Оффис администраторын ажлын байрны тодорхойлолт: үүрэг, чиг үүрэг, эрх

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Ихэнх олон нийтийн газар босго давмагц хамгийн түрүүнд тааралддаг хүн бол ресепшин байдаг. Эдгээр мэргэжилтнүүдийг зочид буудал, гоо сайхны салон, ресторан, мэдээжийн хэрэг оффисын байгууллагууд ажилд авдаг. Тэд зочид, түншүүдтэй харилцахаас эхлээд бичиг баримт боловсруулах хүртэл олон үүрэг хариуцлага хүлээдэг.

Онцлогууд

Администратор бол олон талт үүргийг багтааж болох маш олон талт мэргэжил гэдгийг хэлэх нь зүйтэй болов уу. Эхлэгчдэд зориулсан давуу тал нь тухайн чиглэлээр гүнзгий мэдлэг шаарддаггүй.

Боломжтой ажил олгогчид хувийн чанарт илүү анхаардаг. Оффисын администраторын албан тушаалд нэр дэвшигч нь дунд зэргийн нийтэч, янз бүрийн хүмүүстэй холбоо тогтоох чадвартай, өөрийн бодлоо зөв илэрхийлэх чадвартай байх ёстой. Мөн сонгосон чиглэлээрээ сонирхолтой бол давуу тал болно.үйл ажиллагаа, стресстэй тэмцэх чадвар. Сүүлийн чанар нь ирээдүйн админд хэрэг болох нь дамжиггүй. Тэрээр маш олон тооны зочинтой харилцах шаардлагатай бөгөөд тэдний дунд зөрчилдөөн гарах нь гарцаагүй. Гэсэн хэдий ч ийм нөхцөл байдалд ч админ эелдэг байж чаддаг байх ёстой.

Компанийн ажилд авах бодлогоос хамааран дээд боловсролтой байх, албан тасалгааны тоног төхөөрөмжтэй ажиллах чадвартай байх гэх мэт шаардлага тавигдаж болохыг анхаарах хэрэгтэй.

Энэ албан тушаалын ажлын хуваарийг өглөө нээж орой хаадаг нь админ учраас тухайн байгууллагын ажиллах цагийн хуваарийг ихэвчлэн тодорхойлдог. Гэсэн хэдий ч ажилчдад цаг наргүй ажиллахдаа ээлжийн хуваарийг гаргадаг. Дүрмээр бол оффисууд энэ горимд ажилладаггүй.

Администратор, оффисын менежер хоёр өөр мэргэжилтэй гэдгийг бас анхаарах нь зүйтэй. Оффисын менежер нь бусад ажилчдыг хянадаг. Администратор нь түүнээс ялгаатай нь энэ үүргийг гүйцэтгэдэггүй. Тэр зөвхөн өөрийн чиг үүргийг гүйцэтгэдэг бөгөөд шаардлагатай бол оффисын бусад ажилчидтай харьцдаг.

Үндсэн үүрэг хариуцлага

Оффисын админ нь ажлын байран дээрээ байхдаа удирдлагаас түүнд даалгасан олон тооны ажлыг гүйцэтгэх ёстой. Тэдгээрийг товч дурдъя.

• Утасны дуудлагыг хүлээн авах, дараа нь түгээх. Хэлэлцээрийн явцад администратор мэдээллийг бүртгэж, ажилтнуудад шилжүүлэх ёстой. Шаардлагатай бол дуудлага хийх ёстойөөр хэлтэс рүү дахин чиглүүлэх.
• Оффисын администраторын үүрэгт ажилтан нь боломжит үйлчлүүлэгчдэд анхан шатны зөвлөгөө өгөхийг шаарддаг заалт багтдаг.
• Ирж буй болон гарч буй бичиг баримтыг боловсруулах хэрэгцээ.
• Ажлын зарыг төрөлжсөн порталууд болон ажилд зуучлах агентлагууд дээр байршуулах. Мөн оффисын администраторын үүрэг бол боломжит нэр дэвшигчидтэй анхны ярилцлага хийх явдал юм.
• Албан тасалгааны тоног төхөөрөмжийн хэвийн ажиллагааг хангахад шаардлагатай бичгийн хэрэгсэл, хэрэглээний материалыг худалдан авах.

Дээр дурдсан үүргээс гадна оффисын админ нь хүмүүстэй байнга харилцдаг. Эдгээр нь компанийн боломжит үйлчлүүлэгчид болон одоогийн ажилтнууд юм. Энэ мэргэжилтэн нь ажилчдын хуваарь гаргах үүрэгтэй.

Эрх

Үүргээс ялгаатай нь эрхийн тоо хамаагүй бага. Тэгэхээр оффисын администраторын заавар юу хийдэг вэ?

• Компанийн нэрийн өмнөөс үйл ажиллагаа явуулж, бусад аж ахуйн нэгжтэй харилцахдаа түүний ашиг сонирхлыг төлөөлөх.
• Тогтоосон эрх мэдлийн хүрээнд бусад ажилчидтай харилцах.
• Байгууллагын үйл ажиллагааг сайжруулах талаар хэлэлцэх санал гаргах.

Оффис администраторын функцууд

Энэ мэргэжилтэн ажлын байран дээрээ байх ёстойтүүнд өгсөн олон тооны ажлыг гүйцэтгэх:

• Оффисыг бэлдэж байна.
• Захиалга хадгалах.
• Зоччдод үйлчилж байна.
• Утасны үйлчилгээ.

