Байгууллагын баримт бичгийн эргэлтийн журам. Байгууллага дахь ажлын урсгалын жишээ

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Баримт бичиг нь агуулга, зорилгодоо тохирсон хэлбэрээр танилцуулсан мэдээлэл юм. Баримт бичгийг хэн нэгэн хэн нэгэнд зориулж, зорилготойгоор бүтээдэг. Гэхдээ баримт бичгийн эх сурвалж ба/эсвэл түүнийг хүлээн авагч нь үргэлж хүн байдаггүй. Орчин үеийн түвшин - машин, механизмыг удирдлагын гогцоонд үр дүнтэй, бодитоор оруулах боломжтой бөгөөд шаардлагатай үед.

Баримт бичгийн хөдөлгөөний үйл явц, онцлог, хурд нь түүний хэлбэр, агуулга, "хөдөлгөөний орчин"-ын үйл ажиллагаанаас хамаарна. Амжилт, эдийн засгийн үзүүлэлтүүд, нийгмийн үр ашиг нь тухайн байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг хэр сайн бүрдүүлсэнээс хамаардаг бөгөөд энэ нь: компанийн чанар, амьдрал.

Баримт бичиг болон ажлын урсгалын тухай

Байгууллагын жишээн дээрх удирдлага, ажлын хэлбэр, журам нь хуулиар зохицуулагдаагүй. ГОСТ, дүрэм журам, заавал биелүүлэх зөвлөмжүүд байдаг. Нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн нэг хэсэг болгон зээл авах бичиг баримт эсвэлэмнэлгийн дүгнэлт бол хуулийн хэм хэмжээ юм.

Баримт бичиг нь үргэлж хатуу бичигдсэн хэлбэр байдаггүй. Энэ нь байж болно:

• тодорхой талбаруудыг тодорхой хэлбэрээр бөглөж, яг утгын болон найруулга зүйн агуулгатай маягт;
• тодорхой өргөдлийн дагуу тусгай маягтын дагуу хийгдсэн хуудас (захидал, тушаал, ажлын даалгавар, орон тоо, …);
• чөлөөт хэлбэр (ажилтны тайлбар, хөдөлмөрийн ололт амжилтад талархал илэрхийлэх, өргөдлийн шийдвэр, …).

Баримт бичгийн бүх гурван хувилбарыг цаасан дээр болон цахим хэлбэрээр танилцуулах боломжтой бөгөөд техникийн болон хууль эрх зүйн хэрэглүүр байгаа тул тэдгээр нь туйлын дүйцэхүйц боловч зөвхөн цаасан хэлбэрээр ашиглах боломжтой тохиолдол байсаар байна.

Баримт бичгийн хэлбэр, агуулгын хууль тогтоомжийн зохицуулалт дутмаг байгаа хэдий ч баримт бичгийг үүсгэх, зөөх, хадгалах, устгах хатуу, нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн, хэлэлцэгдээгүй практик байдаг бөгөөд үүнийг байгууллага бүр чөлөөтэй тохируулж болно. ямар нэгэн байдлаар өөртөө.

Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалын төгс жишээ

Идеалдаа хүрэх нь үндсэндээ боломжгүй юм:

• амьдрал, үйл ажиллагааны аль ч салбарт,
• хэзээ ч,
• сансарын хаана ч байсан,

учир нь шинэ хандлага бүр нь шинэ хэтийн төлөвийг харах боломжтой болгодог. Тэднийг дагах хүсэл, хэрэгцээ байдаг. Баримт бичиг нь үл хамаарах зүйл биш юм. Харин ч энэ нь мэдээллийн хөдөлгөөний үйл явцыг динамикаар тогтоосны тод, амьд жишээ юм.

Мэдээллийг хэрхэн бүртгэх нь хамаагүй: цаасан дээр эсвэл цахим хэлбэрээр. Одоогоор цаасан хувилбар нь зарим тохиолдолд давуу талтай ч гэсэн хоёр маягтын хууль эрх зүйн үнэ цэнэ ижил байна.

тэдгээрийн үүссэн (бүтээсэн) мөчөөс хадгалагдах эсвэл устгах хүртэлх хөдөлгөөний мөчлөг.

Бүх эх сурвалж (зохиогчид) зөвхөн хүмүүс байх ёсгүйтэй адил олон баримт бичгийг хүний оролцоогүйгээр машин, механизмаар шууд гүйцэтгэх боломжтой гэдгийг бүх байгууллага ойлгодоггүй.

Ихэнх тохиолдолд ажлын урсгалын автоматжуулалтын тухай ердийн ойлголт нь энгийн "дохио санаа"-ны түвшинд байдаг бөгөөд програм нь зөвхөн үйл явдлын талаар мэдээлэх үүрэгтэй.

