Нягтлан бодох бүртгэлд анхан шатны баримтыг хадгалах нөхцөл, хугацаа

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Практикаас харахад орчин үеийн дотоодын бараг бүх аж ахуйн нэгжид хамгийн их хэмжээний баримт бичгийг нягтлан бодох бүртгэл хийдэг. Мэдээжийн хэрэг, энэ нь ойлгомжтой: энэ хэлтэст тэд мөнгөөр ажилладаг бөгөөд ийм ажиллагаа бүрийг цаасан дээр албан ёсоор засах шаардлагатай байдаг. Нэмж дурдахад, байгууллагад анхан шатны баримт хадгалах хугацааг хуулиар тогтоосон байдаг бөгөөд энэ нь "цаас" -аас ангижрахын тулд ийм ажиллахгүй, та дор хаяж хэдэн жил хадгалах шаардлагатай болно гэсэн үг юм. тэднийг устгах. Дашрамд хэлэхэд, хаягдал цаасыг арилгах үйл явц нь бас хялбар биш бөгөөд энэ нь хэд хэдэн онцлог шинж чанартай байдаг. Энэ бүхний тухай - цааш нь.

Баримт бичиг, баримт бичиг…

Хэрэв та үйлдвэрлэсэн баримт бичгийн хэмжээний статистик мэдээллийг өгвөл бараг бүх орчин үеийн дотоодын аж ахуйн нэгжүүдэд нягтлан бодох бүртгэл нь цаасан баримт бичгийн 80-90% -ийн эх үүсвэр болдог. Тэд зүгээр л хадгалах шаардлагагүй. Хязгаарлалт нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримтыг хадгалах хамгийн бага хугацаа нь зөвхөн хэд байхыг тодорхойлдоггүй (ихэвчлэн өөр өөр байдагтаван жилээс арван жил хүртэл), гэхдээ эдгээр объектууд байх ёстой нөхцөл. Үүний зэрэгцээ, түр хадгалах болон байнгын баримт бичигт хуваагддаг гэдгийг санах нь зүйтэй.

Гэсэн хэдий ч практикээс харахад компанийн менежер бүр анхан шатны баримтыг хадгалах нөхцлийн нарийн ширийнийг ойлгох сонирхолгүй байдаг. Толгой өвдөхөөс өөрийгөө аврахын тулд та архивын мэргэшсэн компаниудын үйлчилгээг ашиглаж болно. Ийм компанид ямар төрлийн бичиг баримтыг хэр удаан, ямар нөхцөлд, ямар дүрмийн дагуу хадгалах ёстойг сайн мэддэг. Нэмж дурдахад, ийм байгууллага нь хадгалах хугацааг дуусгавар болгоход итгэмжлэгдсэн баримт бичгийг устгах техникийн чадвартай байдаг. Энэ нь үнэхээр тохиромжтой, гэхдээ энэ нь мөнгө шаарддаг. Хэрэв та мөнгө хэмнэхийг хүсч байвал архивт зориулж тусгай өрөө гаргаж, тухайн байгууллагад нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримтыг хуулийн хугацаанд хадгалах ёстойг ойлгох хэрэгтэй.

Хүсэж байна - хүсэхгүй байна

Дашрамд хэлэхэд асуудал эхнээсээ үүсдэггүй. Одоогийн хууль тогтоомж нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах нөхцлийг тогтоодог бөгөөд аливаа аж ахуйн нэгжид тэдгээрийг дагаж мөрдөх ёстой. Хууль тогтоомжоос үзэхэд аливаа үйл ажиллагаа явуулж буй хуулийн этгээд бичиг баримтыг хадгалах үүрэгтэй. Энэ нь үйл ажиллагааны хэлбэр нь хамаагүй гэсэн үг юм - энэ нь дангаараа бизнес эрхэлж буй хувийн бизнес эрхлэгч эсвэл томоохон асуудал байгаа эсэхээс үл хамааран та санхүүгийн тайлан болон бусад баримт бичгийг хадгалахад оролцох ёстой. Хуулиа судлах нь чухалЦахим анхан шатны баримт бичиг, цаасыг хадгалах хугацааг тогтоосон бөгөөд ингэснээр гүйцэтгэгчтэй зөрчилдөх эсвэл хяналтын байгууллагаас шалгах явцад та эвгүй байдалд орохгүй. Түүнчлэн, хуульд заасан хугацааны интервалыг дагаж мөрдөхгүй байх нь шалгалтын явцад ихээхэн хэмжээний торгууль ногдуулдаг. Одоогийн хууль тогтоомж нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах хамгийн бага хугацааг зохицуулах зохицуулалтыг агуулдаг. Бизнес аюулгүй байх нь чухал бөгөөд манай улсад бизнес эрхлэх нь хууль ёсны бөгөөд тогтсон дүрэм журмыг дагаж мөрддөг гэдгээрээ онцлог юм.

