Нарийн бичгийн дарга ямар үүрэгтэй вэ

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:36

Нарийн бичгийн даргын ажлын хариуцлагыг тодорхой тодорхойлохын тулд яг хэн болохыг мэдэх хэрэгтэй. Эцсийн эцэст энэ байр суурийг хэд хэдэн өнцгөөс харж болно. Жишээлбэл, оффисын ажилтны хувьд нарийн бичгийн дарга-референт, тодорхой байгууллагын дарга (тэргүүн) Ерөнхий нарийн бичгийн дарга, төрийн албан хаагчийн хувьд Төрийн нарийн бичгийн дарга, дипломат хүний хувьд нарийн бичгийн дарга, даргын нарийн бичгийн даргаар алдартай. ажилтны хувьд болон бусад сонголтууд. Ихэнхдээ энэ албан тушаалд хандахдаа тухайн аж ахуйн нэгжийн захирал болон түүний бүтцийн хэлтсийн бие даасан дарга нарын даалгаврыг (даалгавар) гүйцэтгэдэг ажилтныг хэлдэг. Энэ тохиолдолд нарийн бичгийн даргын албан үүрэг нь зохион байгуулалт, техникийн асуудлыг шийдвэрлэх нэг удаагийн даалгаврыг биелүүлэх хүртэл буурсан байна.

Нарийн бичгийн дарга юу мэдэж, хийх ёстой

Өдөр бүр нарийн бичгийн дарга дараах үүргийг гүйцэтгэх ёстой:

1. Дад ажилтнуудын мэдээллийг хүлээн авч менежерт шилжүүлэх.
2. Даргатай утсаар харилцах ажлыг зохион байгуул. Түүний эзгүйдмэдээлэл хүлээн аваад дараа нь захирлын анхааралд хүргэнэ.
3. Утасны мессежийг хүлээн авч бүртгэл хөтлөх.
4. Даргын хэвийн ажиллах нөхцөлийг бүрдүүлэх: бичиг хэрэг, албан тасалгааны хэрэгслийн хэрэгцээг хянах.
5. Үйлдвэрлэлийн хурал, уулзалт зохион байгуулахад туслах. Үйл явдлын огноо, газар, цагийг оролцогчдод мэдэгдэх. Шаардлагатай материалыг цуглуулж, ирсэн хүмүүсийн ирцийг баталгаажуулж, хурлын тэмдэглэл хөтөл.
6. Аж ахуйн нэгжийн оффисын ажлыг гүйцэтгэх. Үүнийг хийхийн тулд нарийн бичгийн дарга нь ирж буй захидал харилцааг хүлээн авч, системчилж, удирдлагад хэлэлцүүлэхээр өгөх ёстой. Дараа нь ногдуулсан визний үндсэн дээр гарын үсгийн эсрэг бичиг баримтыг гүйцэтгэгчид шилжүүлнэ. Нарийн бичгийн даргын үүрэгт тэдгээрийн хэрэгжилтийн явц, хугацаа, үр дүнд хяналт тавих зэрэг орно.
7. Баримт бичгийг хэвлэх, хуулбарлах.
8. Компанийн даргад ирсэн зочдыг хүлээн авах ажлыг зохион байгуулж, боломжтой бол асуудлыг түргэн шуурхай шийдвэрлэх нөхцөлийг бүрдүүлэх.

Нарийн бичгийн даргын эдгээр энгийн мэт санагдах даалгавруудыг гүйцэтгэхийн тулд ажилтан дараахь зүйлийг мэдэж байх ёстой:

• аж ахуйн нэгж, түүний бүтцийн хэлтсийн удирдлагын бүхэл бүтэн бүрэлдэхүүн;
• аж ахуйн нэгжийн дүрэм, боловсон хүчин, бүтэц, түүний танилцуулга, хөгжлийн хэтийн төлөв, мэргэшил;
• албан хэрэг хөтлөлтийг зохих ёсоор хөтлөх норматив баримт бичиг;
• оффисын тоног төхөөрөмж, харилцаа холбооны хэрэгслийг ашиглах дүрэм;
• VTR, OT, галын аюулгүй байдал, үйлдвэрлэлийн ариун цэврийн дүрэм;
• Ажил дээрх хөдөлмөр зохион байгуулалтын дүрэмбайршил;
• норматив, эрх зүйн акт, тушаал, тогтоол, тушаал, гүйцэтгэлийн төлөвлөлт, нягтлан бодох бүртгэл, чанарын удирдлага.

Бичиг хэргийн онцлог

Хэрэв бид илүү нарийн, нарийн мэргэшлийн тухай ярьж байгаа бол нөхцөл байдал арай өөр байна. Жишээлбэл, нарийн бичгийн дарга нарын үүргийг авч үзье. Албан тушаалын гарчиг нь гүйцэтгэх ажлын талыг тодорхой зааж өгдөг. Ихэвчлэн аж ахуйн нэгж бүр ажлын байрны тодорхойлолттой байдаг бөгөөд энэ нь албан хэрэг хөтлөлтийн мэргэжилтний үйл ажиллагааны чиглэлийг зааж өгдөг. Хэрэв ийм заавар байхгүй бол үүнийг бүтээх нь дээр. Үүнийг хийхийн тулд та ойролцоогоор дээжийг агуулсан мэргэшлийн гарын авлагыг ашиглах хэрэгтэй. Үүний дараа стандарт хувилбар нь онцлог, дотоод онцлогийг харгалзан тодорхой байгууллагатай холбоотой эцсийн байдлаар боловсруулагдах ёстой. Ер нь нарийн бичгийн даргын үүрэгт 3 үндсэн чиглэлийг тодорхой зааж өгөх ёстой:

1. Захидал захидалтай ажиллах. Хүлээн авах, орчин үеийн аргаар боловсруулж, цаг тухайд нь илгээх.
2. Дотоод бичиг баримтыг засаарай.
3. Баримт бичгийг бүртгэх, нягтлан бодох бүртгэл хөтлөх, архивт хадгалуулахаар шилжүүлэх.

Референтийн ажлын онцлог

Зарим аж ахуйн нэгжүүдэд ийм албан тушаалыг төрд нэвтрүүлсэн бөгөөд үүнд "лавлах ширээ" -ээс "захиралын туслах" хүртэл өргөн хүрээний үүрэг багтдаг. Ийм мэргэжилтэнөргөн хүрээний мэдлэгтэй, нөхцөл байдлыг сайн эзэмшсэн байх ёстой. Бүрэн эрх нэмэгдсэнтэй холбоотойгоор референт нарийн бичгийн даргын үүрэг бага зэрэг өргөжсөн. Ерөнхийдөө энэ бол нарийн бичгийн даргын ердийн ажил боловч "референт" гэсэн үг нь стандарт жагсаалтад зарим нэмэлтүүдийг оруулдаг. Ялангуяа нарийн бичгийн даргын туслах нь тодорхой асуудлаар зочдыг бие даан хүлээн авах боломжтой. Тодорхой мэдээлэлтэй бол тэрээр бие даан шийдвэр гаргах чадвартай. Үүнээс гадна референт нь байгууллагын (аж ахуйн нэгжийн) эдийн засгийн үйл ажиллагааны талаархи даргын хариуцлагатай зааврыг гүйцэтгэдэг. Заримдаа туслах нарийн бичгийн дарга боловсон хүчний бүртгэлийн менежментийг хариуцдаг. Энэ нь зөвхөн нийт ажлын хэмжээ танд нэмэлт үүрэг гүйцэтгэх боломжийг олгосон үед л хийгддэг.