RACI матриц нь хариуцлагын удирдлагын хэрэгсэл юм. RACI: хуулбар

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Төсөл амжилтгүй болох хамгийн түгээмэл шалтгаануудын нэг нь багийн гишүүдийн хооронд чиг үүргийг буруу хуваарилах явдал юм. Та үүнтэй аль хэдийн тулгарсан нь лавтай: бага зэрэг бэрхшээл тохиолдоход оролцогчид асуудлыг шийдэхийн оронд буруутанг хайж, бие биедээ хариуцлага хүлээлгэж эхэлдэг. Ийм нөхцөл байдлаас зайлсхийхийн тулд хүний нөөцийн төлөвлөлтөд зориулсан энгийн бөгөөд үр дүнтэй хэрэгсэл болох RACI матрицыг зохион бүтээжээ.

"Микроскопоор": Төсөл бүрийн 4 гол үүрэг

Ажлын хуваарилалт нь менежерийн үндсэн үүргүүдийн нэг юм. Гэвч практик дээр бүх зүйл ихэвчлэн өөр харагддаг: менежер нь багийн гишүүдийг томилдог бөгөөд мэргэжилтнүүд өөрсдөө хэн юу хийхээ шийднэ гэсэн хүлээлттэй байдаг. Харин хугацаа алдсан эсвэл чанар муутай бүтээгдэхүүн гаргасан бол яах вэ? "Би үүнийг хийдэггүй", "Надад хэлээгүй"… Мөн ямар ч ашигтай үйлдэл алга.

Сайн зохион бүтээсэн RACI Хариуцлагын матриц нь олон асуудлыг шийддэг. Энэхүү аргачлалын дагуу ажлын нарийн төвөгтэй байдал, цар хүрээнээс үл хамааран аливаа төслийн багийн гишүүн дөрвөн үүргийн аль нэгийг гүйцэтгэдэг.

R - Хариуцлагатай

Хариуцагч орчуулсан"гүйцэтгэгч" гэсэн утгатай. Энэ бол ажлын тодорхой чиглэлийн хэрэгжилтийг шууд хариуцдаг ажилтан юм. Үүний зэрэгцээ тэрээр ихэнх тохиолдолд шийдлийг сонгодоггүй бөгөөд төслийн менежерт тайлагнадаггүй.

Чадварлаг ажилчид, мэргэжилтнүүдийг энэ үүрэгт томилдог - яаж хийхээ мэддэг хүмүүс. RACI-д жүжигчид дараах үүргийг гүйцэтгэдэг:

• төслийг хэрэгжүүлэхийн тулд тусгайлан юу хийх шаардлагатай, хэр хугацаа шаардагдахыг тодорхойлох ("дээрээс" тогтоосон нөхцлийн хүрээнд);
• шаардлагатай нөөцийн жагсаалтыг гаргах;
• техникийн баримт бичгийг зохицуулах, батлахад оролцох;
• төслийн явц болон завсрын үр дүнд дүн шинжилгээ хийх;
• явцын тайланг менежерт өгөх.

Багийн дотор хэд хэдэн ийм хүмүүс байж болно. Үүнээс гадна, энэ үүргийг бусадтай хослуулж болно. Хамгийн түгээмэл хослол бол Хариуцлагатай + Хариуцлагатай ("хариуцлагатай + гүйцэтгэгч" гэж орчуулагддаг).

A - Хариуцлагатай

"Хариуцлагатай" эсвэл "хариуцлагатай" нь төслийн үндсэн менежер юм. Даалгавруудыг цаг тухайд нь, шаардлагатай чанарын түвшинд, хуваарилсан төсөвт багтаан биелүүлэх үүрэгтэй. Мөн A:

• гүйцэтгэгчид болон төслийн удирдлагын багийг сонгодог;
• бүх оролцогчдод даалгавар өгдөг;
• ажлын явцыг хянадаг;
• жүжигчдийн дунд нөөцийг хуваарилдаг;
• нөөцийн ашиглалтын бүртгэл хөтөлдөг, мөнМөн кураторт нэмэлт хөрөнгө хуваарилах шаардлагатайг зөвтгөх болно;
• багийн бусад гишүүдийн санаа, саналыг харгалзан үзэж, зөвшөөрөх эсвэл татгалзах боломжтой.

