн нэгжийн ажлын чанарыг сайжруулах хамтын хүслийг илэрхийлэх боломжийг олгодог.

Борлуулалтын албаны оффисын менежерийн ажлын байрны тодорхойлолтын онцлог

Оффис менежерүүд том, жижиг компаниудад зайлшгүй шаардлагатай байсаар ирсэн тул ийм сул орон тоог нөхөхийн тулд тэдэнд тусгай ур чадвар хэрэгтэй. Нийтлэг тохиолдол бол хэд хэдэн оффисын менежерүүд тусгай чиг үүрэг бүхий нэг аж ахуйн нэгжид ажилладаг бөгөөд ахмад ажилтан байдаг. Тэдний ажлын байрны тодорхойлолт нь үндсэндээ ижил боловч нэмэлт функцээр ялгаатай.

Тиймээс, хэрэв оффисын менежер борлуулалтын хэлтэст ажилладаг бол түүний ажлын байрны тодорхойлолтод дараах зүйлсийг агуулж болно:

• шинэ цэг хайх;
• эрэлтийн бүтцэд гарсан өөрчлөлтийг хянах;
• төгс борлуулалтын тайлангийн баримт бичгийг бэлтгэх;
• захиалга хүлээн авах, дараа нь боловсруулахын тулд үйлчлүүлэгчтэй шууд ажиллах;
• барааны нэр төрөлд гарч болзошгүй өөрчлөлт, үнийг дахин тооцоолох талаар хэрэглэгчдэд мэдээлэхийн тулд ажиллана;
• шаардлагатай уулзалтуудыг зохион байгуулах;
• бараа нийлүүлэх гэрээнд гарын үсэг зурах.

Цаашдын шаардлага нь компанийн санал болгож буй барааны онцлогтой холбоотой байж болно. Хэрэв компани үл хөдлөх хөрөнгө худалдах, худалдан авах үйл ажиллагаанд оролцдог бол оффисын менежерийн үүрэгт мэдээллийн товхимол бэлтгэх, тодорхой баримт бичгийг бүрдүүлэх зэрэг багтаж болно.

Оффис менежерийн хариуцлага

Оффисын менежер нь үүргээ биелүүлээгүй, зөрчил, тэр дундаа худалдааны нууц задруулах, компанийн нэр хүндэд халдсан бусад үйлдэл хийсэн тохиолдолд захиргааны, иргэний журмын дагуу хариуцлага хүлээнэ. болон эрүүгийн хууль. Байгууллагад материаллаг хохирол учруулсан бол хөдөлмөрийн хуулийн заалтын дагуу шийтгэл оногдуулна.