2004 оны 10-р сард батлагдсан холбооны 125-р хуульд цахим анхан шатны баримт бичиг, цаасан баримтыг хадгалах хугацааг заасан байдаг. Нэр дээр үндэслэн архив, бизнесийг зөв явуулахад зориулагдсан. Нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсээс гаргасан албан ёсны баримт бичгүүдийг хадгалах онцлогийг энэхүү албан ёсны баримт бичигт тусгасан болно. Эндээс та түр болон байнгын хадгалалтын баримт бичиг, мөн тодорхой төрлийн цаасны нэр томъёог ялгах боломжтой хоёр функцийг олох боломжтой.

Хэнд хамаарах вэ?

Анхдагч баримт бичгийн хамгийн бага хадгалах хугацааг дагаж мөрдөх үүргийг дараах зүйлсэд ногдуулдаг:

• орон нутгийн засаг захиргаа;
• төрийн байгууллагууд;
• энтрепренёрууд;
• аж ахуйн нэгж;
• бизнес эрхэлдэг хүмүүс.

Архивын баримт бичиг, тэр дундаа боловсон хүчинтэй холбоотой хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөх шаардлагатай. Бүтэнхуулийн баримт бичигт заасан хугацаа нь аюулгүй газар байх ёстой. Холбооны хуулиас гадна анхан шатны баримт бичиг, нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлийг хадгалах нөхцлийн онцлог нь тухайн улсын нутаг дэвсгэрт болон бүс нутаг бүрт хүчин төгөлдөр мөрдөгдөж буй хэд хэдэн зохицуулалтын баримт бичигт нөлөөлдөг. Гэсэн хэдий ч хамгийн чухал баримт бичиг нь дээр дурдсан 125-р хууль бөгөөд нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг зохицуулсан баримт бичгийн бүрэн жагсаалтыг агуулсан болно.

Хуулийн дугаар 129

1996 онд Нягтлан бодох бүртгэлийн онцлогийн тухай холбооны хууль гарсан. Нягтлан бодох бүртгэл нь баримт бичгээ цаасан дээр гаргахаас гадна янз бүрийн машин хэрэгслийг ашиглан үүсгэж болно гэж заасан байдаг. Үүний зэрэгцээ компани нь баримт бичгийн хуулбарыг цаасан дээр бие даан хийх ёстой бөгөөд ингэснээр үйл ажиллагааны бүх оролцогчид тэдгээрийн талаархи мэдээлэлд хандах боломжтой болно. Зохицуулах байгууллага баримт бичигт хандах хүсэлт гаргавал компанийн төлөөлөгчид үүнийг өгөх шаардлагатай. Прокурор болон шүүхийн төлөөлөгч хоёулаа ийм эрхтэй.

Нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг бүрдүүлэх, хадгалах хугацааны дагуу хадгалах, хүсэлтээр хангах нь зохицуулалтын актад заасан маягтын дагуу байх ёстой. Баримт бичгийг хүсэлт гаргасан этгээдэд цаасан хэлбэрээр илгээх ёстой. Хэрэв ажилд ашигласан машинуудын боломжоор үүнийг зөвшөөрвөл бүх оролцогчид зөвшөөрвөл тайланг цахим хэлбэрээр илгээж болно. Үүнийг манай улсын холбогдох хуулиар зөвшөөрдөгулс.

