Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS): энэ юу вэ, онцлог, зөвлөмж

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Хэдэн жилийн өмнө цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг гэрэлт ирээдүй гэж ярьдаг байсан. Өнөөдөр тэд хувийн болон төрийн аж ахуйн нэгжүүдэд аль хэдийн идэвхтэй ашиглагдаж байна. Гэхдээ хамгийн чухал зүйл бол EDMS-ийн эрэлт хэрэгцээ байнга нэмэгдэж байгаа явдал юм. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем гэж юу вэ, энэ нь хэрхэн ажилладаг талаар ОХУ-д ажиллаж байгаа системийн жишээг авч үзье.

Арын дэвсгэр

EDMS програм хэрхэн ажилладагийг илүү сайн ойлгохын тулд үндсэн ойлголт, даалгавруудыг эргэн харах шаардлагатай. Гол хүчин зүйлүүд нь тодорхой системийн сонголтыг тодорхойлдог хүчин зүйлүүд юм.

Хэрэв аливаа байгууллага албан бус удирдлагын нөхцөлд ажиллах боломжтой бол баримт бичгийн менежмент хийх шаардлагагүй болно. Бизнесийн үйл явц бий болсноор эмх цэгцтэй бичиг баримтын тусламжтайгаар механизмыг удирдах шаардлага гарч байна. Хэрэв та цаасаа цаг тухайд нь шийдвэрлэхгүй бол тэдгээр нь хуримтлагдаж, алга болж эхэлнэ.

Цаасан зөөвөрлөгчөөс өөр файл хадгалах тусгай схемийг ашигладагсервер дээр. Гэхдээ энэ нь бас удаан ажиллахгүй. Компанийн хэмжээ өсөхийн хэрээр мэдээллийг хадгалах, синхрончлох хэрэгцээ нэмэгддэг.

Мэдээллийг хадгалахын тулд хуучин цаасан зөөвөрлөгч эсвэл EDMS ашиглах уу гэдэг эргэлзээтэй асуудал байна. Цахим системийн ачаар та ямар чухал зүйлийг олж авах вэ? Байгууллагын үр ашгийг нэмэгдүүлэх.

Эдийн засгийн үр нөлөө

Ажлын үр ашгийг хоёр аргаар нэмэгдүүлэх боломжтой: зардлыг бууруулах эсвэл үр дүнг нэмэгдүүлэх. Баримт бичгийн EDMS нь нэг дор хоёр зорилгод хүрэх боломжийг олгодог. Өөрөөр хэлбэл, уг системийг хэрэгжүүлснээр тухайн байгууллагад бага зардал гаргах боловч илүү их орлого олох боломжтой болно.

Цаасны зардлыг бууруулах, дэмий цаг үрэх, харилцаа холбоог хурдасгах, компанийн соёлыг өөрчлөх замаар зардлыг бууруулах.

EDMS хөтөлбөрийн үр нөлөөг үнэлэхийн тулд бичиг баримт бүрдүүлэхэд зарцуулсан цагийг тооцоолох хэрэгтэй. Зөвлөх компаниуд ийм үйл ажиллагаа нь ажлын цагийн 20% -ийг эзэлдэг гэж үздэг. Оросын хүнд суртлын тогтолцоонд энэ нь илүү их цаг хугацаа шаарддаг - 60%. EDMS-ийг нэвтрүүлснээр эдгээр зардлыг дор хаяж 10 дахин бууруулна.

Оффисын ажил, бичиг баримтын урсгал

Хоёр нэр томьёо хоорондоо холбоотой. Албан хэрэг хөтлөлт гэдэг нь баримт бичигтэй ажиллах албан ёсны дүрмийг илэрхийлдэг нэр томъёо юм. Зарим EDMS системийг оффисын ажлын дүрмийн дагуу тохируулах боломжтой боловч оффисын ажил аль хэдийн бий болсон системүүд бас байдаг.

Баримт бичиг нь EDMS-д мэдээлэл хадгалах нэгж юм. Баримт бичгийн урсгалаас бүрддэгөөр өөр эх сурвалжууд: бусад системүүд, програмууд, и-мэйл, гэхдээ хамгийн чухал нь сканнердсан цаасан зөөвөрлөгчөөс. Тиймээс сканнер болон бусад тоног төхөөрөмж нь EDMS-ийн салшгүй хэсэг юм. Систем нь бүх баримт бичгийг хадгалж, түүхийг нь хөтөлж, байгууллагаар дамжих хөдөлгөөнийг баталгаажуулж, тэдгээртэй бизнесийн үйл явцыг гүйцэтгэдэг.

Ийм мэдээллийн санд ИНЕГ-ын шийдвэр, заавар, тушаал байдаг. Тэдгээрээр дамжуулан байгууллагыг удирддаг. Аливаа бичиг баримтыг "тусламж" -аар хангадаг. Маягтын талбаруудын багц нь баримт бичгийн төрлөөс хамаарна. Мэдээллийг системд ийм картын талбар бүрийн мэдээллийн сан хэлбэрээр хадгалдаг.