Ерөнхийдөө төслийн менежер нь үйлчлүүлэгч эсвэл дээд удирдлага болон багийн хоорондох "холбоос" үүрэг гүйцэтгэдэг.

C - зөвлөлдсөн

RACI матрицын гурав дахь үүрэг бол "зөвлөх" (заримдаа "зөвлөгч" гэж нэрлэдэг) юм. Менежерийн хамт тэрээр төслийн менежментэд оролцдог боловч үндсэндээ стратегийн асуудлуудыг шийддэг:

• ажлын цар хүрээ, цаг хугацааны өөрчлөлтийг зөвшөөрнө;
• төслийг хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай нөөцийг хуваарилна;
• шаардлагатай бол төсвөө нэмэгдүүлэх шаардлагатай талаар үйлчлүүлэгчтэй тохиролцох;
• менежерээс явцын тайланг хүлээн авдаг;
• төслийн цаг хугацаа, өртөгт нөлөөлж болзошгүй чухал өөрчлөлт гарсан тохиолдолд урьдчилан тооцоолоогүй аливаа нөхцөл байдалд шийдвэр гаргадаг.

Зөвлөхийн үүргийг ихэвчлэн ахлах менежерүүдэд хуваарилдаг. Тэд бол дэлхийн зорилтуудыг тодорхойлж, дараа нь багийн гишүүдийн дунд ажлыг хуваарилдаг төслийн менежерийг томилдог.

Би - Мэдээлэлтэй

Жагсаалтад орсон дүрүүдээс гадна RACI матрицад "мэдээлэл авсан" ("ажиглагч")-ыг зааж өгсөн болно. Тэрээр администраторын чиг үүргийг гүйцэтгэдэг бөгөөд баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалтад голчлон оролцдог. Ажиглагч нь төслийн менежерт тайлагнадаг боловч ялгаатай ньбусад оролцогчид түүний үр дүнд хариуцлага хүлээхгүй. Оронд нь тэр:

• төсөл, нөөц, төлөвлөгөөний талаарх бүх мэдээллийг цуглуулж, цэгцлэх;
• уулзалтын минут авдаг;
• төслийн оролцогчдын бичиг баримтыг хүлээн авч, зохих бүтцэд шилжүүлэх;
• мэдээлэл ирүүлэх эцсийн хугацаа болон үнэн зөв бөглөхөд хяналт тавьдаг.

Ажиглагчтай харилцах нь ихэвчлэн нэг талынх гэдгийг анхаарна уу. Үүний гол үүрэг нь менежерийг хүнд сурталтай журамд цаг үрэх, "ачаагаа чөлөөлөх" шаардлагаас чөлөөлөх явдал юм.

Жишээ ашиглан RACI матриц үүсгэж сурах

Асуудлын практик талын талаар ярилцъя. Эрх, үүргийн хуваарилалтын диаграммыг хэрхэн гаргах вэ?

1. Хийх жагсаалтад эмхэтгэж байна

Юуны өмнө хийх ёстой бүх зүйлээ бичих хэрэгтэй. Нарийвчилсан түвшин нь тодорхой төслөөс хамаарна. Заримдаа хяналт, менежментэд хялбар болгохын тулд хэд хэдэн матрицыг боловсруулдаг. Эхлээд ажлын үндсэн хэсгүүдийг жагсааж, дараа нь тус бүрийг тусдаа функц, даалгавар болгон хуваа. Бүтээлийн жагсаалтыг хүснэгтэд босоо байдлаар харуулав.

Алхам
Даалгавар
Прототип
Дизайн
Програмын код
Туршилтын тайлан
Вэб сайтын танилцуулга

2. Багийн гишүүдийг сонгох

Энд та "Энэ төсөлд хэн оролцох вэ?" гэсэн асуултанд хариулах хэрэгтэй. Төлөвлөлтөөс эхлээд үр дүнг танилцуулах, тайлан гаргах хүртэлх бүх үе шатанд хэрэгжилтэд оролцож буй бүх ажилчид ба/эсвэл хэлтсүүдийг хэвтээ байдлаар жагсаах шаардлагатай.

