Байгууллагын үйл ажиллагааны нэршил: дээж бөглөх. Байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог хэрхэн гаргах вэ?

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Байгууллага бүр ажлын явцад их хэмжээний бичиг баримтын урсгалтай тулгардаг. Гэрээ, хууль тогтоомж, нягтлан бодох бүртгэл, дотоод баримт бичиг … Тэдгээрийн зарим нь тухайн аж ахуйн нэгжид оршин тогтнох бүх хугацаандаа хадгалагдах ёстой боловч ихэнх гэрчилгээ нь хүчинтэй байх хугацаа дууссаны дараа устаж болно. Цуглуулсан баримт бичгийг хурдан ойлгохын тулд байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёог бүрдүүлдэг. Энэ баримт бичгийн жишээ болон түүнийг бүтээх алгоритмыг доор авч үзэх болно.

Зорилго

Байгууллага бүрт олон зуун баримт бичиг бий болдог. Өдөр бүр тэд хуримтлагдаж, ажилчид аажмаар бие биенээ сольдог. Хэзээ нэгэн цагт хоёр жилийн өмнөх захиалга олоход хэцүү болдог. Ийм нөхцөл байдлаас зайлсхийхийн тулд хэргийн нэр томъёог бий болгодог.

Тодорхойлолт

Хэрэг гэдэг нь нэгтэй холбоотой баримт бичиг юмасуудал, үйл ажиллагааны чиглэл. Хэргийн нэршил гэдэг нь нээсэн хэргүүдийн жагсаалтыг хадгалах хугацааг харуулсан жагсаалт юм. Түүний тусламжтайгаар та ажлын явцыг зөв зохион байгуулж чадна. Доорх жишээг авч үзэх арилжааны байгууллагын хэргийн нэр томъёог дараахь зорилгоор эмхэтгэсэн болно:

• баримт бичгийн бүлэглэлийг системчлэх нь тэдний шуурхай хайлт, аюулгүй байдлыг хангадаг;
• тохиолдлын ангиллаар регистрийн дугаар олгох;
• байнгын, урт хугацааны болон хувийн хадгалалтад (устгах үйлдлийг оруулаад) баримт бичгийн бүртгэлийг гаргах.

Хэргийн нэршлийг архивлах, устгах баримт бичгийг сонгохдоо ашигладаг. Энэхүү олон үйлдэлт лавлагаа нь албан тасалгааны ажлыг оновчтой болгохын тулд байгууллага бүрт хэрэгтэй. Энэ тохиолдолд байгууллагын өмчийн хэлбэр нь хамаагүй. Эмнэлгийн байгууллагын хэргийн нэршлийн жишээг журам, тогтоолоос олж чадвал хувийн байгууллагын нээсэн хэргийн дүн шинжилгээг бие даан гаргах шаардлагатай болно.

Шаардлагатай эсвэл албадсан уу?

Энэ жагсаалтын эмхэтгэлийг "Архивын ажлын дүрэм"-д тусгасан болно. Архивыг тусдаа үйлчилгээ болгон үүсгэн байгуулж байгаа байгууллагуудад заавал байх ёстой. Энэхүү жагсаалтад төрийн болон хотын байгууллагуудаас гадна нотариатын газар зэрэг арилжааны зарим бүтцийг мөн багтаасан болно.

Бүх хэлбэрийн аж ахуйн нэгжүүд баримт бичигтэй ажиллах ажлыг системчлэхийн тулд бусад бүх байгууллагууд хэргийн нэр томъёог бий болгох шаардлагатай.эд хөрөнгө архивын лавлагааны аюулгүй байдлыг хангах үүрэгтэй. Үүнийг 125-р Холбооны хуульд заасан байдаг. Хийх ажлын нарийвчилсан жагсаалтыг хуанлийн жилийн дөрөвдүгээр улиралд эхлүүлэх эсвэл шинэчлэх шаардлагатай.

Бүтэц

Хэргийн нэршилд хэвлэмэл хэвлэлээс бусад бүх үүсгэсэн хэргүүдийг агуулсан байх ёстой: ажилчдын мэдүүлэг, ажлын гэрчилгээ, сэтгүүл, нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр, бүтцийн хэлтсийн бүх баримт бичиг, бүтцийн хэлтсийн захидал харилцаа гэх мэт. Хязгаарлагдмал хандалтын баримт бичиг. "Хүч" гэсэн гарчиг агуулсан байх ёстой. Лавлах нь түр комисс, хэлтсийн файлуудыг агуулсан байх ёстой. Гэтэл үйлдвэрчний эвлэл бол бие даасан байгууллага байх жишээтэй. Түүний ажилтнууд лавлах бүрдүүлэх ажилд бие даан оролцдог. Архив нь хууль ёсны өвлөгч нь одоо байгаа байгууллага болох татан буугдаж байгаа аж ахуйн нэгжүүдийн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагааны нэрсийг мөн агуулсан байх ёстой.

