Төслийн төлөвлөлт нь Үйл явцын үе шат ба онцлог, төлөвлөгөө боловсруулах, бэлтгэх

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Төлөвлөлтийн явцад байгууллагын хэтийн зорилгод хүрэхийн тулд чанарын болон тоон шийдвэрүүдийг гаргадаг. Түүнээс гадна ийм ажлын явцад оновчтой замыг нарийн тодорхойлох боломжтой. Төслийн төлөвлөлт гэдэг нь тухайн байгууллагыг хөгжүүлэх тодорхой схемийг боловсруулах явдал юм. Энэ нь бүх нарийн ширийн зүйлийг сайтар бодож, асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг сонгох, зорилгодоо хүрэх боломжийг олгодог. Ийм ажил хэрхэн явагддаг талаар дараа хэлэлцэх болно.

Цагийн товлох

Төсөл төлөвлөлт нь бизнесийн удирдлагын чухал үйл явц юм. Энэ нь маш чухал бөгөөд өнөөдөр бараг бүх компани энэ ажлыг гүйцэтгэдэг. Үүнд цаг хугацаа, нөөц шаардлагатай ч үр дүнгээ өгнө.

Төлөвлөлтийн чанараас төслийн менежмент хүртэлтэдгээрийн цаашдын хэрэгжилтээс хамаарна. Ийм журмын явцад санаачилга явуулж, дүрэм, оролцогчдын бүртгэлийг баталж, цаашдын хөгжлийн стратегийн чиглэлийг сонгодог.

Эхлээд үндсэн үйлдлүүдийн дарааллыг гаргана. Тэднийг баталсны дараа дэлгэрэнгүй мэдээллийг боловсруулсан болно.

Ирээдүйн төслийн үзэл баримтлал, түүний явцын үндсэн үе шатуудыг тодорхойлсны дараа удирдлага нь түүний бүх үе шатыг залруулж, тавьсан зорилгодоо хүрэх хамгийн сайн арга замыг сонгох боломжтой болно.

Төсөл төлөвлөлт нь менежментийн чухал үйл явц юм. Энэ нь хөгжлийн зам дахь хөдөлгөөнийг цаг тухайд нь засах, дараа нь хянах боломжийг олгодог. Бодит үзүүлэлтүүдийг төлөвлөсөн үзүүлэлтүүдтэй харьцуулж, төлөвлөсөн ажлуудын хэрэгжилтийн түвшинг харуулдаг. Хяналтын явцад гадаад, дотоод эх сурвалжаас байнга шинэчлэгдэж байгаа мэдээллийг харгалзан үздэг. Төлөвлөгөөнд заасан нөхцөл, нөхцөл, үзүүлэлтүүд нь бодит нөхцөл байдалтай тохирч байх ёстой тул өөрчлөх боломжтой.

Төлөвлөлт нь төслийн удирдлагын бүх үйл явцад шууд нөлөөлдөг. Тиймээс байгууллага бүр л хийдэг. Үйлдлүүдийн тодорхой дараалал байхгүй бол юу ч удирдах боломжгүй. Эдгээр үе шатууд нь зорилгодоо хүрэхэд хүргэдэг зорилтууд юм. Хэрэв ямар нэг зүйл төлөвлөсний дагуу буруу болж эхэлбэл менежер ийм үзэгдлийн шалтгааныг тодорхойлж, тухайн нөхцөл байдалд зөв арга хэмжээ авах шийдвэр гаргадаг.

Төлөвлөлтийн үйл явц нь төслийн амьдралын мөчлөгийн эхний үе шат юм. Үүнгүйгээр энэ нь боломжгүй юмхүссэн үр дүндээ хүрнэ үү.

Төлөвлөлт хийх ажил

Төслийн зорилгыг төлөвлөх нь алхмууд шиг зорилгоо биелүүлэхэд хүргэдэг даалгаврын тогтолцоог боловсруулах явдал юм. Үзүүлсэн ажил нь сонгосон төрлийн үйл ажиллагаа нь ашиг авчрах эсэхийг ажил эхлэхээс өмнө тодорхойлох боломжийг олгодог. Хөрөнгө оруулагч бүр хөрөнгөө хамгийн ашигтай, ашигтай төсөлд оруулахыг эрмэлздэг. Төлөвлөлтийн явцад ирээдүйн үйл ажиллагааны үндсэн үзүүлэлт, үр дүнг тоймлон гаргаж, түүнд хүрэх хангалттай, бодитой арга замыг сонгох боломжтой.

