Чанарын гарын авлага боловсруулах: боловсруулах журам, онцлог, нөхцөл, шаардлага

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Чанарын менежмент, чанарын гарын авлага боловсруулах - өнөөдөр эдгээр нь үзүүлж буй бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанарын удирдлагын тогтолцооны хамгийн чухал ажил юм. Энэ асуудлыг илүү нарийвчлан шинжилж, бүх талыг тусад нь авч үзэхийг зөвлөж байна.

Баримт бичгийг боловсруулах арга барилыг сонгох

Ямар нэг байдлаар байгууллагын чанарын гарын авлагыг боловсруулахын өмнө тодорхой арга барилыг сонгох хэрэгтэй. Өөрөөр хэлбэл, та баримт бичигт ямар цэгүүдийг тайлбарлах нь зүйтэй, аль нь болохгүй байгааг олж мэдэх хэрэгтэй. Аливаа компанийн ажилтнууд энэхүү "лавлах ном" -ыг мэргэжлийн үйл ажиллагаандаа ашиглах ёстой тул үүнийг бий болгохдоо энэ хүчин зүйлийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Чанарын удирдлагын гарын авлагыг үр дүнтэй, үр дүнтэй болгохын тулд хэрхэн боловсруулах ажлыг хэрхэн зохион байгуулах вэ?

Аливаа баримт бичиг үр дүнтэй байхын тулд ойлгомжтой, цогц байх ёстой гэдгийг ойлгох ёстой. Тэр ёстойхэрэглэхэд тохиромжтой байх. Тийм ч учраас чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа дүрмээр бол бүтцийн чанарын удирдлагын тогтолцооны талаархи бүх үндсэн мэдээллийг багтаасан гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Шаардлагатай бол нэмэлт баримт бичгийн холбоосууд хамааралтай болно. Үзүүлэнгийн энгийн байдал, ойлгомжтой байдал нь гарын авлагыг чанарын чиглэлээр ажилладаг мэргэжилтнүүд болон компанийн бусад ажилтнуудад ашиглах боломжийг олгодог. Чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа ашиглахад хялбар байх нь ажилчид энэ баримт бичигт илүү олон удаа ханддаг бөгөөд хамтран ажиллагсадаараа дамжуулан эсвэл бие даан шийдлийг хайхгүй байхыг баталгаажуулдаг.

Удирдамж боловсруулах үндсэн шаардлага нь бүрэн дүүрэн байх

Лаборатори, үйлдвэрлэлийн үйлдвэр эсвэл бусад компанид чанарын гарын авлага боловсруулах зөвлөмжид танилцуулсан материалын бүрэн байдлыг багтаасан болно. Энэ шаардлага нь хамгийн хэцүү зүйлүүдийн нэг юм шиг санагдаж байна. Гэхдээ та айх ёсгүй. Аз болоход, бидний хувьд нарийн төвөгтэй замыг аль хэдийн туулсан, учир нь одоогоор ISO чанарын удирдлагын стандартууд байдаг. Эдгээр нь аж ахуйн нэгжийн чанарын удирдлагын тогтолцоо ямар элементүүдээс бүрдэх ёстойг тодорхойлсон тодорхой зохицуулалт юм. Нэмж дурдахад стандартууд нь энэ систем хэрхэн бүтээгдсэн, хэрхэн ажиллах ёстойг гайхах хэрэггүй.