Та байгууллагын үйл ажиллагааны нэршлийн бөглөх жишээг доороос харж болно.

Өнөөдөр олон аж ахуйн нэгжүүд баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хөтөлж байна. Зарим тайланг цаасан дээр ч хэвлэдэггүй. Хэсэг бүрийн төгсгөлд цахим хэлбэрээр ямар бүртгэл хөтөлж байгааг жагсааж, файлын тоо, шаардлагатай хайлтын түлхүүр үгсийг зааж өгнө үү. Зарим байгууллагууд арилжааны байгууллагад зориулсан хэргийн цахим нэр томъёог тусдаа гаргадаг. Түүвэр болон түүнийг бөглөх алгоритм нь хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандартад бүрэн нийцсэн байх ёстой.

Хаанаас эхлэх вэ?

Томоохон байгууллагуудад лавлах эмхэтгэх хариуцлагыг баримт бичгийн үйлчилгээ хариуцдаг.(нарийн бичгийн дарга нарын газар, оффис), жижиг хэсэгт - нарийн бичгийн дарга, өөр томилогдсон хүн. Арилжааны байгууллагуудад энэ үүргийг ихэнх баримт бичгийг бүрдүүлдэг боловсон хүчний хэлтэс гүйцэтгэдэг. Мэдээлэл нь бүх бүтцийн нэгжээс ирэх ёстой тул тухайн байгууллагад хэргийн нэр томъёоны тухай тушаал боловсруулахаас эхлэх нь зүйтэй. Ийм захиалгын жишээг доор үзүүлэв.

ABC ХХК

2017.11.20 Москва

Баримт бичгийг системчлэх, хадгалах, нягтлан бодох бүртгэлийн зорилгоор

ЗАХИАЛГА:

• Компанийн хавтаст хэргийн нэршлийг 2018-01-01-ний өдрөөс эхлэн баталж, эргэлтэд оруулах.
• Бүтцийн хэлтсийн дарга нар батлагдсан маягтын дагуу хэрэг бүрдүүлэлтийг хангах.
• Нарийн бичгийн даргыг лавлах номноос авсан хэсгийг бүтцийн хэлтэст ажилд нь илгээнэ үү.

Гүйцэтгэх захирал Иванов Н. А.

Үйл ажиллагааны зарим чиглэлийн байгууллагуудын хувьд байгууллагын ажил хэргийн нэршлийн дээжийг яамнаас аль хэдийн боловсруулсан байна. Лавлах үүсгэхээс өмнө энэ нюансыг тодруулах хэрэгтэй. Загварын нэршлийг тухайн байгууллагын кейсийн өгөгдсөн загвар нэршилд яг нийцүүлэн бөглөнө. Бусад байгууллагууд эдгээр гарын авлагыг ашиглан бие даасан баримт бичгийг эмхэтгэх боломжтой.

Дэмжих бичиг баримт

Лавлах маягтыг боловсруулахдаа арилжааны байгууллагууд анхаарлаа хандуулах ёстой:

• "Архивын дүрэм" (Холбооны Архивын 06.02.02-ны өдрийн шийдвэр);
• "Албан хэрэг эрхлэх журам батлах тухай" 2009 оны 6-р сарын 15-ны өдрийн 477 дугаар тушаалын 5-р хэсэг.
• Оффисын ажлын заавар.
• Архивын баримтын жагсаалт.

Мөн орон тооны хүснэгт, дүрэм, орон нутгийн актууд, хэлтсийн журам, дүрэм, стандарт, заавар, хэргийн тооллогыг судлах хэрэгтэй. Тэд холбогдох баримт бичгийн холбоосыг агуулдаг. Эхлээд байгууллагын үйл ажиллагааны нэр томъёоны дээжийг хэлтэсээр нь эмхэтгэж, дараа нь ерөнхий лавлахыг бүрдүүлдэг. Заримдаа бүтцийн бус харин үйл ажиллагааны зарчмыг ашигладаг. Өөрөөр хэлбэл, хуваарилалтыг хэлтэс биш, харин чиг үүргийн дагуу гүйцэтгэдэг.

Байгууллагын үйл ажиллагааны түүвэр нэршлийг хэрхэн бүрдүүлэх вэ?