EDMS-ийн функц, даалгавар

Баримт бичгийн менежментийн программ нь дараах ажлуудыг шийдвэрлэхэд зориулагдсан:

• баримт бичигтэй ажиллах системчилэл.
• загварын дагуу бичиг баримт үүсгэх, тэдгээрийн бүртгэлийн хадгалалт;
• нягтлан бодох бүртгэлийн автоматжуулалт;
• баримт бичгийн ангилал.

SED-ийн чиг үүргийг нарийвчлан авч үзье. Ажлын урсгалын программыг дараах зорилгоор ашигладаг:

• карт үүсгэж байна.
• баримт бичгийн текстийг бүрдүүлэх;
• өгөгдлийг pdf эсвэл ms word хэлбэрээр хадгалах;
• хэрэглэгчийн хандалтын эрхийн удирдлага;
• маршрут үүсгэх;
• баримт бичгийн урсгалын хяналт;
• мэдэгдэл, сануулагч илгээх;
• журнал, лавлах, ангилагч;
• захиалга үүсгэх;
• баримт бичиг хайх, гарын үсэг зурах;
• мэйл боловсруулах.

Системийн ерөнхий функцуудад:

• алсын удирдлагабичиг баримттай ажиллах;
• мэдээлэл хадгалахдаа DBMS ашиглах;
• EDMS-тэй нэгэн зэрэг ажиллах;
• сертификат, бар код болон хувийн тохиргоогоор хамгаална.

Давуу болон сул тал

SED руу шилжих нь сул талаасаа давуу талтай. Гэсэн хэдий ч зохион байгуулалт муутай төсөл нь автоматжуулалтын бүх ашиг тусыг устгаж чадна. EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зорилтууд нь биелэх боломжтой байх ёстой. Үр өгөөж нь:

• мэдээллийн төвлөрсөн бүтэцтэй хадгалалт;
• баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулахад ижил хандлага;
• загвар ашиглах;
• хайх;
• аудитын хандалт.

Сул тал нь эхлүүлэх өндөр зардал, хэрэглэгчийн нарийн сургалт зэрэг орно.

Баримт бичгийн үйл явц

EDMS-д цахим баримт бичгийн менежмент нь хэд хэдэн үе шатыг дамждаг бөгөөд энэ үеэр баримт бичигт тодорхой шинж чанаруудыг хуваарилдаг. Боловсруулалтыг гараар болон автоматаар гүйцэтгэдэг. Хоёр дахь тохиолдолд тохируулна уу:

• үе шат хоорондын шилжилтийн нөхцөл;
• маршрут тусгаарлах;
• боловсруулах цикл;
• дэд процессуудыг эхлүүлэх, таймер, боловсруулах журам;
• хэрэглэгчийн үүргийг тохируулсан.

Эмчилгээний төрөл:

• Баримт бичиг үүсгэж байна.
• Засварлах.
• Нэрээ өөрчилж байна.
• Зөөх.
• Хадгалах.
• Индексжүүлэх.
• Устгах.

SED зардал

Баримт бичгийн менежмент нь лиценз, сервер, бүрэн тохиргоо, бүх хэрэглэгчдийг сургахгүйгээр бүрэн ажиллах боломжгүй. Эдгээр элемент бүр нь их хэмжээний бэлэн мөнгөний зардал шаарддаг. Нэмж дурдахад бид EDMS-ийг бусад системүүдтэй нэгтгэх, мэдээллийн сан, програм хангамжийг шинэчлэх, техникийн дэмжлэг үзүүлэх зөвлөгөө болон бусад засвар үйлчилгээний зардлыг мартаж болохгүй.

EDMS-ийн танилцуулга

Төслийн хэрэгжилт хэдэн сар болно. Үйл явц нь баримт бичгийн үйл явцын тоо, санхүү, зохион байгуулалт, нөөцийн чадавхиас хамаарна. Хэрэгжилтийг дараах алгоритмын дагуу гүйцэтгэнэ:

• ажлын хэсэг байгуулах, ахлагчийг тодруулах;
• зорилго, зорилтоо тодорхойлох;
• одоо байгаа баримт бичгийн процессыг шалгаж байна;
• ажлын даалгавар боловсруулах;
• SED сонголт;
• ЭЦС-ийг хэрэгжүүлэх гэрээ байгуулах;
• ажлын журам боловсруулах, батлах;
• Лавлахуудын анхны агуулгыг шалгаж байна;
• EDS урьдчилсан туршилт;
• ажилчдыг сургах;
• EDMS-ийн туршилтын хэрэгжилт;
• туршилтын үр дүнгийн шинжилгээ;
• алдаа засах;
• EDMS-ийн бүрэн хэрэгжилт.