Чанарын удирдлагын гарын авлагыг боловсруулахдаа баримт бичгийн гол хэсэг нь бүтцийн зорилгын тодорхойлолт гэдгийг мэдэх хэрэгтэй.чанарын талбар. Өөрөөр хэлбэл, тухайн компани тодорхой хугацаанд хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж буй санаануудыг ярьж байна. Хөгжүүлэгчийн тодорхойлсон зорилгод хүрэх нь чанарын чиглэлээр тавигдах шаардлагыг чадварлаг биелүүлсэнтэй холбоотой юм. Тиймээс, аж ахуйн нэгжийн чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа эдгээр шаардлага тус бүрийг энэ бүтцэд тусад нь хэрхэн хэрэгжүүлж байгааг тодруулах нь зүйтэй. Ихэвчлэн шаардлагын гарчиг нь тухайн баримт бичгийн хэсгүүдийн гарчиг юм. Гарын авлагыг бэлтгэх явцад хэсгүүдийн дугаарлалтын талаар өөрийн төсөөлөлдөө чөлөөтэй хандах ёсгүй гэдгийг нэмж хэлэх хэрэгтэй. Чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа стандартад батлагдсан дугаарлалтаас хазайх нь утгагүй юм. Зөвхөн дараа нь эцсийн баримт бичиг нь компанийн ажилчид болон хөндлөнгийн аудиторуудад ойлгомжтой, танигдахуйц байх болно.

Аж ахуйн нэгжид стандартын шаардлагыг хангах үүрэг ихэвчлэн тодорхой хүмүүс байдаг гэдгийг санах нь зүйтэй. Үүний дагуу эдгээр албан тушаалтнуудыг чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа, тухайлбал хувь хүний шаардлагыг тайлбарласны дараа зааж өгөх ёстой. Баримт бичигт дурдсан үйл ажиллагааг удирдаж буй үйл явцын эзэд болон тодорхой албан тушаалтнууд хоёулаа хариуцлага хүлээх боломжтой.

Удирдамж боловсруулахад тавигдах шаардлага бол ойлгомжтой байх

Лаборатори, үйлдвэрийн болон бусад байгууламжийн чанарын гарын авлагыг боловсруулахдаа хэд хэдэн шаардлагыг харгалзан үзэх нь чухал. Танилцуулгын бүрэн гүйцэд байдлаас гадна чухал үүрэг гүйцэтгэдэгматериалын талаархи ойлголт. Ямар нэг байдлаар удирдлага нь компанид болж буй үйл явц, тэдгээрийн харилцан үйлчлэлийн талаархи санааг бий болгох ёстой. Энэ нь стандартын шаардлагыг хангах үүднээс хийгдсэн.

Тиймээс, хэрэв хэрэгжүүлэх нь стандартын тодорхой шаардлагыг хангасан тодорхой үйл явц байгаа бол баримт бичигт зөвхөн процессыг төдийгүй түүний эзэмшигчийг зааж өгөх шаардлагатай. Хэрэв үйл явц гэж тодорхойлогдоогүй үйл ажиллагаанд тавигдах шаардлагыг хангасан бол энэ үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх зааварчилгаа, учир шалтгааны тайлбар бүхий баримтжуулсан журмыг зааж өгөх ёстой.

Шинэ шаардлагын чанарын гарын авлагыг бүрдүүлэхдээ дүрмээр бол эдгээр шаардлагыг биелүүлэхийн тулд нэмэлт баримт бичиг шаардлагатай гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Эдгээр нь жишээлбэл, хариуцах хүмүүсийн бүрэлдэхүүн, үйл явцын үе шатыг тодорхойлсон үйл явцын дүрэм журам юм. Эдгээр баримт бичгийн лавлагаа нь гарын авлагад заавал байх ёстой гэдгийг мэдэх нь чухал юм. Эдгээр үйл ажиллагааг хэрэгжүүлсний үр дүнд аливаа ажилтан чанарын стандартын шаардлага, энэ чиглэлээр холбогдох зорилгыг хэрэгжүүлэхийн тулд түүнээс юу хүлээж байгааг эхний уншилтаас ойлгох ёстой. Ажилтан дор хаяж ажлын байрандаа эдгээр зорилгодоо хүрэх арга замууд юу болохыг санаж байх ёстой. Чанарын гарын авлага боловсруулах талаархи эдгээр зөвлөмжийг хэрэгжүүлснээр үзүүлж буй бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанарын параметрүүдийг удирдах үйл явцад байгууллагын бүх ажилчдыг татан оролцуулах боломжтой болно.