Лавлахын хэлбэрийг "Архивын ажлын дүрэм"-ийн 8 дугаар хавсралтад заасан болно. Лавлах номыг байгууллагын хэвлэмэл хуудсан дээр эмхэтгэсэн. Тайлангийн үндсэн хэсгийг хүснэгт хэлбэрээр үзүүлсэн бөгөөд 5 баганаас бүрдэнэ:

• тохиолдлын индекс;
• гарчиг (боть, хэсэг);
• тоо (боть, хэсэг);
• хадгалах хугацаа, жагсаалтад байгаа зүйлийн дугаар;
• тэмдэглэл.

Индекс

Индекс нь аж ахуйн нэгжийн бүтцийн нэгжийн дижитал тэмдэглэгээ юм. Жишээлбэл: 04-06, 04 нь боловсон хүчний хэлтсийн серийн дугаар, 06 нь хэргийн серийн дугаар юм. Индекс нь гурван хос тооноос бүрдэж болно, жишээлбэл: 04-03-08, энд 04 нь санхүү, эдийн засгийн хэлтсийн код, 03 нь нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсийн тэмдэглэгээ, 08 нь хэргийн дугаар юм. Индекс нь тоон, цагаан толгойн үсгийн болон холимог байж болно.

Гарчиг

Гарчиг нь баримт бичгийн ач холбогдлын дагуу хуваарилагдана. Нэгдүгээрт, зохион байгуулалтзахиргааны баримт бичиг (дээд нэгжээс эхэлж, бүтцийн нэгж рүү шилжих). Дараа нь тухайн байгууллага өөрөө боловсруулсан дүрэм, журмыг жагсаав. Цаашид төлөвлөгөө, тайланг (жил, улирал, сар) харгалзан үздэг. Захиргааны баримт бичгийн төслийг үндсэн баримт бичгийн дараа байрлуулна. Ижил төрлийн хэргийг (жишээлбэл, ажилчдын хувийн карт) цагаан толгойн үсгийн дарааллаар бөглөнө.

Гарчиг нь баримт бичгийн агуулгыг хураангуйлсан байх ёстой. "Төрөл бүрийн", "захидал захидал", "орж байгаа / гарах баримт бичиг" гэх мэт ерөнхий үг хэллэгийг ашиглахыг хориглоно. Кейсийн толгой хэсэгт дараах элементүүд байна:

• баримт бичгийн нэр эсвэл хэрэв тухайн баримт бичиг нь том хэмжээний нэг хэсэг бол үүсгэгдэж буй хэргийн төрөл;
• баримт бичгийн зохиогч (байгууллага, хэлтсийн нэр);
• хаяг хүлээн авагч (баримт бичгийг хэнээс хүлээн авах эсвэл хэнд бичиг баримт илгээх);
• хураангуй/мөн чанар (жишээ нь, "Баталгаажуулалтын асуултууд");
• нутаг дэвсгэрийн нэр;
• огноо/хугацаа;
• файл нь эх хувь бус бусад баримт бичгийн хуулбарыг агуулж байвал тэмдэглээрэй.

Тохиолдол бүрийн хэмжээ 250 хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. Хэрэв энэ хэрэг их хэмжээний байх болно гэж үзвэл түүнийг хэсэг, эзлэхүүнд хуваана. Хуанлийн жилийн эцсийн гурав дахь баганад бодитоор нээсэн хэргийн тоог заана.

Дөрөв дэх баганад Дүрмийн дагуу баримт бичгийг хадгалах нөхцөлийг заана. Тэдгээрийг төрийн болон арилжааны байгууллагууд дагаж мөрдөх ёстой. Хэрэв баримт бичиг Дүрэмд байхгүй бол түүний хугацаахадгалалтыг Жагсаалтад үндэслэн тодорхойлно. Хадгалах хугацааг тоолох нь түүнийг үүсгэн байгуулснаас хойш дараа жилийн 1-р сарын 1-ээс эхэлнэ. Хэрэв гэрчилгээг 2016 онд олгосон бол 2017 оны 01-р сарын 01-ний өдрөөс эхлэн тоолох ёстой.

Жагсаалтыг шинэчилж байна

Жил бүр архивт файлуудыг шилжүүлэхдээ дэлгэрэнгүй жагсаалтыг гаргадаг. Аюулгүй байдлын байгууллагуудын салбарын шинэчилсэн хэргийн нэр томъёо дараах байдалтай байна:

Жилийн туршид бүх бичиг баримтыг батлагдсан маягтын дагуу бүлэглэдэг. Хэрэв та өмнө нь ашиглагдаагүй тайлан нэмэх шаардлагатай бол шинэ толгой гарч ирнэ. Мөн дээр дурдсан алгоритмын дагуу процесс давтагдана.