Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент: энэ нь хэрхэн ажилладаг вэ?

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Цахим баримт бичгийн менежмент (EDM) нь виртуал гарын үсэг бүхий цахим баримт бичгийг ашиглахад үндэслэн мэдээлэл солилцох хурдан арга юм. Энэ нь дэлхийн өндөр хөгжилтэй орнуудад үйл ажиллагааны бизнесийн үр дүнтэй хэрэгсэл гэдгээрээ удаан хугацаанд хүлээн зөвшөөрөгдөж ирсэн.

Эссенс

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент нь баримт бичгийг үүсгэх, боловсруулах, илгээх, шилжүүлэх, хүлээн авах, хадгалах, ашиглах, устгах үйл явц юм. Эдгээр бүх процессыг баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг шалгаж, хүлээн авсныг баталгаажуулсны дараа гүйцэтгэдэг.

Хуулийн этгээдийн хооронд баримт бичгийн эргэлтийг хэрэгжүүлэх журмыг талуудын тохиролцоогоор хэрэгжүүлдэг. Мэдээлэл солилцох нь харилцаа холбооны хэрэгслээр явагддаг бөгөөд баримт бичгийг цахим мэдээллийн хэрэгслээр хадгалдаг. Нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийг хадгалах хугацаа нь хуулиар тогтоосон хугацаанаас хэтрэхгүй байх ёстой.

БайгууллагаОролцогчдын гарын үсэг бүхий албан болон албан бус баримт бичгүүдийг хооронд нь солилцож болно. Бизнесийн үйл ажиллагааны чиглэлээр эдгээр нь: нэхэмжлэх, гэрээ, нэхэмжлэх, гэрээ, гэрээ, захиалга, мэдэгдэл, итгэмжлэл гэх мэт байж болно. Мэдээллийг текст, хүснэгт, график файл хэлбэрээр дамжуулах боломжтой.

EDI хэрэгжүүлэх зорилго

EDI-г нэвтрүүлэх урьдчилсан нөхцөл нь:

• ердийн ажлыг багасгах;
• баримт бичгийн алдагдлыг багасгах;
• бичиг баримттай "ил тод" ажиллах;
• ажлын сахилга батыг сайжруулах - бичиг баримтыг цаг тухайд нь бүрдүүлэх гэх мэт

Тоон зорилтуудын дунд дараах зүйлс байна:

• Баримт бичиг боловсруулах хугацааг 10 дахин багасга.
• Оффисын зардлыг хоёр дахин бууруул.

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент: энэ нь хэрхэн ажилладаг

Дотоодын хууль тогтоомжийн дагуу байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийг хоёр талын тохиролцоогоор гүйцэтгэдэг. Мэдээлэл солилцохын тулд бүх оролцогчид нэг операторын төхөөрөмжид холбогдсон байх шаардлагатай. Дараа нь хэрэглэгч эсрэг талуудын жагсаалтад оруулах хүсэлтийг илгээх шаардлагатай. Хүсэлтийг баталгаажуулсны дараа системийн оролцогчид мэдээлэл солилцох боломжтой.

EDI модуль нь дараах функцуудыг гүйцэтгэх ёстой:

• Харилцагч талуудыг мэдээлэл солилцоход урих.
• Хаягийн дэвтэр үүсгэх.
• Нягтлан бодох бүртгэлийн программтай нэгтгэх,жишээ нь, 1С.
• Баримт бичигт гарын үсэг зурж, шифрлээрэй.
• Захидал харилцааг нягтруулах.
• Имэйл статусыг хянах.

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийг гэрчилгээний тусламжтайгаар гүйцэтгэдэг. Сервертэй холбогдож, баталгаажуулалтыг хувийн дижитал гэрчилгээгээр гүйцэтгэдэг. Системийн хэрэглэгч бүрт EDS олгож, цахим Токен зөөгч дээр хадгалагдаж, ПИН кодоор хамгаалагдсан. Хэрэглэгч өөрийн нэвтрэх нэр, нууц үгээ хувийн дансанд оруулах ёстой. Үүний дараа л тэр өөрийн бичиг баримтад хандах боломжтой болно.