Хэрэглэхэд хялбаргарын авлага

Лаборатори, үйлдвэрлэлийн аж ахуйн нэгж эсвэл бусад бүтцийн чанарын гарын авлага боловсруулахад тавигдах бас нэг чухал шаардлага бол ашиглахад хялбар байдал юм. Хамгийн хүчирхэг машин дээр ч гэсэн та хол явж чадахгүй, жолооны хүрд нь их биенд суулгасан бол огт явах боломжгүй гэдэгтэй маргах боломжгүй юм. Багажны самбарыг бүх төрлийн хоёрдогч мэдрэгчээр хэт ачаалснаар жолооч сонирхолтой үзүүлэлтүүдийг уншихын тулд үндсэн үйл явцаасаа сатаарч эхэлнэ.

ISO чанарын гарын авлагын жишээ

Тухайн жишээн дээр гарын авлага болон түүний стандарт хэсгүүдийг авч үзэх нь ашигтай байх болно. Үүний тулд бид туршилтын лаборатори авна. Баримт бичгийн эхний хэсэг нь танилцуулга юм. Энэ нь:

• бүтцийн нэр бүрэн болон товчилсон хэлбэрээр;
• баримт бичгийн нэр, регистрийн дугаарыг зааж өгөх шаардлагатай лабораторийн үйл ажиллагааны зохицуулалт;
• хуулийн этгээдийн байршил, та шуудангийн болон хуулийн хаягийг хоёуланг нь зааж өгөх шаардлагатай;
• холбоо барих мэдээлэл (имэйл, утасны дугаар);
• компанийн зохион байгуулалтын бүтэц, үүнийг дүрэм ёсоор үндсэн баримт бичгийн хавсралтаас харж болно.

Дашрамд хэлэхэд, зохион байгуулалтын бүтцийг бүдүүвчээр харуулах нь дээр.

Хэрэглэх хүрээ

Танилцуулсны дараа чанарын гарын авлага боловсруулах явцадтуршилтын лабораторид хамрах хүрээг зааж өгөх нь чухал. Энэ сэдвийг тусдаа хэсэгт, ихэвчлэн дараалан эхнийх нь авч үзнэ. Жишээ нь:

1. Энэхүү баримт бичиг нь судалгааны лабораторид чанарын тогтолцооны үйл ажиллагааг хангах чанарын удирдлагын бодлого, үндсэн зарчим, туршлагыг харуулсан болно.
2. Гарын авлагыг нэг буюу өөр ажилтан боловсруулж, судалгааны төвийн захирал гарын үсэг зурж, мөн байгууллагын удирдлага баталж, хуулийн этгээдийн тамга тэмдгээр баталгаажуулна.
3. Чанарын тогтолцоог өндөр түвшинд, үр дүнтэй байлгах, засч залруулах арга хэмжээг цаг тухайд нь авах зорилгоор хуулийн этгээд өөрчлөгдсөн, өөрчлөн байгуулагдсан тохиолдолд гарын авлагыг хянаж, нэмэлт, өөрчлөлт оруулах, түүнчлэн бүтцийн магадлан итгэмжлэлийн хамрах хүрээг өөрчлөх, чанарын тогтолцоог сайжруулах тохиолдолд.
4. Энэ баримт бичгийг зарим улсын хууль тогтоомжийн шаардлагад нийцүүлэн эмхэтгэсэн.
5. Чанарын удирдлагын тогтолцооны хамрах хүрээ нь лабораторийн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх бүх цэгүүдэд хамаарна.

