Үсгийн загвар нь хүн, байгууллагын үйл ажиллагааны чухал мөч юм

2026 Зохиолч: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2025-01-24 13:21:28

Хүн төрөлхтөн харилцан ярьж, ойлголцож сурсны дараа бичиг зохиосон. Эрт дээр үеэс хүмүүс бие биедээ захидал бичиж, тэдний мэдрэмж, сэтгэл хөдлөл, туршлагаа илэрхийлж, эсвэл зүгээр л нэг үйл явдлын талаар ярьдаг. Өмнө нь энэ нь хол зайд харилцах цорын ганц арга зам байсан. Өнөөдөр гараар бичсэн текстийн хэрэглээ хамаагүй багассан ч үсгийн зөв хэлбэр өөрчлөгдөөгүй хэвээр байна.

Захидал олон хэлбэрээр ирдэг. Энэ нь хамаатан садан, найз нөхөд, танил хүмүүсийн хооронд дамжуулдаг энгийн текст байж болно. Энэ тохиолдолд та захидлыг өөрийн үзэмжээр форматлаж болно. Үүний зэрэгцээ ямар нэгэн дутагдал байгааг хэн ч тоохгүй.

Ажил хэргийн захидал бол огт өөр нөхцөл байдал юм. Энэ нь эелдэг хэллэг, шаардлагатай үгсийг ашиглах тусгай хэв маягийг шаарддаг. Бизнесийн захидал бичих дүрмүүд нь танилцуулга, дүгнэлт, түүнчлэн дараахь зүйлийг агуулна.гол хэсэг. Сүүлийнх нь ихэвчлэн зарим тайлбар эсвэл нотлох баримтыг өгдөг. Бизнесийн захидал нь тууштай, товч, үнэн зөв, үнэмшилтэй байхыг шаарддаг. Илтгэлийг ихэвчлэн эхний олон тооны хүнээс, эсвэл нэг буюу гуравдахь ганц тоогоор хийдэг. Хэрэв захидал, жишээлбэл, менежерт хаяглагдсан бол та "Эрхэм хүндэт (үүд) …" гэсэн хэллэгийг ашиглаж болно, дараа нь дүгнэлтэнд "Хүндэтгэсэн …" гэж гарын үсэг зурах ёстой. Бизнесийн хэв маягийн захидал нь тодорхой урттай байхыг шаарддаг бөгөөд хэрэв боломжтой бол нэг А4 хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. Асуулт бүрийг тусад нь догол мөрөнд оруулах шаардлагатай, учир нь энэ хэлбэрээр хүлээн авсан мэдээлэлд дүн шинжилгээ хийхэд илүү хялбар байдаг.

Дээр дурдсанчлан бизнесийн захидлын загвар нь албан ёсны хатуу хэв маягаар явагддаг. Тиймээс илтгэлийн туршид үүнийг тогтвортой байлгах шаардлагатай. Захидал нь албан тушаалтан эсвэл менежерүүдтэй явагддаг тул мэдээллийг зөвшөөрөгдсөн хэмжээнээс хэтрүүлэхгүйгээр (хувь хүнтэй харилцах, санал бодлоо тулгах хэрэггүй) өгөх ёстой бөгөөд хэлэлцүүлгийн гол сэдэв нь байгууллагын үйл ажиллагаа юм.

Энэ загварын захидлыг бүх төрлийн албан захидалд ашиглах боломжтой. Энэ нь дараах байж болно:

- Хариулт, хүсэлт, санал, давж заалдах.

- Хүлээн авсан давж заалдах хүсэлтийн хариу болох мэдэгдэл. Энд та "Бид мэдээлэх", "Мэдэгдэх" гэх мэт хэллэгүүдийг ашиглаж болно.

- Баталгаажуулалт. Захидлын хэлбэр нь гэсэн утгатайямар нэг үйлдэл эсвэл хүсэлтийн баталгаа.- Дээд албан тушаалтнаас доод албан тушаалтнуудад өгсөн зарим заавар, мэдэгдлийг тусгасан удирдамж бичиг.

Аливаа бизнесийн захидалд зөвхөн найдвартай, сүүлийн үеийн мэдээлэл байх ёстой. Энэ орчинд хүлээн зөвшөөрөгдөөгүй садар самуун үг хэллэг, хэллэг ашиглахыг хориглоно. Захидал бичих нь маш ноцтой бөгөөд хариуцлагатай мөч бөгөөд гүйлгээний амжилт, ажил эрхлэлт эсвэл хүний амьдрал дахь бусад чухал мөчүүд, байгууллагын үйл ажиллагаа заримдаа хамаардаг.