Системд холбогдсон байгууллагын аль ч ажилтан солилцооны үйл явцыг эхлүүлэх боломжтой. Баримт бичгийг эсрэг тал руу илгээхийн өмнө тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурсан байх ёстой. Энэ ажиллагааг Cryptopro программ ашиглан гүйцэтгэдэг. Баримт бичгийг EDI-ээр илгээдэг. Эсрэг талын ажилтан шинэ баримт бичиг хүлээн авсан тухай мэдэгдэл хүлээн авдаг. Хэрэв тэр үүнийг хүлээн авбал тэр бас EDS тавьдаг. Хэрэв та баримт бичигт өөрчлөлт оруулах шаардлагатай бол шинэ цахим хувилбар бий болно. Засвар хийж дууссаны дараа та бүх өөрчлөлтийг EDS ашиглан хадгалах хэрэгтэй. Дараа нь өөрчлөлттэй баримт бичгийг эсрэг тал руу илгээнэ. Шаардлагатай бол мэдээллийн цахим зохицуулалтыг хийдэг.

Хэрэв та дахин өөрчлөлт хийх шаардлагатай бол бүх процедур дахин давтагдана. Хэрэв шинэ хувилбарын талаар гомдол гараагүй бол баримт бичгийг хүндэтгэдэг. Эцсийн дээжийг хоёр тоон гарын үсгээр гарын үсэг зурсан гэж үзнэ. Баримт бичгийн бүх хувилбарууд сервер дээр хадгалагдаж, үзэх боломжтой. Дээжийг хүчинтэй гэсэн статустай болмогц өөрчлөлт оруулнабаримт ажиллахгүй. Эвдэрсэн гэрээнд "Цуцлагдсан" статусыг өгдөг. Байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичгийн менежмент ингэж явагддаг.

Тоног төхөөрөмж

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежментэд юу хэрэгтэй вэ? Эхлээд та харилцаа холбооны операторыг сонгож, мэдээлэл солилцох тусгай програм хангамжийг суулгах хэрэгтэй. Хоёрдугаарт, цахим захидал харилцааг явуулах гэж буй байгууллага бүртэй "Цахим бичиг баримт солилцох гэрээ" байгуулах шаардлагатай.

Мөн бүх бичиг баримтыг хадгалах EDI сервер суулгах шаардлагатай. Энэ нь үйлчлүүлэгчийн тоног төхөөрөмж болон "үүл" хадгалах аль аль нь байж болно. Системийн өгөгдөлд гаднаас хандах хандалтыг тухайн байгууллагын ажилчдын тоног төхөөрөмж дээр суурилуулсан програмын тусламжтайгаар гүйцэтгэдэг. Компьютерийн сервертэй харилцан үйлчлэл нь нэмэлт SSL 128 шифрлэлт бүхий HTTP протоколоор явагддаг. Баримт бичигт хандах нь зөвхөн програмын интерфейсээр дамжин, баталгаажуулалт хийсний дараа хийгддэг.

EDF Төсөл

Үйл явцыг автоматжуулах төсөл нь хэдэн сараас хэдэн жил хүртэл үргэлжилж болно. Энэ нэр томъёо нь автоматжуулах шаардлагатай үйл явцын тоо, байгууллагын нөөц, санхүүгийн боломжоос шууд хамаардаг. EDI-г нэвтрүүлэх товч схем нь дараах байдалтай байна:

• Ажлын хэсэг байгуулж байна.
• Зорилго, эцсийн хугацаа, төслийн төсвийг бүрдүүлэх.
• Одоо байгаа процессуудыг судлах.
• Даалгавар боловсруулах.
• СонгохEDI систем.
• ЭЦС-ийг хэрэгжүүлэх гэрээнд гарын үсэг зурах.
• Хөдөлмөрийн дүрэм батлах.
• Системийн лавлахуудыг бөглөж байна.
• Ажилтны сургалт.
• Урьдчилсан туршилт.
• EDS нэвтрүүлэх тухай тушаал гаргасан.
• Програм хангамж болон үйлдлийн горимыг боловсронгуй болгох.
• Туршилтын төслийг эхлүүлж байна.
• EDI руу бүрэн хэмжээний шилжилт.