Бүтээмжтэй байхын тулд байгууллага олон төрлийн сорилтыг шийдвэрлэх шаардлагатай. Тооцооллын явцад ийм үйл ажиллагааны үр дүн сөрөг (компани алдагдал хүлээх болно), хангалттай өндөр биш бол энэ үзэгдлийн шалтгааныг тодорхойлох шаардлагатай. Тодорхой зохицуулалт хийснээр төслийн үр нөлөөг нэмэгдүүлэх боломжтой. Даалгавруудыг хэрэгжүүлэх үе шат бүрт нэмэлт, өөрчлөлт оруулах боломжтой. Тэдгээр нь дараах байдалтай байж болно:

• Загварын зорилгыг (эсвэл зорилгыг) нарийвчлан гаргах, тодруулах, үйл явдлын хүссэн үр дүнг тодорхойлох.
• Цаашид хийх ажлын цар хүрээ, бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох.
• Үе шат бүрийн цагийг тооцоол.
• Төслийн төсвийн зардлыг тооцоол.
• Хуваарь гаргаж, үе шат бүрийн төсвийг тооцоол.
• Нөөцийн хэрэгцээг тодорхойлсон. Тооцооллыг төслийн үе шат тус бүр болон энэ чиглэлийн байгууллагын үйл ажиллагааг бүхэлд нь авч үздэг.
• Логистикийн төлөвлөгөө хийгдэж байна.
• Эрсдлийн үнэлгээ хийгдэж, аюултай нөхцөл байдлын үед зөв хариу арга хэмжээ авах арга зүйг бий болгож байна.
• Арга хэмжээний дэлгэрэнгүйг хөрөнгө оруулагчид дэлгэрэнгүй тайлбарласан болно.
• Дэлгэрэнгүй мэдээллийг процессын бүх оролцогчидтой тохиролцсон.
• Ажил гүйцэтгэх, өгсөн үүрэг даалгаврыг биелүүлэх хариуцлагыг гүйцэтгэгч, менежерийн хооронд хуваарилдаг.
• Төлөвлөсөн харилцан үйлчлэл болон удирдлагын төлөвлөлтийн журмыг тодорхойлж байна.

Төслийн удирдлага болон төслийн төлөвлөлт нь хоорондоо нягт холбоотой. Зөвхөн тохиролцсон хугацаандаа тавьсан даалгаврыг тууштай, бүрэн гүйцэд биелүүлэх нь компанийн үйл ажиллагааны явцад ашиг олох, зорилгодоо хүрэх баталгаа болно.

Үндсэн процесс

Төслийн төлөвлөлтийг зохион байгуулах явцад заавал болон нэмэлт хэд хэдэн үйлдлийг гүйцэтгэдэг. Байгууллагын үйл ажиллагаанаас үл хамааран тэдгээрийг ерөнхий стратегийн алсын харааг бий болгоход ашигладаг. Заавал хийх процессуудад дараах зүйлс орно:

• Бүх төлөвлөсөн ажлуудын тайлбар ба нэмэлт баримт бичиг, төслийн агуулгын.
• Төслийн үндсэн үе шатуудын тодорхойлолт, тэдгээрийн дараагийн нарийвчилсан мэдээлэл.
• Тооцоолсон тооцоолол хийж байна. Төслийг дуусгахад шаардагдах бүх нөөцийн нийт зардлыг тооцсон.
• Алхам алхмаар үйл ажиллагааны төлөвлөгөө гаргах, түүнийг хэрэгжүүлснээр зорилгодоо хүрэх болно.
• Ажлын дарааллыг тайлбарлана.
• Техникийн шинж чанартай хамаарал, түүнчлэн гүйцэтгэсэн ажлын хязгаарлалт.
• Шаардлагатай хугацааны тооцооажлын үе шат бүрийг дуусгах, үйлдвэрлэлийн мөчлөгийн үе шат бүрт шаардагдах хөдөлмөрийн зардал болон бусад нөөцийг тодорхойлох.
• Нөөцийн төрөл, багц, мөн эзлэхүүнийг тодорхойлох.
• Хэрэв нөөц хязгаарлагдмал бол ажлын бодит цагийг зааж өгнө.
• Ажлын төрөл тус бүрээр төсөв гаргаж, тооцоолсон зардлыг холбоно уу.
• Дууссан төлөвлөгөө үүсгэх.
• Зураг төсөл боловсруулах явцад бусад судалгааны ажлын үр дүнг цуглуулах, төлөвлөсөн үнэ цэнийн зураглалыг нэг баримт бичигт оруулах.

