Цахим баримт бичгийн менежмент: давуу болон сул талууд, системийн мөн чанар, хэрэгжүүлэх арга замууд

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Илүү олон компаниуд цахим баримт бичгийн менежментэд шилжиж байгаа бөгөөд үүнд баримт бичиг үүсгэх, хадгалахад янз бүрийн программуудыг ашигладаг. Үүний зэрэгцээ тухайн байгууллагад баримт бичгийн цаасан хуулбарыг агуулсан архив байдаггүй. Цахим баримт бичгийн менежментийн олон давуу талууд байдаг тул бизнес эрхлэгчид цаасан баримт бичгийг ашиглахаас татгалзахдаа баяртай байдаг. Гэхдээ үүнд шилжихийн тулд та ажиллаж байгаа компьютер дээр тусгай программ хангамж суулгахаас гадна энэ ажлын явцыг хариуцах хариуцлагатай ажилтан томилох хэрэгтэй.

Цахим баримт бичгийн удирдлагын тухай ойлголт

Энэ нь янз бүрийн баримт бичигтэй ажиллах орчин үеийн аргаар илэрхийлэгддэг. Аливаа байгууллагын үйл ажиллагааны явцад маш олон төрлийн цаас гарч ирдэг бөгөөд тэдгээрийг байнга хэвлэж, тусдаа өрөөнд удаан хугацаагаар хадгалах шаардлагатай болдог.

Хэрэв бизнес эрхлэгч эсвэл компани зохих ёсоор гүйцэтгэсэнцахим гарын үсэг, аль баримт бичгийг цахим хэлбэрээр баталгаажуулсан бол энэ баримт бичгийг цаасан дээр хэвлэх шаардлагагүй.

Цахим баримт бичгийн менежментийн давуу тал

EDS-ээр баталгаажсан цахим баримт бичигт шилжих нь олон давуу талтай. Олон тооны эерэг үзүүлэлтүүд байгаа тул илүү олон бизнес эрхлэгчид баримтжуулалтын энэ арга руу шилжиж байна. Гэхдээ эхлээд цахим баримт бичгийн менежментийн давуу болон сул талуудыг үнэлэх хэрэгтэй. Гол давуу талууд нь:

• хадгалалтын чадварлаг бүтэц, найдвартай байдлын улмаас шаардлагатай бичиг баримтыг яаралтай хайж олох;
• ажлын урсгалын бүтэц төвлөрсөн;
• бүх бичиг баримтыг цахим хэлбэрээр өөр өөр зөөвөрлөгчид, тэр ч байтугай алсын серверүүд дээр хадгалах боломжтой тул оффист гал гарсан ч чухал баримт бичиг устаж үгүй болно гэж санаа зовох хэрэггүй;
• бүх бичиг баримтыг хялбархан бүртгүүлж, баталгаажуулна;
• бүх бичиг баримтыг цахим харилцааны сувгаар илгээсний үндсэн дээр гарын үсэг зурдаг бөгөөд энэ нь аливаа аж ахуйн нэгжийн ажилчдын цаг, хүчин чармайлтыг ихээхэн хэмнэдэг;
• шаардлагатай бол хэдхэн секундын дотор хүссэн баримтынхаа хуулбарыг хийж болно;
• аудит нь цахим хэлбэрээр явагддаг тул маш хялбаршуулсан бөгөөд та эдгээр зорилгоор цахим сувгаар бичиг баримт хүлээн авдаг хөлсний мэргэжилтнүүдийг урьж болно.

Ашиг тусЦахим баримт бичгийн удирдлагын системүүд нь чухал бөгөөд үгүйсгэх аргагүй боловч тэдгээрт шилжихээсээ өмнө систем бүрийн сөрөг талыг үнэлж дүгнэх хэрэгтэй.

Системийн алдаа

Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэхийн ашиг тусыг үгүйсгэх аргагүй боловч энэ үйл явц нь зарим сул талуудтай. Үүнд:

• заавал цахим тоон гарын үсгийг бүртгүүлэх шаардлагатай бөгөөд үүнийг бий болгоход их хэмжээний мөнгө төлдөг;
• Хэрэв түншүүд цахим баримт бичгийн менежментэд шилжээгүй бол цахим баримт бичгийг ашиглах боломж байхгүй;
• нэмэлт программ хангамж суулгах, бүх цахим бүртгэл хөтөлдөг найдвартай ажилтан ажилд авахад маш их мөнгө, цаг зарцуулдаг;
• ийм ажлын урсгалын хатуу нэгдсэн формат хараахан засаагүй байна;
• олон гэрээлэгч болон худалдан авагчид EDS-тэй гарын үсэг зурсан цахим баримт бичгийг ашигласан гэж сэжиглэж байна.