Дүрмийн дагуу яваарай

129-р Холбооны хуульд нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах нөхцлийг дагаж мөрдөх үүргийн тухай дурдсан байдаг. Тодруулбал, 17 дугаар зүйлд аливаа хуулийн этгээд бүртгэл, тайлан зэрэг баримт бичгийг заавал хөтлөх ёстой гэж заасан байдаг. Хугацааны интервалын үргэлжлэх хугацааг улсын хэмжээнд архивын үйл ажиллагааг зохицуулах дүрмээр тогтоодог. Энэ хугацааны үргэлжлэх хугацаа 5 жилээс бага байж болохгүй.

Нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого болон бусад зарим ангиллыг (мэдээлэл боловсруулдаг машинд ашигладаг программууд, дансны ажлын схем) зохицуулдаг баримт бичигт анхдагч баримт бичгийг хадгалах тусгай хугацааг тогтоодог. Мэдээжийн хэрэг, энд үргэлжлэх хугацаа нь таван жил байдаг (зарим тохиолдолд энэ хугацааг илүү урт хугацаагаар тогтоож болно), гэхдээ энэ хугацаа нь энэ баримт бичгийг аж ахуйн нэгжид хамгийн сүүлд ашигласан үеэс эхлэн тооцогдож эхэлдэг. Хуулийн этгээдийн дарга нь хуулийн дагуу шаардлагатай бүх бичиг баримтыг цаг хугацааны интервалд нийцүүлэн хадгалах үүрэгтэй хүн юм. Энэ нь аливаа боловсролтой, хариуцлагатай дарга компаний нөхцөл байдлыг өөрийн хяналтандаа байлгахыг хүсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст анхан шатны баримт хадгалах хугацааг мэддэг байх ёстой гэсэн үг юм.

Практикаас харахад олон байгууллага албан ёсны баримт бичгийн тооллогыг тогтмол хийдэг бөгөөд орон нутгийн дүрэм журмын дагуу баримт бичгийг хадгалах үүрэгтэй хүмүүсийг тогтоодог бөгөөд хяналтын байгууллагууд баримт бичгийн хэрэгжилтэд хяналт тавихдаа тэдэнтэй харилцдаг.архивын дүрэм.

Бүтээх ба хадгалах: бүгд дүрмийн дагуу

Одоогийн хууль тогтоомжид үндэслэн нягтлан бодогчид анхан шатны болон хураангуй баримт бичгийг цаасан дээр төдийгүй цахим хэлбэрээр бүрдүүлэх боломжтой; Үүний зэрэгцээ цаасан хуулбарыг бий болгох үүргийг хуулийн этгээдэд хүлээлгэж, сонирхогч этгээдийн хүсэлтээр хяналтын байгууллага нь цаасан баримт бичгийг аль болох хурдан хаягаар илгээх үүрэгтэй. Эмхэтгэх, хадгалах ажлыг одоогийн зохицуулалтын актуудаар тогтоосон хэлбэрээр хийх ёстой.

Нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст анхан шатны баримтыг хадгалах хугацаа, энэ үйл явцын дараалал нь аливаа аж ахуйн нэгжийн ажлын явцад бий болсон удирдлагын ердийн баримт бичгүүдийг харгалзан үзэх баримт бичгийн жагсаалтыг зааж өгсөн болно. Эдгээрийг 2010 онд Сангийн яам болон Холбооны архиваас баталсан баримт бичигт үндэслэн байгуулсан. Түүнчлэн манай улсын иргэн бүр дөрвөн жилийн хугацаанд нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх үүрэгтэй байхаар зохицуулсан Татварын хуулийн шаардлагыг харгалзан үзэх шаардлагатай. Энэ нь зарлага, орлогын нягтлан бодох бүртгэл, мөн татвар төлөлтийг баталгаажуулахтай холбоотой баримт бичигт хамаарна.