Алхам	Аналист	Дизайнер	Sys. архитектор	Хөгжүүлэгч	Тестер	Sys. админ	Төслийн менежер
Даалгавар
Прототип
Дизайн
Програмын код
Туршилтын тайлан
Вэб сайтын танилцуулга

3. Хүснэгт бөглөх

ДарааДараа нь та функцуудыг тарааж эхлэх боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд та ажлын үе шат бүр болон багаар ажил хэрхэн явагддаг талаар тодорхой ойлголттой байх хэрэгтэй.

Үндэслэл болгон өөрсдийн жишээг авч "Дизайн" шатанд зогсоцгооё. Энэ тохиолдолд R - гүйцэтгэгч - зөвхөн нэг. Ажлын явцад тэрээр сайтын урьдчилан бэлтгэсэн прототип дээр анхаарлаа хандуулдаг. Тиймээс үүнийг боловсруулсан системийн архитектор нь энэ үе шатанд зөвлөхийн үүргийг гүйцэтгэдэг C. Мөн шинжээч, хөгжүүлэгч нь хүслээ илэрхийлж болно. Дууссан загварыг төслийн менежер (A) батална. Гэхдээ энэ үе шатанд шалгагчид болон системийн администраторууд ямар ч шийдвэр гаргадаггүй, зөвхөн ажил хэрхэн явагдаж байгаа талаар мэдээлэл авдаг тул тэдэнд мэдээлэлтэй үүрэг гүйцэтгэдэг - I.

Алхам	Аналист	Дизайнер	Sys. архитектор	Хөгжүүлэгч	Тестер	Sys. админ	Төслийн менежер
Даалгавар	R	Би	C	C	Би	C	A
Прототип	C	Би	R	C	Би	Би	A
Дизайн	C	R	C	C	Би	Би	A
Програмын код	C	Би	C	AR	Би	Би	Би
Туршилтын тайлан	C	C	C	C	AR	Би	Би
Вэб сайтын танилцуулга	C	Би	C	C	Би	AR	Би

Загварын хувилбарууд

Ихэнх тохиолдолд та стандарт матрицыг ашиглаж болно. Гэсэн хэдий ч илүү төвөгтэй төслүүд дээр ажиллахдаа заримдаа нэмэлт үүрэг гүйцэтгэх шаардлагатай болдог. Тиймээс сүүлийн жилүүдэд хариуцлагын бүдүүвчийн өргөтгөсөн 2 хувилбар гарч ирсэн.

RACI-VS

Энд хоёр дүрийг стандарт дүрд нэмсэн:

• Шалгах (V) - тодорхой даалгаврын хэрэгжилтийн үр дүн батлагдсан шалгуурт нийцэж байгаа эсэхийг шалгадаг ажилтан эсвэл тусгай баг.
• Signs off (S) нь төслийн нийлүүлэлтийг захиалагчтай зохицуулж, танилцуулга хийж, тайлангуудыг гаргаж өгдөг. Ихэнхдээ энэ үүргийг хариуцагч гүйцэтгэдэг боловч RACI-VS нь тусад нь мэргэжилтэн хөлслүүлдэг.

Хяналтыг нэмэгдүүлж, үйлчлүүлэгчтэй илүү ойр дотно харьцдаг энэхүү загвар нь олон арван (эсвэл хэдэн зуун) хүнийг хамарсан техникийн нарийн төвөгтэй эсвэл том хэмжээний төслүүдэд тохиромжтой.

RASCI

Энэ хувилбарт матрицад нэг шинэ үүрэг гарч ирнэ - Дэмжих (S). Үүний гол үүрэг нь төслийг нэмэлт нөөцөөр хангах, өөрөөр хэлбэл менежер болон гүйцэтгэгчдэд дэмжлэг үзүүлэх явдал юм.

Дүрүүдийн төгс тэнцвэр

RACI матрицыг зөвхөн ямар нэгэн асуудал гарсан тохиолдолд хэнийг "дарангуйлах" талаар мэдэхийн тулд эмхэтгэсэн болно. Төлөвлөлтийн үе шатанд ч гэсэн энэ хүснэгтийг ашиглан та харж болноажлын урсгалын зохион байгуулалтын сул тал.