Тиймээс бизнес эрхлэгч бүр зөв, оновчтой шийдвэр гаргахын тулд эхлээд цахим баримт бичгийн менежментийн давуу болон сул талуудыг судлах ёстой.

Хөгжлийн шалтгаан

Цахим баримт бичгийн менежментийн ашиг тус нь маш олон бөгөөд чухал юм. Энэ нь түүнийг байнга хөгжүүлж, янз бүрийн аж ахуйн нэгжүүдийн ажилд нэвтрүүлж байгааг харуулж байна.арилжааны, гэхдээ бас олон нийтийн. Үр дүнтэй, тасралтгүй хөгжүүлэх үндсэн урьдчилсан нөхцөлүүд нь:

• Татварын хууль тогтоомжид тусгах боломжийг тусгасан. Зарим төрлийн татварын тайланг зөвхөн цахим хэлбэрээр гаргаж болно. Энэ нь ажилчдын PF-д бүртгэгдсэн даатгалын шимтгэлийн тайлан, түүнчлэн тухайн аж ахуйн нэгжийн ажилтан бүрийн Холбооны татварын албанд ирүүлсэн 3-NDFL мэдүүлэгт хамаарна. Байгууллагад 25-аас дээш хүн ажилладаг бол компанийн бүх ажилчдын SZV-M тайланг ч цахим хэлбэрээр өгдөг. Тиймээс зарим компаниуд ямар ч байсан EDS гаргах ёстой тул цахим баримт бичигт шилжихээс өөр аргагүй болдог.
• Цахим баримт бичгийн менежментийн гол давуу талууд нь нягтлан бодох бүртгэлд үүнийг засах боломжтой байдаг. Холбооны хуулийн 402 дугаарт үндэслэн нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг зөвхөн цаасан хэлбэрээр төдийгүй цахим гарын үсгээр баталгаажуулах боломжтой бол цахим хэлбэрээр үүсгэж болно.
• 2017 оноос хойш энэхүү баримт бичгийн урсгалыг хуулийн процесст үр дүнтэй хөгжүүлж эхэлсэн. Одоо шүүхийн шийдвэр бүрийг нээлттэй эх сурвалжид нийтлэх ёстой. Түүнчлэн, бүх пүүс, хувь хүмүүс цахим хэлбэрээр нэхэмжлэл, гомдлоо гаргах боломжтой бөгөөд үүнд EDS шаардлагатай. Тиймээс цахим гарын үсгийг томоохон компаниуд төдийгүй хувь хүмүүс хүртэл олгодог.
• Цахим технологийн хөгжил хурдацтай явагдаж байгаа тул одоо бараг бүх хүн интернетэд холбогдох боломжтой болсон нь бусадтай харилцах үйл явцыг ихээхэн хялбарчилж байна.хүмүүс болон төрийн албан хаагчид.

Тиймээс ийм ажлын урсгалыг ашиглах нь улам бүр эрэлт хэрэгцээтэй болж байна гэж маргаж болно.

Өөр нэг чухал ашиг

Үүнээс гадна олон компани бусад бүс нутаг эсвэл улс оронд байрладаг аж ахуйн нэгжүүдтэй хамтран ажилладаг тул цахим баримт бичгийн менежментийг явуулахдаа өөр өөр баримт бичгийг солилцох нь илүү хялбар байдаг. Энэ нь борлуулалтын зах зээлийг мэдэгдэхүйц нэмэгдүүлэх, шууд үйлдвэрлэгчидтэй холбоо тогтоох боломжийг олгоно.

Энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийн нэмэлт чухал давуу тал юм. Тохиромжтой системийг нэвтрүүлсэн эхний өдрөөс л удирдлагын чанар сайжирч байна.

Хэрхэн оруулах вэ?