EDI хэрэгжүүлэхэд гарсан алдаа

Баримт бичгийг автоматжуулах явцад хуулийн дагуу цаас байх ёстой процессуудад онцгой анхаарал хандуулах хэрэгтэй. Цаасан баримтыг цахим хэлбэрээр хуулбарлах боломжгүй. Энэ нь ажлын явцыг ихээхэн удаашруулж, автоматжуулалтын үйл явцад сөрөг хандлагыг бий болгодог. Давхар ажил хийхэд хэн ч нэмэлт мөнгө төлөхгүй.

Хэрэгжүүлэх явцад баримт бичигтэй ажиллах шинэ журам боловсруулж, боловсон хүчнийг сургаж, үүний дараа л бүрэн хэрэгжүүлэх шаардлагатай байна. Шинэ технологи ашиглахын үр өгөөжийг ажилчдад ойлгуулж чадсан тохиолдолд л үүнд хүрэх боломжтой.

Өөр нэг түгээмэл алдаа бол EDMS-д тавигдах шаардлагуудыг сул судалсан явдал юм. Хэрэв хэрэглэгчид тохируулаагүй системд ажиллах шаардлагатай бол EDI процесс нь тухайн байгууллагад батлагдсанаас өөр байна.

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент: давуу болон сул талууд

Ашиг тус:

• Баримт бичгийн эх хувийг шуудангаар илгээх зардлыг бууруулж байна.
• Баримт бичигт хадгалах зай хэмнэж байна. Энэ бүгдийг цахим хэлбэрээр хадгалдаг.
• Хэрэглэхэд хялбар. Баримт бичгийг нэг ажлын байрнаас илгээдэг. Баримт бичгийг статусаар (илгээсэн, хүлээн авсан, зөвшөөрсөн гэх мэт) хурдан хайдаг.
• Шууд хүргэлт. Илгээсэн бүх мэдээлэл хэдхэн секундын дотор хүлээн авагчид хүрдэг.
• Баримт бичгийг системд хадгалах хугацаа дуусах хүртэл алдах боломжгүй.

Алдаа:

• Тоног төхөөрөмжийг ашиглахын тулд та лиценз худалдаж авах шаардлагатай бөгөөд энэ нь маш их мөнгө шаарддаг.
• Ихэнх тохиолдолд зөвхөн нэг системийн гишүүдийн хооронд өгөгдөл солилцох боломжтой.
• 1С дахь байгууллагуудын хооронд цахим баримт бичгийн менежмент хийх эсвэл бусад програм хангамжийг ашиглах нь өмнө нь ашиглаж байсан схемээс ялгаатай. Шинэ алгоритмыг нэвтрүүлснээр бүх ажилчдад ажлын явцтай холбоотой асуулт гарч ирнэ.
• Техникийн тоног төхөөрөмж. EDI-г нэвтрүүлэхээс өмнө байгууллага нь тоног төхөөрөмж худалдан авч, шинэ системийг удирдах ажилчдыг сургах шаардлагатай.
• EDI нь EDS ашиглан хийгддэг бөгөөд хүчинтэй байх хугацаа нь 1 жил. Гэрчилгээг цаг тухайд нь хянаж, шинэчлэх шаардлагатай. Татвартай холбоотой асуудлаас зайлсхийхийн тулд эсрэг талын гэрчилгээний хүчинтэй хугацааг хянах шаардлагатай.