Хэрэгжүүлэлтийн алдаа

Цаасан баримт бичиг шаарддаг процессуудад онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Гол алдаа нь цаасан баримтыг цахим баримттай давхардсан явдал юм. Энэ нь ажлыг хүндрүүлж, автоматжуулалтад сөрөг хандлагыг бий болгодог. Давхар ажил хийснийхээ төлөө хэн ч нэмэлт мөнгө төлдөггүй. Энэ нь ямар ч автоматжуулалтын үйл явцыг бий болгох шаардлагатай байнадавхардал. Хоёр дахь алдаа бол боловсон хүчний бэлтгэлгүй байдал юм. Ихэнхдээ шинэ үйл явцыг дайсагнасан байдлаар хүлээж авдаг. Тиймээс ажилчдад EDMS-ийг яагаад нэвтрүүлж байгааг тайлбарлаж, суралцах үйл явцад ухамсартайгаар хандах хэрэгтэй.

Баримт бичиг хадгалах технологи

EDMS-д цахим баримт бичгийн менежмент нь шинж чанаруудаас бүрдэх бөгөөд тэдгээрийн үндсэн дээр хайх, ангилах, бүлэглэх, тайлагнах ажлыг гүйцэтгэдэг. Заримдаа баримт бичгийг загварын дагуу, заримдаа мэдээллийн сангаас өгөгдөл дамжуулах замаар үүсгэдэг. Шинж чанаруудыг хүснэгтэд хадгалдаг. Файл нь өөрөө хадгалах хавтсанд, түүнээс авсан мэдээллийг DBMS лавлахад байрлуулна. Зөвхөн EDMS хэрэглэгчид өгөгдөлд хандах боломжтой.

Inline сканнер гэж юу вэ?

Баримт бичгийг бүрэн боловсруулж, дээжийг нь архивт байрлуулж, сканнер ашиглан гүйцэтгэдэг. Сканнердах явцад баримт бичигт зураасан кодыг автоматаар үүсгэж, заасан маршрутын дагуу мэдээллийн санд бүртгүүлэх боломжтой.

Оптик текст таних

Энэхүү цахим баримт бичгийн удирдлагын систем EDMS нь фото эсвэл jpeg форматтай баримтын цахим зургийг текст формат руу хөрвүүлдэг. Энэ тохиолдолд тусгай програм хангамжийг бие даасан програм эсвэл ESCOM. BPM-ийг EDMS-д нэгтгэсэн хэлбэрээр ашигладаг. ESCOM. BPM гэж юу вэ? Энэ нь янз бүрийн фонтоор бичсэн баримт бичгийг таних програм юм. Гэсэн хэдий ч бие даасан програмууд нь илүү олон функцтэй бөгөөд гараар бичсэн текстийг хүртэл таньдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Баркод

Энэ технологи нь баримт бичигт график зураасан код үүсгэх, хэрэглэх процедурыг хангадаг. Системийн серверээр дамжуулан өвөрмөц бар кодыг үүсгэдэг. Энэ нь мөн баримт бичгийг таних, мэдээллийн сангаас хурдан хайх, хадгалах газруудад түгээх боломжийг олгодог. Баримт бичгийг бүртгэхдээ цахим картын таних тэмдэгт тохирох бар кодыг шошгон дээр хэвлэдэг. Энэ нь баримт бичгийн цаасан хувилбарт наасан байна.

EDS

Дижитал гарын үсэг нь баримт бичгийн үнэн зөв, өгөгдөл өөрчлөгдөхгүй эсэхийг шалгах боломжийг олгоно. Гарын үсэг зурах нь криптографийн үйлчилгээ үзүүлэгч болон програм хангамжийн түлхүүр - гэрчилгээний тусламжтайгаар хийгддэг. Сүүлийнх нь тусгай форматтай файл бөгөөд лиценз олгох төвд дахин сэргээгддэг. Мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд та гэрчилгээг ухаалаг карт эсвэл I-Token түлхүүр дээр хадгалах хэрэгтэй. Тэд ПИН кодоор хамгаалагдсан. Хэрэв ПИН кодыг хэд хэдэн удаа буруу оруулсан бол гэрчилгээ автоматаар хаагдах болно.

Бүрэн текст болон атрибут хайлт

Атрибутын хайлт нь картын талбаруудаас хэд хэдэн утгыг ашиглан тусгай маягтаар хийгддэг. Жишээлбэл, "Бүртгэл" шалгуур нь "Хүлээн авагч" эсвэл "Илгээгч" талбарт өгөгдлийг хайдаг. Үүний зэрэгцээ систем нь оруулсан шалгуурыг картанд байгаа өгөгдөлтэй харьцуулж, тохирох картуудыг үр дүнд оруулна. Хайлт нь яг эсвэл хэсэгчилсэн тохирол дээр үндэслэсэн.

Бүрэн текстийн хайлт нь өгөгдлийн дагуу хийгддэгбаримт бичиг, үүнд MS SQL SERVER, ORACLE зэрэг DBMS хэрэглүүрээр дамжуулан үгийн хэлбэрүүд орно. Бүрэн хэмжээний хайлт хийхийн тулд файлуудыг өгөгдлийн санд баримт бичиг (doc), хүснэгт (xls), танилцуулга, мессеж хэлбэрээр оруулах ёстой.