Аливаа зүйлд ухаалаг бай

Нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах нөхцлийн дагуу үйл явцыг зөв зохион байгуулах нь мэргэжлийн арга барил, нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийг хариуцах ажилтнуудыг татан оролцуулах, ажлын явцыг өөрөө зохион байгуулах талаархи архивын мэдээллийг боловсруулах явдал юм. Одоогоор газар бараг байхгүйархивын чиглэлээр мэргэшсэн сургалт, тиймээс үнэхээр өндөр чанартай мэргэжилтэн олоход хэцүү байдаг. Нөгөөтэйгүүр, дэвшилтэт хууль тогтоомж нь нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны баримт бичгийг хадгалах хугацааг дагаж мөрдөхийг шаарддаг, эс тэгвээс та туйлын таагүй торгуультай тулгарах болно. Хангалттай хэмжээний баримт бичгийн урсгалын хамгийн сайн сонголт бол компанийн ажилтнуудад архивын хадгалалт хариуцсан хэлтэс байгуулж, дотоод нөөцөөр баримтжуулах үүрэгтэй ажилтнуудыг тогтмол сургах явдал юм. Энэ нь хуульд заасан шинэчлэлийг хяналтандаа байлгаж, бүх шаардлагыг хангана.

Анхан шатны баримт бичгийн хадгалалтын хугацааг харгалзан үзэх, ажлын үйл ажиллагаандаа дагаж мөрдөх өөр сонголт бол үйлчлүүлэгчийн бичиг баримтыг хадгалах үүрэг хүлээсэн зуучлагчтай хамтран ажиллах явдал юм. Гэсэн хэдий ч архивын компанийг өөртөө сонгох нь тийм ч амар ажил биш юм. Найдвартай компанид давуу эрх олгохын тулд бүх боломжит хувилбаруудыг сайтар судалж үзэх шаардлагатай бөгөөд энэ нь хаагдаж, барилга шатаж магадгүй гэж санаа зовох хэрэггүй.

Зарим төрлийн бичиг баримтыг хадгалах онцлог

Одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу анхан шатны баримт бичиг, түүнчлэн бүртгэл, тайлан, тайлан балансыг архивт шилжүүлэх ёстой. Эдгээр бүх ангиллын албан ёсны баримт бичгийг архивт илгээх хүртэл нягтлан бодох бүртгэлийн байранд хадгалах ёстой бөгөөд хуулийн этгээдцаасны аюулгүй байдлыг хангах бүх нөхцлийг хангах үүрэгтэй: шүүгээ хаалттай байх ёстой, галын болон бусад аюулгүй байдлыг хангах ёстой. Байгууллагын дотор бичиг баримтын аюулгүй байдлыг хариуцах хүнийг тусгай баримт бичгээр томилдог.

Хэрэв компани нь хатуу тайлагнах маягт ашигладаг бол хуулийн дагуу эдгээр баримт бичгийг сейф эсвэл тусгай шүүгээнд, хаалттай өрөөнд хадгалах ёстой бөгөөд баримт бичгийн аюулгүй байдлыг баталгаажуулна. Гараар боловсруулсан одоогийн хугацааны үндсэн баримт бичгийг он цагийн дарааллаар бүртгэлд цуглуулж, архивт байнгын хадгалалтанд илгээнэ.

Өөр юу анхаарах вэ?

Банкны хуулга, бэлэн мөнгөний ордер, урьдчилгаа тайланг хадгалахдаа бүх бичиг баримтыг он цагийн дарааллаар хөтөлж, системтэй хамтад нь хадгалах ёстой. Зарим тодорхой категорийн баримт бичгүүдийг (ээлжийн тайлан, ажлын захиалга) заавал хавтаслахгүйгээр хадгалах боломжтой бөгөөд ингэснээр юу ч алдагдахгүй, шударга бус зорилгоор ашиглахгүй.