Эрх зүйн зохицуулалт

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийг ямар зохицуулалтаар зохицуулдаг вэ? ОХУ-ын хууль тогтоомжид "Цахим гарын үсгийн тухай" 63 дугаар Холбооны хууль, Холбооны татварын албанд баримт бичгийг ирүүлэх журмыг Сангийн яамны MMV-7-2 / 168 тоот тушаалаар тогтоосон болно. ЭДОбайгууллагуудын хооронд Сангийн яамны 50n тоот тушаалын үндсэн дээр хийгддэг. Нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг цахим хэлбэрээр солилцох журмыг Холбооны татварын албаны ММВ-7-6/36@ тоот тушаалаар тогтоосон болно. Бүх EDI операторууд үйл ажиллагааныхаа явцад Холбооны татварын албаны ММВ-7-6/253@ тушаалыг дагаж мөрдөх ёстой.

SBIS

SBIS-ийн байгууллагууд хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент нь хэрэглэгчдэд дараах давуу талыг олгодог:

• Та ОХУ-ын нутаг дэвсгэрт бүртгэлтэй аль ч байгууллагад бичиг баримт илгээх боломжтой. Хэрэв эсрэг тал нь SBIS системийн гишүүн биш бол тухайн компанийн ажилтан тухайн байгууллагын төлөөлөгчтэй холбоо барьж, системд оролцох урилгыг цахим шуудангаар нь илгээнэ. Хүсэлтийг баталгаажуулсны дараа оролцогчдын хооронд мэдээлэл солилцох ажлыг зуучлагчгүйгээр хийх болно.
• Та компьютер дээрээ программ суулгах шаардлагагүй. Хөтчийн хамгийн сүүлийн үеийн хувилбар болон интернетэд холбогдоход хангалттай.
• Өгөгдөлтэй ажиллахын тулд танд тусгай програм хэрэггүй. Хэрэв тайланг эхлээд гуравдагч талын програм хангамж, жишээлбэл 1С дээр бэлтгэсэн бол та VLIS системтэй өгөгдлийн нэгтгэлийг тохируулах боломжтой.
• Ердийн баримт бичгийн маягт суулгаагүй байна. Та текст, хүснэгт, зураг болон бусад зүйлийг илгээх боломжтой.

SKB "Контур"

Оросын анхны программ хангамж хөгжүүлэгчдийн нэг нь байгууллагууд хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийн тоног төхөөрөмж нийлүүлдэг. "Контур" нь Diadoc системийг бүтээсэн бөгөөд түүний тусламжтайгаар цахим баримт бичиг солилцдог. Системийн онцлог нь гадаадад байхдаа өгөгдөлд хандах боломжтой байдаг. Тус компани энэ зорилгоор роумингын тарифыг тусгайлан боловсруулсан. Хэрэв та хүсвэл API-ээр дамжуулан өгөгдөлд хандах боломжтой.

Чамд юу хэрэгтэй вэ?

EDI-г холбохын тулд байгууллага худалдан авах шаардлагатай:

• лицензтэй програм хангамж;
• сервер;
• тоног төхөөрөмжийн шинэчлэл хийх;
• ажилчдыг сургах;
• дотоод програмуудтай ажиллахын тулд EDMS-г тохируулж, нэгтгэнэ үү.

Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн менежментийг холбохын тулд ийм хөрөнгө оруулалт хийх шаардлагатай байна уу? Техникийн дэмжлэг үзүүлэх зөвлөгөө, EDMS болон програм хангамжийн шинэчлэлтийн зардалд оруулах нь хөрөнгө оруулалтын хоёр дахь шат юм. Эдгээр зардлыг сар бүр төлөх шаардлагатай.

Дүгнэлт

Цаасан ажлын урсгалыг цахимаар сольж байна. Энэ нь байгууллагын үйл явцын зардлыг бууруулаад зогсохгүй нийт бизнесийн үр ашгийг нэмэгдүүлдэг. EDI амжилттай ажиллахын тулд системийг хэрэгжүүлэх зорилгыг тодорхой томъёолж, тоног төхөөрөмжийг зөв тохируулах шаардлагатай.