Эхлээд аж ахуйн нэгжийн дарга цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн давуу болон сул талуудыг үнэлдэг. Хэрэв компанид нэвтрүүлэх шийдвэр гарсан бол үүний тулд дараах алхмуудыг хэрэгжүүлнэ:

• Хувьцаа эзэмшигчдийн хурал болж, уг системийг хэрэгжүүлэхээр санал хураалт явуулдаг.
• Шийдвэр эерэг гарсан тохиолдолд компанийн захирал холбогдох тушаалыг гаргана.
• Цахим баримт бичгийн ашиглалтын журмыг зохицуулсан дотоод журам боловсруулах нь зүйтэй.
• Төрөл бүрийн баримт бичигт гарын үсэг зурах явцад ашиглах гарын үсгийг сонгоно уу.
• Хэрэв энгийн гарын үсгийг сонгосон бол код, нууц үг, түүнчлэн бусад арга хэрэгсэл, түүнд хандах хандалтын үндсэн дээр дарна.хязгаарлагдмал тул цахим баримт бичгийг батлах асуудлыг хариуцах тодорхой хүнийг томилно.
• Баталгаажуулах байгууллагыг сонгосон. Энэ нь цахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр ажилладаг тусгай байгууллагаар төлөөлдөг. Ашигтай, хамтран ажиллахад таатай байх компанийг сонгох нь чухал. Та санал болгож буй үйлчилгээний өртөг, түүнчлэн хамтын ажиллагааны явцад ашиглаж болох янз бүрийн функцуудыг урьдчилан үнэлэх хэрэгтэй. Сонгосон төв нь цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөх явцад гарч болох янз бүрийн алдааны төлөө ямар хариуцлага хүлээхийг тодорхойлдог.
• Сонгосон төвтэй гэрээ байгуулсан баримт бичгүүдийг бэлтгэж байна.
• Шалгарсан байгууллагатай хийсэн гэрээгээ тайлбарлаж байна. Үүний дараа төв нь EDS түлхүүрийн гэрчилгээг үүсгэж, үйлчлүүлэгчдээ олгодог.
• Байгууллагын үйл ажиллагаанд цахим баримт бичгийн менежментийг шууд нэвтрүүлж байна. Үүний тулд бүх цаасан баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлж, цахим баримт солилцох журам бий болж байна.

Нэхэмжлэхийг цахим хэлбэрээр гаргаж болох боловч та эхлээд ийм баримт бичгийг ашиглах нь эсрэг талдаа тохиромжтой эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Энэ нь тухайн компани эдгээр бичиг баримтыг боловсруулах техникийн хэрэгсэлтэй байх ёстойтой холбоотой юм.

EDS-ийн сонголт

Цахим баримт бичгийн менежментийн ашиг тусыг багтаасан ч бэлтгэх зардал багаснаолон тооны цаасан баримт бичиг. Гэхдээ ямар ч тохиолдолд та тодорхой зардал гаргах хэрэгтэй болно. Эдгээр нь цахим баримт бичгийг батлах явцад ашигласан цахим гарын үсгийн гүйцэтгэлтэй холбоотой.

ETS-ийг шаардлага хангаагүй эсвэл шаардлага хангасан хэлбэрээр танилцуулж болно.

Болдоггүй

Энэ нь криптограф өгөгдлийн хувиргалтыг ашиглан гаргасан бөгөөд үүнд зориулж EDS эзэмшигчийн ашиглах боломжтой тусгай түлхүүрийг ашигладаг. Компанийн хэн нь цахим баримт бичигт гарын үсэг зурахыг урьдчилан шийдэх нь чухал.

Ийм гарын үсгийн тусламжтайгаар та гарын үсэг зурсны дараа баримт бичигт хийсэн янз бүрийн өөрчлөлтийг илрүүлэх боломжтой.

Мэргэшсэн

Үүнийг хийхийн тулд компани нь EDS баталгаажуулах түлхүүр агуулсан тусгай гэрчилгээ авдаг. Ийм гарын үсэг үүсгэхийн тулд Холбооны хуулийн 63 дугаарт заасан шаардлагыг харгалзан үзнэ.

Ихэвчлэн ийм EDS-ийг худалдааны нууцыг хадгалахыг эрмэлздэг томоохон компаниудад ашигладаг тул чадварлаг EDS-ийн ачаар цахим баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангадаг.

Цахим гарын үсгийн тодорхой төрлийг сонгосны дараа сонгосон баталгаажуулалтын төвтэй гэрээ байгуулна.