Үнэндээ функцын тоо илүү байж болно. Энэ нь тухайн байгууллагын оффисын администраторын ажлын хариуцлагын жагсаалтаас хамаарна.

Оффис бэлдэж байна

Тогтоосон чиг үүргийг биелүүлэх нь дүрмээр бол ажлын шинэ өдөрт бэлтгэхээс эхэлдэг. Ажлын байрандаа ирэхэд администратор оффисын тоног төхөөрөмжийн ажил, хэрэглээний материал, бичгийн хэрэгслийн бэлэн байдлыг шалгадаг. Дараа нь мэргэжилтэн зочдын жагсаалттай танилцаж, уулзах нөхцөлийг бүрдүүлэх ёстой.

Захиалга хадгалах

Админ нь оффисын дэг журмыг сахиулах цэвэрлэгээ болон бусад ажилд шууд оролцох ёсгүй. Гэсэн хэдий ч түүний үүргүүдийн дунд засвар үйлчилгээний ажилтнуудын ажлыг зохицуулах шаардлагатай байдаг. Тэр цэвэрлэгээний хуваарь гаргахаас гадна үргэлжлэх хугацааг зааж өгөх ёстой.

Хэрэглэгчийн үйлчилгээ

Администраторын үүрэг бол зочдод зочлох цагийг зөвшилцөх, даргатай зохицуулах явдал юм. Айлчлалын хуваарийг ямар ч давхцал байхгүй, хэн ч хүлээж цаг алдахгүй байхаар гаргах ёстой. Үүнээс гадна администратор зочдод уулзах ёстой. Тэр л анхныхыг бүтээдэгсэтгэгдэл.

Утасны үйлчилгээ

Менежерийг хэлэлцээрээс чөлөөлж, ажлын урсгалаас сатааруулахгүйн тулд энэ функцийг админд өгсөн. Ажилтан зарим асуудлыг бие даан шийдвэрлэх эсвэл менежерийн хуваарийн дагуу зочдод цаг товлох боломжтой. Эдгээр чиг үүргийг гүйцэтгэхдээ ажилтан өөрт байгаа мэдээллээ гадны хүмүүст задруулахгүй байх ёстой.

Жишээ

Оффисын администраторын ажлын байрны тодорхойлолтод тухайн байгууллагын шаардлагаас хамааран өөр өөр зүйл багтаж болно. Гэсэн хэдий ч дүрмээр бол загвар болгон авсан стандарт нөхцөлийг үүнд тусгасан болно.

• Ерөнхий заалт.
• Мэргэшлийн шаардлага. Дүрмээр бол боломжит менежерийн хувьд дунд мэргэжлийн боловсрол хангалттай байдаг. Туршлага бол мэдээжийн хэрэг.
• Хариуцлага. Энэ зүйлгүйгээр ажлын байрны тодорхойлолт байхгүй.
• Эрх. Жишээлбэл, администратор нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг сайжруулах талаар санал гаргах эрхтэй.
• Бусад хэсэгт ороогүй зүйлсийг багтааж болох нэмэлт заалтууд.

Шинэ ажилтны ажлын байрны тодорхойлолтыг хянуулахаар өгөх нь заншилтай бөгөөд тэрээр өөрийн гарын үсгээр баталгаажуулах ёстой.

Ажлын байр

Оффисын администраторын хөдөлмөр хамгааллын заавар нь хөдөлмөрийн нөхцөлд зарим шаардлагыг тавьдаг. Жишээлбэл, ажлын байр нь ажилтанд тав тухтай байхаар байрласан байх ёстойөөрсдийн үүргээ биелүүлэх. Дүрмээр бол энэ нь менежерийн өрөөний хажууд байрладаг бөгөөд бусад ажилчдыг хянах боломжийг олгодог.

Администратор болон бусад ажилчид ажил үүргээ гүйцэтгэхдээ ихэвчлэн оффисын тоног төхөөрөмж ашиглах шаардлагатай болдог гэдгийг ойлгох хэрэгтэй. Тиймээс үүнийг богино хугацаанд ашиглах боломжтой байхаар байрлуулах ёстой.

Администраторын ажлын байрны тодорхойлолтод тодорхой тусгагдаагүй чухал ажлуудын нэг бол шууд удирдлага болон доод албан тушаалтнуудын хооронд холбоос болж ажиллах явдал юм. Тиймээс ажилтан нь таатай орчинг бүрдүүлж, бусад мэргэжилтнүүдтэй холбоо тогтоохыг хичээх хэрэгтэй. Удирдагчийн өгсөн зааврыг зөв хүргэхээс гадна хэрэгжилтийн үнэн зөвийг хянах чадвартай байх нь чухал.

Ийм учраас бусадтай харилцах чадвар нь энэ албан тушаалд амжилтанд хүрэх чухал хүчин зүйл болдог. Энэ нь удирдагч болон доод албан тушаалтнуудад хамаатай. Хувийн шинж чанаруудын хувьд зохион байгуулалт, стрессийг тэсвэрлэх чадвар нь маш чухал бөгөөд энэ нь бусад ажилчдыг удирдаж, зөрчилдөөнтэй зочидтой харьцах үед ч тайван байх боломжийг олгодог.