Баримт бичгийн аюулгүй байдал, архивт цаг тухайд нь илгээх нь ерөнхий нягтлан бодогчийн үүрэг хариуцлага юм, гэхдээ шаардлагатай бол орон нутгийн дүрэм журамд эрх мэдлийг өөр хүнд шилжүүлэхийг агуулж болно. Анхан шатны баримт бичиг, тайлан, тайлан баланс гаргах нь зөвхөн ерөнхий нягтлан бодогчийн албан ёсны тушаал байгаа тохиолдолд л боломжтой байдаг. Ерөнхийдөө бүтцийн хэлтсүүд нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичигтэй танилцах боломжгүй байдаг. Баримт бичгийг хураах боломжтойгагцхүү хэрэг бүртгэх байгууллага, шүүх болон хуульд заасан эрх бүхий бусад байгууллагаас тусгай хүсэлт гаргасан тохиолдолд. Энэ тохиолдолд хуульд нийцүүлэн гаргасан албан ёсны тогтоолыг гаргаж өгөх шаардлагатай. Татаж авахдаа протокол үйлдэх шаардлагатай бөгөөд түүний нэг хувийг гарын үсгийн эсрэг байгууллагын төлөөлөгч рүү шилжүүлнэ.

Анхан шатны баримтын хадгалах хугацааг доорх хүснэгтэд харуулав.

Ажлын урсгалын онцлог

"Баримт бичгийн урсгал" гэсэн нэр томьёо нь цаасыг үүсгэснээс хойш архивын бизнест шилжүүлэх хүртэлх баримт бичгийн хөдөлгөөнтэй холбоотой олон хүчин зүйлд хамаарна. Хуваарь боловсруулах нь ерөнхий нягтлан бодогчийн үүрэг боловч зарим аж ахуйн нэгжид үүнийг баримт бичгийн менежментийн мэргэжилтэнд даатгадаг. Гэсэн хэдий ч практикээс харахад ийм хуваарийг байгууллагын нягтлан бодох бүртгэлийн бодлогод тусгах нь хамгийн зөв бөгөөд дараа нь компанийн ахлах албан тушаалтны гарын үсэг бүхий тусгайлан гаргасан тушаалаар батлагддаг.

Хуваарийн тусламжтайгаар та байгууллагын үйл явцыг уялдуулж, аж ахуйн нэгжийн төлөвлөлтийн ажлыг хялбарчлах боломжтой. Анхан шатны баримт бичгийн ажлын урсгалын хуваарь нь гүйцэтгэгчдийн жагсаалт, баримт бичгийг нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст илгээх хугацаа, нягтлан бодогчид тэдгээрийг боловсруулах хугацаа юм. Тайлангийн үе, түүний дотор тайлан балансыг дүрслэхээ мартуузай. Ихэнхдээ нягтлан бодох бүртгэлийн бодлого нь анхан шатны баримт бичгийг хадгалах хугацааны зохицуулалтыг агуулдаг бөгөөд энэ хугацаа эсвэлхуульд заасантай адилтгах, эсхүл компанийн үйл ажиллагааны онцлогт шаардлагатай бол түүнээс дээш. Тухайн жилийн тайланг гаргахдаа баримт бичгийг тогтоосон журмаар бэлтгэж, архивын хадгалалтад шилжүүлнэ. Үүний зэрэгцээ, ирээдүйд хадгалахад шилжүүлсэн хэмжээнээс хэрэгтэй өгөгдлийг гаргаж авах шаардлагатай байж магадгүй гэдгийг анхаарч үздэг. Үүний тулд хэргүүдийг хавтас болгон хуваах нь заншилтай байдаг бол бүлэглэлийг агуулгаар нь тайлбарладаг. Фолдер бүрт холбогдох гарчиг өгөхөө мартуузай.

Хэрэв хадгалах онцлогууд

Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны явцад бий болсон бүх бичиг баримтыг дээр дурдсанчлан түр хадгалах, байнгын хадгалах зориулалттай гэж хуваадаг. Баримт бичгийг архивт шилжүүлэхдээ нэг хавтсанд байгаа албан бичгийг холихгүйгээр эдгээр ангилал тус бүрийг тусад нь хүлээлгэн өгөх шаардлагатай. Энэ тохиолдолд хуулбарыг эхээс тусад нь хадгалах ёстой. Мөн тус тусад нь хавтсанд тайлан, жил, улирал, сарын төлөвлөгөөг харуулсан баримт бичгийг эрэмбэлэх шаардлагатай болно. Нэг файлд нэг баримт бичиг байх ёстой.