Компанийн ажилд системийг нэвтрүүлэх дүрэм

Цаастай харьцуулахад цахим баримт бичгийн менежментийн давуу талыг үгүйсгэх аргагүй гэж үздэг ч үүнийг байгууллагын ажилд хэрэгжүүлэх явцад тодорхой бэрхшээлүүд гарч ирдэг. Тиймээс энэ үйл явцын дүрэмд:

• эхлээд даргын тушаалаар мэргэжилтэн томилж, цаасан баримт бичгийг цахим хэлбэрт хөрвүүлэх ажлыг хариуцна;
• тусгай программ хангамжийг ажиллаж байгаа компьютер бүр дээр суулгасан бөгөөд энэ нь өмнө нь гаргасан EDS-ээр баримт бичигт гарын үсэг зурах боломжийг олгодог;
• төрөл бүрийн баримт бичгийг бүрдүүлэх, боловсруулах, тохиролцохдоо оффисын ажлын үндсэн дүрмийг харгалзан үздэг бөгөөд энэ нь цаасан баримт бичигт мөн хамаарна;
• цахим баримт бичиг нь шаардлагатай бүх дэлгэрэнгүй мэдээлэл, лац, EDS-тэй байх ёстой;
• Эдгээр баримт бичигтэй хийсэн үйлдлийг баталгаажуулах ямар аргыг хэрэглэх талаарх мэдээллийг компанийн журамд оруулж болно.

Үйл явцыг сайн ойлгосон бол тийм ч хэцүү биш гэж үзнэ.

Бусад компанитай хамтран ажиллах дүрэм

Ийм системийг ажилдаа нэвтрүүлж буй компани бүр үндсэн түншүүдтэйгээ хамтран цахим баримт бичгийг ашиглахыг хүсдэг. Үүнийг хийхийн тулд өөр компанитай гэрээ байгуулахдаа бүх баримт бичгийг цахим харилцааны сувгаар дамжуулна гэсэн заалтыг баримт бичгийн текстэнд оруулах ёстой. Үүний дараа шаардлагатай баримт бичгийг бүрдүүлж, өмнө нь гаргасан EDS-ээр гарын үсэг зурна. Бүх EDS хэрэгсэл нь гэрчилгээтэй байх ёстой, эс тэгвээс компанийн үйл ажиллагааны явцад ашиглах боломжгүй.

Төрийн янз бүрийн байгууллагуудтай, жишээлбэл, Холбооны татварын алба эсвэл Тэтгэврийн сантай ийм ажлын урсгалыг бий болгох нь илүү хялбар байдаг. Энэ нь ийм байгууллагуудад шаардлагатай программ хангамжтай болсонтой холбоотой юмцахим баримт бичигтэй ажиллах.

Баримт бичгийг хэрхэн хадгалдаг вэ?

Цахим баримт бичгийн менежментийн гол давуу тал нь бүх баримт бичгийг компьютер, сервер эсвэл төрөл бүрийн цахим зөөвөрлөгч дээр хадгалдаг тул архив үүсгэхийн тулд байгууллагад тусдаа өрөө хуваарилах шаардлагагүй юм. Гэсэн хэдий ч компани бүр баримт бичигт зөвшөөрөлгүй хүн, байгууллага хандахгүйн тулд зохих ёсоор хадгалах төлбөрийг төлөх ёстой.

Цахим баримт бичгийг хадгалахдаа дараах дүрмийг баримтална:

• Хэргийн нэр томъёог бүхэл бүтэн компанид зориулан гаргах ёстой бөгөөд түүний гадаад байдал, агуулга нь тухайн компанийн үйл ажиллагаа явуулж буй үйл ажиллагааны чиглэлээс хамаарна;
• баримт бичгийн үнэ цэнийн шалгалт хийгдэж байна;
• баримт бичиг бүрийг цахим баримт бичгийн менежмент ашиглан тэмдэглэсэн;
• бүх баримтыг архивлах ёстой.

Эдгээр дүрмийг харгалзан үзвэл баримт бичгийг цахим хэлбэрээр зөв хадгалахад хэцүү байх болно.

Дүгнэлт

Цахим баримт бичгийн менежментийн олон давуу талтай. Компанийн ажлын чанарыг сайжруулах нь түүнийг хэрэгжүүлсний үр дагавар юм. Үүнийг хийхийн тулд аж ахуйн нэгжийн удирдлагад тохирсон шийдвэр гаргах, гэрчилгээжүүлэх төвийг сонгох, EDS гаргах нь чухал юм. Тусгай программ хангамжийг компьютерт суулгаж, шаардлагатай өөрчлөлтийг тухайн компанийн хууль эрх зүйн актад оруулсан болно.

Цахим баримт бичгийн тусламжтайгаар үүнийг маш хялбаршуулсанкомпанийн үйл ажиллагаа, түүнчлэн бусад пүүс, төрийн байгууллагуудтай хамтран ажиллахад хялбар.