Баримт бичгийн дотоод болон гадаад эргэлт

Хоёр хэлхээ нь амжилттай зохион байгуулалтад чухал үүрэгтэй. Гадаад эргэлт нь статик утгатай байхад дотоод эргэлт нь динамик утгатай.

Компанийн удирдлага энэ нөхцөл байдлыг сайн ойлгох тусам цахим баримт бичгийн менежментийн системийг илүү ирээдүйтэй сонгох болно. Байгууллага дахь бизнесийн баримт бичгийн хөдөлгөөний хамгийн тохиромжтой жишээг харуулахыг хүсч буй хүмүүс өөрсдийн мэдээллийн системийг бичдэг.

Баримт бичиг нь үндсэн болон байж болнохоёрдогч. Сүүлийнх нь байгууллага доторх хөдөлгөөний түүхтэй.

Баримт бичиг, түүний хэрэглээний талаархи мэдлэгийн хэрэглээнд дүн шинжилгээ хийснээр компанийн үйл ажиллагааны шинж чанар, нийгэм эдийн засгийн үзүүлэлтүүд, цаг хугацааны параметрүүдийг үнэлэх боломжтой. Энэ нь түншүүд болон хэрэглэгчдийн хувьд чухал юм.

Цаас боловч үр дүнтэй эсвэл цахим боловч худалдаж авсан

Өвөрмөц чанар нь зөвхөн хүнд төдийгүй аливаа байгууллагад ч мөн чанар юм. Түүгээр ч зогсохгүй хүн бүр өөрийн хувийн онцлогийг үнэлж, хувцас хунар, биеэ авч яваа байдал, боловсрол гэх мэт бүх зүйлээр үүнийг онцлон харуулахыг хичээдэг.

Бэлэн мэдээллийн систем худалдаж авсан компани бол өөрийн гэсэн нүүр царайг нь харамлаж, ажилчдаа "бусдын хувцас"-аар хувцаслахад хүргэдэг байгууллагын ажлын урсгалын төгс жишээ юм.

Бичиг баримт, тэдгээрийн ашиглалтын талаар гуравдагч этгээдийн боловч орчин үеийн үзэл бодлыг тулгаснаас илүү хуучин хэв маягаар цаасан зөөвөрлөгчтэй ажиллахыг өөрийн ажилтнууддаа даатгасан нь дээр. Ажилтан бүр нь байгууллагын үйл ажиллагааны чухал элемент бөгөөд бусад хүмүүсийн санаа, гуравдагч этгээдийн ажлын урсгалын бүтцийн үр нөлөөг судалдаг судлаач биш юм.

Тэргүүлэх зүйлс, динамик ба үйл ажиллагаа

Ажлын урсгалын гаднах контур нь үргэлж хязгаарлагдмал, мадаггүй зөв, статик тогтвортой байдаг. Ерөнхийдөө үүнд зохих хэмжээнээс илүү ач холбогдол өгөх ёсгүй. Жишээлбэл, татвар, зохицуулах байгууллага эсвэл түншүүдтэй харилцахдаа "сэтгэлээ оруулах" нь ямар учиртай юм бэ. Та мэдээлэл солилцох үйл явцыг ямар нэгэн байдлаар төрөлжүүлэх боломжтойзар сурталчилгааны агентлагууд, гэхдээ энэ нь ч эцэстээ хөдөлгөөнгүй, энгийн хэлбэрт ордог.

Манай өөрийн мэдээлэл боловсруулах системийн тэргүүлэх чиглэл нь үргэлж цахим баримт бичгийн менежментийн чухал хэсэг нь эргэлзээгүй юм. Гэхдээ хүн бүр өөрийн гэсэн системийг бий болгохын тулд цаг хугацаа, мөнгөө харамсаж байна.

Сонгодог "one es" эсвэл "galaxy" сонголтуудын хослол нь хэзээ ч xel болон орон нутгийн эдийн засаг, нягтлан бодох бүртгэлийн хэд хэдэн гуравдагч талын программууд болон санал хүсэлт, баримт бичиг (захиалга, захиалга, захиалга) авах боломжтой. гомдол, санал, …) үйлчлүүлэгчид болон түншүүдээс - ердийн байдал, ажилчид байнгын ажилдаа завгүй байдаг бөгөөд ямар ч зардал гарахгүй.

Үйлдвэрлэлийн үйл явцын динамик нь зөвхөн өөрийн үйл ажиллагааг үр дүнтэй хэрэгжүүлснээр л хангагдана. Зөвхөн энэ чадавхиар л аливаа байгууллагын цахим баримт бичгийн менежмент нь үлгэр дуурайл болохуйц үлгэр жишээ болж, өөрийн бизнес санаагаа хэрэгжүүлэх хүрээнд үйлдвэрлэл, эдийн засаг, нийгмийн үзүүлэлтүүдийн гайхалтай динамик юм.