Норматив лавлагаа

Тухайн баримт бичгийн хоёр дахь хэсэг нь ихэвчлэн норматив лавлагаа агуулсан байдаг. Чанарын гарын авлагыг бэлтгэхэд ашигласан бүх хууль тогтоомж, дүрэм журам, лавлах ном, бусад эх сурвалжийг тодорхой, дэлгэрэнгүй тайлбарлаж, тэмдэглэсэн байх ёстой гэдгийг анхаарах нь чухал юм. Цаашилбал, бүх нэр томъёо, тодорхойлолтыг тайлбарласан гарын авлагын гурав дахь хэсэгтэй танилцахыг зөвлөж байна.ажилд ашигласан.

Нэр томъёо, тодорхойлолт

Энэ хэсэг нэлээд том тул лабораторийнхоо тодорхой жишээн дээр авч үзье. Энэхүү баримт бичигт дараах нэр томъёо, тодорхойлолтыг хэрэглэнэ:

• Магадлан итгэмжлэл гэдэг нь хуулийн этгээд, хувиараа бизнес эрхлэгч тодорхой шалгуурт нийцэж байгааг нотлох баримт юм.
• Бүртгэлийн хуулбар (өөрөөр хэлбэл магадлан итгэмжлэлийн гэрчилгээ) нь магадлан итгэмжлэлийн чиглэлээр төрийн мэдээллийн системийн хэрэгслийг ашиглан автоматаар бүрдүүлсэн баримт бичиг юм. Энэ нь үйл ажиллагааны тодорхой чиглэлээр магадлан итгэмжлэгдсэнийг баталгаажуулсан гэрчилгээ юм.
• Чанар гэдэг нь тухайн объектод хамаарах шинж чанаруудын багц юм. Ихэвчлэн эдгээр шинж чанарууд нь тухайн байгууламжийн анх бий болсон хэрэгцээг хангах чадварыг илэрхийлдэг.
• QCA буюу тоон химийн шинжилгээ нь дээжийн нэг буюу хэд хэдэн бүрэлдэхүүн хэсгийн агуулгыг физик болон химийн аргаар иш татсан туршилтаар бий болгосон тоон тодорхойлолт юм.
• Шинжилгээний арга нь тусгайлан тодорхойлсон үйлдлүүдийн иж бүрдэл бөгөөд үүнийг хэрэгжүүлснээр тогтоосон нарийвчлалын үзүүлэлтүүдээр CCI-ийн үр дүнг гаргахад хүргэдэг.
• Аудит буюу дотоод хяналт гэдэг нь өмнө нь тохиролцсон аудитын шалгуурыг хэр хангасан эсэхийг тогтоох зорилгоор аудитын үр дүнг олж авах, тэдгээрийн үр дүнг бодитойгоор үнэлэх баримтжуулсан, бие даасан, системтэй үйл явц юм.
• Аудитын программ ньтодорхой хугацаанд хийхээр төлөвлөгдсөн, үндсэндээ тавьсан зорилгодоо хүрэхэд чиглэгдсэн нэг буюу хэд хэдэн аудитын аудитын тогтоосон шалгууруудын багц.
• Аудитын шалгуур нь лавлагаа болгон ашигладаг шаардлага, журам, бодлогын багц юм. Аудитын шалгуурыг аудитын нотлох баримттай нийцүүлэхэд ашигладаг гэдгийг анхаарах нь чухал.
• Аудитор гэдэг нь аудит хийх хувийн шинж чанар, ур чадвараа харуулсан хүнийг хэлнэ.
• Аудитын баг – аудитад оролцож буй нэг буюу хэд хэдэн аудитор.

Нэр томьёо, тодорхойлолтын жагсаалтыг үргэлжлүүлж болох боловч энэ өгүүллийн гол зорилго нь гарын авлагын хэсэг бүрт нийтлэгдсэн материалын утга, мөн чанарыг тодруулах явдал тул дараагийн зүйл рүү шилжихийг зөвлөж байна. догол мөр.