Төслийг төлөвлөх, боловсруулах явцад эдгээр үйлдлийг заавал хийх ёстой.

Туслах журам

Төсөл хэрэгжүүлэх төлөвлөлтийн явцад зарим процесс шаардлагагүй байж болно. Зөвхөн хэрэгцээ гарахад л менежер тэднийг ерөнхий жагсаалтад оруулдаг. Эдгээр туслах процессуудад дараахь зүйлс орно:

• Чанарын стандартыг төлөвлөх, тэдгээрийн зөвшөөрөгдөх дээд хэмжээг тогтоох. Бэлэн бүтээгдэхүүний шинж чанарын шаардлагатай түвшинд хүрэх арга замыг мөн хэлэлцсэн.
• Төслийн бүх оролцогчдын дунд функциональ чадамж, үүрэг хариуцлага, захирамжийг хуваарилахыг илэрхийлдэг зохион байгуулалтын салбарын төлөвлөлт.
• Үйл ажиллагаа нь төслийг аль болох хурдан хэрэгжүүлэх боломжийг олгох зохих түвшний мэргэшил, ажлын туршлагатай боловсон хүчнийг сонгох. Зарим тохиолдолд сайн зохицуулалттай багаар ажиллах шаардлагатай болдог.
• Гишүүдийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд харилцаа холбоог бий болгонохэрэгтэй мэдээллээр төсөл.
• Төслийн эрсдэлийн төрлийг тодорхойлох, тэдгээрийн үнэлгээ, баримтжуулалт. Энэ нь төлөвлөлтийн үе шатанд ч гэсэн тодорхой бус байдлыг тодорхойлж, арилгах, төсөлд үзүүлэх нөлөөллийн түвшинг үнэлэх боломжийг олгоно. Энэ үе шатанд сонгосон стратегийг хэрэгжүүлэх явцад нөхцөл байдлын хөгжлийн таатай ба таагүй хувилбаруудыг тооцдог.
• Логистикийн журмыг төлөвлөх. Гадны байгууллагаас ямар түүхий эд, бусад шаардлагатай материал, нөөцийг ямар хэмжээгээр авах, ямар давтамжтайгаар нийлүүлэх зэргийг нарийн зааж өгсөн.

Төслийн үйл явцыг төлөвлөх явцад бусад үйл ажиллагаа шаардлагатай байж болно. Энэ нь тухайн байгууллага ажлаа хийх явцад ямар зорилго тавьж байгаагаас хамаарна.

Төлөвлөлт хийх алхам

Төсөл төлөвлөлтийн үндсэн 4 үе шат байдаг. Тэднийг Booz Allen & Hamilton зөвлөх компани санал болгосон.

Стандарт төлөвлөлтийн загвар нь дараах байдалтай байна:

1-р шат. Зорилгоо бүрдүүлэх

Хоёр төрлийн зорилго тавьсан. Тэд албан ёсны эсвэл бодит байж болно. Эхний тохиолдолд төслийн ашиг тусыг тодорхойлох шалгуурыг тавьдаг. Албан ёсны зорилго нь менежерүүдийн урам зоригоос үүсдэг. Бодит зорилго бол албан ёсны зорилгодоо хүрэх арга зам юм.

Алхам 2. Асуудлын шинжилгээ

Төлөвлөлтийн энэ үе шатанд байгууллагын бодит байдал тодорхойлогддог. Дараа нь түүний ирээдүйн төлөв байдлын талаархи урьдчилсан мэдээг гаргадаг. Дараа ньУрьдчилан таамаглах шинжилгээний үр дүнгийн эсрэг зорилгын системүүд байгаа тул одоо байгаа асуудлуудыг тодорхойлох ажлыг гүйцэтгэдэг. Энэ нь асуудлыг эцэст нь зохион байгуулах боломжийг олгодог.

3-р шат. Өөр хувилбар хайх

Эдгээр нь бие биенээ үгүйсгэдэг шийдлүүд юм.