Байгууллагын мэдээллийн системийн журам

Аливаа байгууллага бол ижил төстэй орчинд бий болж, оршин тогтнож байдаг мэдээллийн систем юм. Байгууллагад гаднаас бичиг баримт орж ирдэг, дотроос нь баримт бичгийг бүрдүүлэх шаардлагатай байдаг бөгөөд зарим нь зохицуулалттай, заавал байх ёстой.

Байгууллагын ажлын урсгалын энгийн бүдүүвч бол хүн бүр ихэвчлэн хийдэг зүйлийн жишээ юм. тухай журамажлын дүрэм, өдөр тутмын ажил, ажилчдын үүрэг - ердийн хэм хэмжээ, гэхдээ маш цөөхөн хүн "Байгууллагын мэдээллийн системийн тухай журам"-ыг боловсруулахад оролцдог.

Объектив талаас нь харвал байгууллагын удирдлагууд юуг ч удирдаж, ямар ч дүрэм журам, ажлын байрны тодорхойлолт бичиж болно. Гэхдээ энэхүү дүрэм гаргахын үр дүн, бодит байдал нь дотоод зохицуулалтын зэвсэг бодит байдлын шаардлагыг хэр хангаж байгаагаас хамаарна.

Баримт бичиг, тэдгээрийн хөдөлгөөний зохицуулалт

Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоо нь компанийн мэдээллийн салбарын салшгүй хэсэг бөгөөд үүний үр дүнд "Баримт бичгийн удирдлагын журам" нь "Байгууллагын мэдээллийн системийн тухай журам"-ын хавсралт юм. чухал бөгөөд түүнийг бүрдүүлэгч бүх элементүүдийг нэг мэдээллийн организмд холбодог.

Удирдлага нь байгууллагын ажлын урсгалын төгс үлгэр жишээг бий болгохоор шийдсэн бол тэд үнэхээр ашиг олох, ажилчдынхаа сайн сайхан байдлыг дээшлүүлэх зорилготой амжилттай бизнесийг хөгжүүлэх ажилд идэвхтэй оролцож байна гэсэн үг юм.

Програм хангамжийн хөгжлийн өнөөгийн байдлын онцлог, ялангуяа тархсан мэдээлэл боловсруулах (интернет програмчлалын жишээнүүд) нь гар утасны өөрөө дасан зохицох программ үүсгэх нь бараг боломжгүй юм.

Байгууллага дахь цахим баримт бичгийн менежментийн ажил бол энгийн боловч бодит жишээ юм. Энд динамик нь өвөрмөц юм:

• орж, гарах бичиг баримт;
• дотоод болон гадаад бизнесийн баримт бичгийг боловсруулах алгоритмууд.

Өгөгдөл болон алгоритм өөрчлөгдөхөд өөрчлөгдөж болох код бичих нь маш хэцүү. Цаг хугацаа, нөөцийн зардал нь байгууллага болгонд байдаггүй.

Динамик дахь цахим баримт бичгийн менежмент

Цахим хувилбарын даалгаврын жишээн дээр аж ахуйн нэгжийн ажлын урсгалыг зохион байгуулах нь хамааралтай, энгийн, заагч, практик юм. Нарийн төвөгтэй байдал нь динамикаар өөрчлөгдөж болох кодыг боловсруулах үйл явцаас үүдэлтэй. Хөгжүүлэх хугацаа нь бас асуудал юм.

нийтлэг боловсруулалтын логик ашигладаг.

Тэгвэл тухайн байгууллагын ажлын явц=жишээ + таны бизнесийн санааны онцлог. Эхний ойролцоо байдлаар үр дүн нь практик биш боловч даалгаврын эхний хэрэгжилт ашиглалтад ормогц тэдгээрийг шийдвэрлэх мөчлөг эргэлт буцалтгүй болж, зохих анхаарал хандуулснаар үр дүнд хүрэх болно.

Динамикаар өөрчлөгдөж буй мэдээллийг боловсруулах чадвартай мэдээллийн системийг бий болгох нь юуны түрүүнд бүтээх үйл явцын динамик юм.

Ирж буй, гарч буй болондотоод баримт бичиг, кодыг програмистын оролцоогүйгээр бие даан өөрчлөх боломжгүй тул цахим баримт бичгийн менежментийн системийг бий болгох тухай ярих боломжгүй болно.

Гэсэн хэдий ч байгууллагын мэдээллийн үйл явцыг бүрэн дэмжих өөрийн системийг зохион бүтээж, хэрэгжүүлэх нь түүний амжилтыг гайхалтай, төгс болгохтой адил юм.