Нэг хэргийг бүлэглэхийн тулд та нэг хугацаанд (улирал, жил, сар) үүсгэсэн баримтуудыг ашиглаж болно. Үл хамаарах зүйл бол түр зуурын ангилал гэж нэрлэгддэг, жишээлбэл, хуанлийн жилтэй давхцаагүй хувийн файлууд юм. Хэрэв файлд хэдэн сарын турш бий болсон баримт бичиг байгаа бол сар бүр тусгай хуудсаар бусдаас салгаж, түүн дээр дараа нь ямар хугацаанд бичиг баримт бүрдүүлэхийг зааж өгөх шаардлагатай. Энэ тохиолдолд 250 хүртэлх хуудсыг нэг хайрцагт бүлэглэхийг зөвшөөрнө. Хавтасны зузаан 4 см ба түүнээс бага байж болно.

Өөр юу анхаарах вэ?

Архивын журмаас харахад хэрэв баримт бичигт хавсралт байгаа бол тэдгээрийг (яг хэдийд эмхэтгэсэнээс үл хамааран) дагалдах баримт бичигт хавсаргах ёстой. Ерөнхийдөө нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн архивын дараалал нь маш чухал тул үүнийг чанд дагаж мөрдөх ёстой. Дүрмээр бол эхлээд тайлан, дараа нь тайлбар тэмдэглэл, дараа нь тайлан балансыг хавсаргасан баримт бичгээр хавсаргасан болно.

Компанийн ажилчдын хувийн дансыг хадгалах ажлыг зохион байгуулахдаа баримт бичгийг он цагийн дарааллаар тусгасан тусдаа хэргийг хуваарилах шаардлагатай. Жилийн захидал харилцааг хуанлийн жилийг харуулсан хавтас болгон бүрдүүлж, огнооны дагуу системчилсэн болно. Хүсэлт бүрийг хариу өгөх ёстой.

Зарим онцлогууд

Татварын хуульд заасан хадгалах хугацаа нь нягтлан бодох бүртгэлийн үйл ажиллагааг зохицуулах хууль тогтоомжид заасан хугацаанаас өөр байж болно. Ийм зөрүүг ажиглахдаа юуны түрүүнд илүү урт хугацааг ажиглахыг зөвлөж байна - энэ нь шаардлагатай бол баримт бичигт хандах, одоогийн дүрмийн аль нэгний дагуу эцсийн хугацаа дууссан ч гэсэн ашиглах боломжийг олгоно. аль хэдийн хугацаа нь дууссан. Дээрээс нь байцаагч нар гомдоллох зүйлгүй болно. 2000 онд хэвлэгдсэн хадгалалтын үргэлжлэх хугацааг харуулсан тусгай жагсаалтыг санах нь зүйтэйзарим тодорхой баримт бичгийн бүлгүүд. Энэхүү жагсаалтыг байнга шинэчилж, нэмж оруулдаг тул тухайн байгууллагын ерөнхий нягтлан бодогч болон баримт бичгийн менежмент хариуцсан хэлтэс нь хамгийн сүүлийн үеийн мэдээллийг дагаж мөрдөх ёстой.

Хэрэв хадгалалтын нөхцөлийг зөрчсөн бол аюулгүй байдлын асуудал нь ерөнхий нягтлан бодогч хариуцдаг ч үүний хариуцлагыг компанийн дарга хариуцна. Захиалга, хадгалах хугацааг зөрчсөн тохиолдолд компанид торгууль ногдуулдаг. Албан тушаалтнуудын хувьд шийтгэл нь ихэвчлэн хоёроос гурван мянган рублийн хооронд хэлбэлздэг. Гэхдээ анхан шатны бичиг баримтыг огт хадгалаагүй тохиолдолд таван мянган рублиэр буюу түүнээс дээш хэмжээний торгууль ногдуулна.