Босоо шинжилгээ нь төслийн оролцогч бүрийн үүрэг хариуцлага, эрх мэдлийг харж, ажлын ачааллын түвшинг бодитойгоор үнэлэх боломжийг олгоно:

• маш их R - магадгүй хүн хэд хэдэн ажлыг хооронд нь тасалдуулах шаардлагатай бөгөөд энэ нь ажлын хурд, үр дүнд сөргөөр нөлөөлнө;
• маш их A - ажилтан хүн бүрийн хувьд "хүзүүнд ордог"; хариуцлагыг жигд хуваарилахыг зөвлөж байна;
• R ба A нүд байхгүй - энэ байрлалд тохирох талаар бодох шалтгаан (үнэндээ та юу ч хийдэггүй мэргэжилтэнд мөнгө төлдөг);
• хоосон нүд байхгүй - дахин ачааллын асуудал, хүн бүр ийм олон ажлыг зэрэг гүйцэтгэх боломжгүй.

Хэвтээ шинжилгээ нь эргээд ажлын зохион байгуулалтын чанарыг үе шат бүрт харуулдаг. Энд бас асуудал байнга гардаг:

• маш их R - магадгүй функцууд давхардсан, багийн гишүүдийн нэг нь шаардлагагүй ажил хийж байгаа байх;
• маш их А - төслүүдийг хүргэхэд хариуцлага, төөрөгдөл "бүгдэрч" байна;
• маш их C - хэлэлцүүлэг нь ажлын явцыг ихээхэн удаашруулдаг (та хүн бүр засвар, тайлбар хийх, буулт хийх гэх мэтийг хүлээх хэрэгтэй);
• үгүй би - хэт олон гүйцэтгэгчид нэг ажил дээр ажиллаж байгаагийн дохио байж болох бөгөөд энэ нь төслийг удаашруулж байна.

RACI-ийн тусламжтайгаар менежер хэт ачаалалтай эсвэл дутуу ажилтай ажилчид, ашиггүй ажил, хэн ч хариуцахгүй ажлын хэсгийг хурдан тодорхойлж чадна. Сайн боловсруулсан матриц нь төслийн хэрэгжилтийн зохион байгуулалтын чанар, хяналтыг эрс сайжруулж, гүйцэтгэгчдийн хоорондын зөрчлийн тоог бууруулж чадна ("Би үүнийг огт хийдэггүй …", "Тэр хийх ёстой байсан" энэ …" гэх мэт).

Ашигтай зөвлөгөө

RACI матриц нь өөрийн чиг үүргээ гүйцэтгэж, компаний бизнесийн тасралтгүй ажиллагааг хангахад хэд хэдэн чухал зүйлийг анхаарах хэрэгтэй.

1. Хүснэгт бөглөхдөө ажилчдын мэргэшлийг анхаарч үзээрэй. Тиймээс нягтлан бодогчийг сайтын төлөвлөлтийн шатанд зөвлөхөөр (C) томилж болохгүй, ядаж энэ чиглэлийг ойлгохгүй байна.
2. Нэг багцад зөвхөн нэг Хариуцагч (A) байх ёстой. Хэрэв нэгээс олон байвал нөхцөлийг зааж өгнө үү. Жишээлбэл, A1 нь сайтын ширээний хувилбарыг шалгах, A2 нь гар утасны хувилбарыг турших үүрэгтэй.
3. Аливаа ажил хариуцлагатай, хариуцлагатай байх ёстой (орчуулгад - "Хариуцлагатай" болон "Гүйцэтгэгч").
4. Даалгавар бүрийг аль болох тусгайлан боловсруулахыг хичээ. "Нийтлэх", "бэлтгэх", "бичих", "шалгах", "шинэчлэх" гэх мэт үйл үгсийг ашигла. Зөвхөн "Сайтыг ачаалах хурдыг шалгах" биш, "Сайтын ачаалах хурдыг шалгах" шаардлагатай үр дүнг нэн даруй зааж өгөхийг зөвлөж байна. сайтыг ачаалах хурд нь 0.8 сек-ээс ихгүй байна".
5. Үйл ажиллагаа нь тодорхой ажилтанд хамаарахгүй, харин албан тушаалд бүхэлд нь хамаарах ёстой.
6. Шинжилгээнд үндэслэн RACI матрицыг багаар бүрдүүлэх нь дээр.бодит ажлын нөхцөл байдал. Оролцогч бүр өөрсдийн үүрэг, тулгарч буй ажлуудаа мэддэг байх нь чухал.