4-р шат. Хувилбаруудын үнэлгээ

Одоо байгаа хувилбар бүрийн хүлээн зөвшөөрөгдөх байдлыг тодорхойлсон. Шийдвэр бүрийн үр нөлөө, эрсдлийн зэрэглэлийг үнэлсний дараа зохих шийдвэр гаргана. Оновчтой хувилбар нь практикт хэрэгжих боломжтой төдийгүй хууль ёсны байх ёстой бөгөөд ингэснээр зорилгодоо аль болох ойртох боломжийг олгоно. Үүний зэрэгцээ одоо байгаа цаг хугацаа, нөөц гэх мэт хязгаарлалтуудыг харгалзан үзнэ.

Нутаг дэвсгэр, үйлдвэрлэлийн болон бусад төрлийн төлөвлөлтийн төсөл зохиохдоо ирээдүйд бодит үр дүнг төлөвлөсөн үр дүнтэй харьцуулахын тулд үүнийг хэрэгжүүлэхээ мартуузай. Энэ нь танд нийтлэг зорилгод хүрэх ахиц дэвшлийг удирдах, зохих зохицуулалтыг цаг тухайд нь хийх боломжийг олгоно.

Хуваарь

Төслийн хуваарь нь арай өөр схем дээр суурилж байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ нь 5 үндсэн үе шатыг онцолсон:

1. Ажлыг тодорхойлж, жагсаалт болгон бичих. Зарим тохиолдолд менежерүүд бүх үйл явцыг нэг дор жагсаадаггүйгээс алдаа гаргадаг. Энэ үзэгдлийг арилгахын тулд удахгүй хийх ажлыг тодорхойлохдоо дараалсан задралын аргыг хэрэглэхийг зөвлөж байна.
2. Сонгосон албан тушаал бүрийн дараалал, үргэлжлэх хугацааг тодорхойлсон. -аас хамаарнаудахгүй хийх ажлын технологийн онцлог. Үүний тулд задралын техникийг бас ашигладаг бөгөөд энэ нь шинжээчийн үнэлгээгээр нэмэгддэг. Энэ нь үйл ажиллагаа бүрийн төлөвлөсөн хугацааг нарийн тодорхойлох боломжийг олгодог. Үүнийг хийхийн тулд технологийн онцлогийг өөр өөр өнцгөөс авч үзэх боломжийг олгодог тархины довтолгооны техникийг ашиглаж болно.
3. Нөөцийн төрөл болон тэдгээрийн хүртээмжийг тодорхойлно. Энэ нь санхүү, материал, хөдөлмөр, мэдээлэл гэх мэт байж болно. Гүйцэтгэсэн ажлын хуваарь нь логистик, санхүүжилт гэх мэт хуваарьтай уялдаатай байдаг. Бүх үе шатууд хоорондоо уялдаатай байх ёстой бөгөөд тасралтгүй үйл явцыг бүрдүүлдэг. Энэ нь үйлдвэрлэлийн үйл явцад саад учруулахаас зайлсхийдэг. Үүний зэрэгцээ хомс нөөцийг тусад нь авч үзэх шаардлагатай. Тэд удахгүй хийх ажлын бүх хүрээний үргэлжлэх хугацаа, дарааллыг голчлон тодорхойлдог.
4. Хязгаарлалтуудыг гаднаас тавьдаг. Үүнд үйлдвэрлэлийн улирлын шинж чанар, тоног төхөөрөмжийн нийлүүлэлт болон бусад гадаад хүчин зүйлс орно.
5. Төслийн менежментийн явцад гарч ирж буй эрсдэлд хариу өгөх системийг бий болгож байна. Төслийн төлөвлөлт нь тэдгээрийн дүн шинжилгээнээс эхэлдэг. Хамгийн их магадлалтай, аюултай аюулын хувьд зохих хариу арга хэмжээг боловсруулж байна.

Төлөвлөлтийн зарчмууд

Бизнесийн төсөл төлөвлөхдөө менежер тодорхой зарчмуудыг баримтлах ёстой. Гол нь:

• Зорилготой байдал. Төслийн хэрэгжилт нь ач холбогдол багатай ажлуудад цацагдахгүйгээр тодорхой, эцсийн зорилгоо чиглүүлдэг.
• Системчилсэн. Ирээдүйн төслийн менежмент нь цогц, цогц байх ёстой. Үүний зэрэгцээ түүний хөгжил, эмхэтгэлийн онцлогийг харгалзан үздэг. Зарим тохиолдолд төслийг дэд системд хувааж болно. Тэд бас холбоотой байх болно. Үүний зэрэгцээ нэг тогтолцооны өөрчлөлт нь өөр бүтцийн өөрчлөлтийг дагуулдаг. Төслийг хэд хэдэн хэсэгт хуваах нь элементүүдийн дотоод холболт, харилцан үйлчлэлийг хянах, хамгийн үр дүнтэй бүтцийг сонгох боломжийг олгоно. Энэ тохиолдолд төслийн хэрэгжилтийн үнэлгээг чанарын болон тоон үйл явцын хувьд өгч болно.
• Төвөгтэй байдал. Аливаа үзэгдлийг тэдгээрийн уялдаа холбоо, хамаарлын үүднээс авч үздэг. Үүний тулд удирдлагын янз бүрийн арга, арга барилыг ашигладаг.
• Аюулгүй байдал. Төслийн ажлыг төлөвлөхдөө бүх үйл ажиллагааг шаардлагатай нөөцөөр хангасан байхаар тусгасан.
• Тэргүүлэх. Төслийг боловсруулахад гол анхаарал нь гол, хамгийн чухал ажлуудад зориулагдсан болно. Тэдний тодорхойлолт нь ирээдүйн хөгжлийн ерөнхий үзэл баримтлалаас хамаарна.
• Эдийн засгийн аюулгүй байдал. Төлөвлөсөн үйл явдал биелэгдээгүй тохиолдолд тухайн байгууллагад учирсан хохирол, хохирлын зэргийг тооцдог. Эрсдэлээс зайлсхийх боломжгүй, гэхдээ тэдгээрийг үнэлж, энэ чиглэлд үндэслэлтэй шийдвэр гаргах ёстой.

Төслийн бүтэц

Төслийн ажлын төлөвлөлтийн явцад бүтцийн өөрчлөлт хийх шаардлагатай. Ажлын шаталсан дараалал нь төслийг бүхэлд нь салангид хэсгүүдэд хуваахыг хэлнэ. Энэ нь янз бүрийн түвшний цогцолборуудыг нарийвчлан гаргах боломжийг танд олгоно. Иймарга нь үйл явцын удирдлагыг хялбаршуулдаг.

Бүтэц нь танд дараах зүйлсийг хийх боломжийг олгоно:

• Завсрын төрлийн зорилгод хүрэх ажлын цар хүрээг тодорхойлох.
• Төслийн явцын зэргийг хянаж, бүх зорилгодоо хүрэх боломжийг үнэлэх.
• Тайланг оновчтой бүтцийн дагуу үүсгэсэн.
• Төслийн ахиц дэвшлийг хэмжих чухал үе шатуудыг тогтоосон.
• Хариуцлагыг жүжигчдийн дунд зөв хуваарилсан.
• Багийн бүх гишүүд төслийн зорилго, зорилтын талаар бодитой, ойлгомжтой мэдээллийг хүлээн авдаг.

Бүтцийн алдаа

Зарим менежерүүд бүтэц зохион байгуулалтын явцад алдаа гаргадаг нь зорилгодоо хүрэхэд сөргөөр нөлөөлдөг. Гол нь дараах зүйлс:

• Бүтцийн үе шатыг ерөнхийд нь алгасдаг. Менежер тухайн үеийн тулгамдсан асуудлын шийдлийг хайхад шууд ордог.
• Зөвхөн зохион байгуулалтын нэгжийг ашигладаг, эцсийн бүтээгдэхүүн эсвэл нөөц ашиглаагүй.
• Бүтэц нь төслийг бүхэлд нь хамардаггүй.
• Бүтцийн элементүүд давтагдана.
• Төслийн баримт бичиг, санхүүгийн тайланг бэлтгэх онцлогт нийцүүлэн бүтцийн нэгдмэл байдал байхгүй.
• Бүтэц хэт эсвэл дутуу нарийвчилсан байна.
• Төслийн бие даасан элементүүдийг компьютер дээр боловсруулах боломжгүй.
• Биет бус эцсийн бүтээгдэхүүн (үйлчилгээ, үйлчилгээ гэх мэт)-ийг тооцохгүй.

Бүтцийн үндэслэл

Төсөл төлөвлөлт бол хариуцлагатай ажил. Бүтэц зөв хийгдсэн байх ёстой. Үүнийг дараах үндэслэлээр гүйцэтгэдэг:

• Бүтээж буй төслийн амьдралын мөчлөгийн үеүүд.
• Хэлтсийн бүтцийн онцлог.
• Төсөл дууссаны дараа гарах үр дүнгийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд.
• Процесс, компанийн ажлын функциональ элементүүд.
• Объектуудын газарзүйн байршил.