Лабораторийн чанарын удирдлагын шаардлага

Энэ догол мөр нь хэлэлцэж буй баримт бичгийн эцсийн хэсэг юм. Гэсэн хэдий ч энэ нь хамгийн мэдээлэл сайтай юм. Эхлэхийн тулд энд эхний хэсэгт байгаа шиг лабораторийн нэрийг зааж өгөх шаардлагатай бөгөөд дараа нь бүтцийн удирдлагын талаархи мэдээллийг өгөх шаардлагатай, тухайлбал та судалгааны төвийн дарга эсвэл чанарын албан тушаалыг тайлбарлах хэрэгтэй. менежер, хэнд тайлагнадаг. Үүний дараа албан тушаал, холбогдох мэргэжлийн хариуцлага бүхий байгууллагын бүтэц, удирдлагын боловсон хүчнийг тодорхойлох нь зүйтэй. Үүнээс гадна үүнийг санах нь чухал юморлуулах замууд, өөрөөр хэлбэл лабораторийн янз бүрийн хэлтсийн орлогч дарга нар. Дараа нь: тухай ярина уу

• Чанарын удирдлагын тогтолцооны ажилтныг хариуцна. Зөвхөн түүний албан тушаалыг төдийгүй ажилд авах захиалгын өгөгдлийг зааж өгөх шаардлагатай.
• ЧМС-ийн хэрэгжилт ба түүний үйл ажиллагааны үндэс.
• Эрдэм шинжилгээний төвийн ажилтны үүрэг, эрх, хариуцлагыг судалгааны төвийн ажилтнуудын хооронд хуваарилах зэрэг чанарын чиглэлээрх үүрэг, эрх мэдэл.
• Бүтцийн үйл ажиллагааны журам.
• Зөв судалгааны төв.
• Нууцлалын бодлого, тэр ч байтугай гуравдагч этгээдээс авсан.
• Лабораторид зохион байгуулж буй үйл ажиллагаанд удирдлагын хариуцлага.
• Ямар ч тохиолдолд хэрэглэгчийн өмч болох зохицуулалт, техникийн баримт бичгийн багц. Тиймээс, лабораторийн ажил дууссаны дараа энэхүү баримт бичгийг судалгааны төвд үлдээх эсвэл урьдчилан тохиролцсоны үндсэн дээр үйлчлүүлэгчид буцааж өгнө.
• Гүйцэтгэсэн ажлын үр дүн болон зөвхөн ажлын хөлсийг төлсний дараа захиалагчийн өмч болж байгаа баримт бичиг.

Өөр юу?

Дээрх зүйлээс гадна лабораторийн төвтэй холбоотой "Шаардлага" хэсэгт та дараах зүйлийг зааж өгөх ёстой:

• Хэмжилтийг хэрэгжүүлэх туслан гүйцэтгэгч гэрээ байгуулах. Энэхүү процедурын зорилго нь чанарын туршилтын үр дүнг баталгаажуулах явдал гэдгийг нэмж хэлэх хэрэгтэйхэрэгжүүлэхэд туслан гүйцэтгэгч бүтэц оролцож байгаа тохиолдолд. Ямар нэг байдлаар туслан гүйцэтгэгч байгууллагын хийж байгаа ажлыг судалгааны лаборатори бүрэн хариуцна.
• Зөвшөөрөгдсөн шаардлага хангаагүй тесттэй холбоотой ажлыг удирдах.

Гарын авлагын бүх хэсгийг судалгааны төвийн жишээн дээр тайлбарлаж, өнөөдөр баримт бичигт тавигдах бүх шаардлагуудад нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийсний дараа зарим дүгнэлтийг хийхийг зөвлөж байна.

Гол зүйл бол үзүүлж буй бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанарыг баталгаажуулах, сайжруулах чиглэлээр явуулж буй бүх үйл явцыг баримтжуулах хэрэгцээ юм. Мөн баримтжуулсан үйл явцын нэг хэсэг болох баримт бичгийн менежментийн асуудлыг ерөнхийд нь зохицуулсан баримт бичигтэй байх нь чухал.