Бичиг хэргийн ажилтан: ажил мэргэжлийн чиг үүрэг, онцлог

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:36

Бичиг цаасны ажил бол ихэнх аж ахуйн нэгж, байгууллага, хувийн хэвшлийн компаниудын онцлог үйл ажиллагаа бөгөөд бүх бичиг баримтыг цуглуулах, гүйцэтгэх, хадгалах явдал юм. Мэдээлэл олж авах, боловсруулах үр ашиг нь баримт бичгийг бэлтгэх зөв, бичиг үсэгт тайлагдаагүй байдлаас хамаардаг бөгөөд энэ нь үр дүнтэй шийдвэрийг цаг тухайд нь гаргахад хүргэдэг. Үүний дагуу аливаа аж ахуйн нэгжийн ажилтнуудад бичиг хэргийн ажилтан байдаг бөгөөд түүний үүрэг нь баримт бичгийн менежментийг хамардаг. Бичиг хэргийн ажилтан ямар үүрэгтэй вэ?

Мэргэжлийн онцлог

Хөдөлмөрийн зах зээлд бичиг цаасны ажил хийхээс эхлээд үйл ажиллагааны шийдвэр гаргах хүртэл өөр өөр үүрэг хариуцлага хүлээдэг бичиг хэргийн ажилтан үргэлж эрэлттэй байдаг. Бичиг баримтын гүйлгээтэй аль ч компанид ажиллах боломжтой. Өнөөдөр хууль тогтоомжийн дагуу өмчийн хэлбэр, хэлбэрээс үл хамааран аж ахуйн нэгж бүр үйл ажиллагаа, санхүүгийн талаар зохих ёсоор бүрдүүлсэн дагалдах бичиг баримттай байх шаардлагатай бөгөөд тэдгээрийн засвар үйлчилгээг бичиг хэргийн ажилтан хариуцдаг. Тэд энэ мэргэжлээр холбогдох албан тушаалуудаас ирдэг: диспетчер-оператор, нарийн бичгийн дарга-референт,оффисын менежер эсвэл туслах албаны ажилтан. Сайн оффисын ажилтан бол зайлшгүй мэргэжилтэн бөгөөд менежерийн найдвартай туслах юм. Үүрэг нь улиг болсон бичиг цаасны ажлаас аль эрт давсан бичиг хэргийн ажилтан даргын хувийн туслах болж чадна. Энэ мэргэжлийн мэргэжилтэн нь үндсэндээ компанийн бүртгэлийг зохион байгуулах, хадгалах үүрэгтэй ажилтан юм. Ихэнхдээ тэрээр албан тасалгаанд ажилладаг бөгөөд татвар, иргэний, шүүхийн хууль тогтоомжийг дагаж мөрддөг. Жижиг фирмүүдэд бичиг хэргийн ажилтан зөвхөн бичиг баримт бөглөхөд чиглэгддэг тул ажил үүргээ дангаар гүйцэтгэдэг. Нарийн бичгийн дарга хоёр нэг хүн байж магадгүй. Мужийн томоохон компани, корпорацуудад энэ чиглэлийн хэд хэдэн ажилтан тодорхой хүрээний асуудлаар бичиг баримт боловсруулдаг.

Бичиг хэргийн ажилтны чиг үүрэг

Түүний үндсэн үүрэг бол компанийн баримт бичгийн урсгалыг хөтлөх явдал бөгөөд тэрээр:

• бүх ажил хэргийн бичиг баримт, захидлыг хүлээн авах, харилцах, ангилах, илгээх;
• ажил хэргийн захидал харилцаа;
• нь тэдгээрийг тусгай сэтгүүлд бүртгэж, онцгой чухал мэдээллийг задруулахгүй байх, түүнчлэн баримт бичгийг цаг тухайд нь, зөв гүйцэтгэхэд хяналт тавьдаг;
• удирдах болон ажил хэргийн уулзалтад шаардлагатай бүх материалыг бэлддэг;
• архивын ажлыг зохион байгуулна.

Шаардлага тавьж байна

Бичиг хэргийн ажилтан дээд боловсролтой байх ёстой (эдийн засаг, хууль эрх зүй), дунд боловсрол хангалттай байх үе байдаг. Нэр дэвшигч нь хэлээр чөлөөтэй ярьдаг, бизнесийн баримт бичиг хөтлөх үндсэн дүрмийг мэддэг байх ёстой. Энэ мэргэжил нь мэргэжилтэнээс зөвхөн мэргэжлийн ур чадвар, оюуны чадварыг шаарддаг төдийгүй үнэн зөв, зохион байгуулалт, цаг баримтлах, сайн сайхан сэтгэл гэх мэт хувийн шинж чанаруудыг шаарддаг. Бичиг хэргийн ажилтнаар ажиллах хүсэлтэй хүн урт хугацааны төвлөрөл, маш сайн ой санамж, сэтгэл зүйн тогтвортой байдал, харилцааны ур чадвар, шүүмжлэлийг бүтээлчээр хүлээн авах чадвартай байх ёстой. Ихэнх тохиолдолд нэр дэвшигчид хувийн чанар, боловсролын дипломоос гадна бусад шаардлагыг тавьдаг, жишээлбэл, гадаад хэлний мэдлэг. Өнөөдөр олон компани гадаадын аж ахуйн нэгжүүдтэй хамтран ажилладаг бөгөөд үл ойлголцол гарахаас зайлсхийхийн тулд бичиг хэргийн ажилтан нь гадаад хэлээр ярьдаг байх ёстой бөгөөд ихэнхдээ энэ нь англи хэл юм.