Гадагч захидал: бүртгэлийн бүртгэл, нягтлан бодох бүртгэл, дээж, бөглөх дүрэм

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Үндэсний эдийн засгийн аль ч салбарт олон чиг үүргийг агуулсан бичиг цаасны ажил байдаг. Тэдгээрийн дотроос ирж буй болон гарч буй захидал харилцааны нягтлан бодох бүртгэл нь гол зүйлүүдийн нэг юм. Бусад байгууллагаас тусад нь үйл ажиллагаа явуулдаг нэг ч аж ахуйн нэгж байхгүй. Хэрэглэгчид, ханган нийлүүлэгчид, санхүүгийн болон бусад байгууллагуудтай харилцах, хамтран ажиллах нь зайлшгүй шаардлагатай. Тиймээс үйлдвэрлэлийн үйл явц нь захидал харилцаагүйгээр хийх боломжгүй юм. Ирж буй, гарсан захидлын бүртгэлийг хэн хариуцдаг вэ? Тэднийг хэрхэн зөв тооцох вэ? Энэ нь хэнд, яагаад хэрэгтэй вэ? Бид эдгээр асуудлыг нийтлэлд авч үзэх болно.

Захидлын ангилал. Гарах баримт бичгийн онцлогууд

Баримт бичгийн маш олон хэлбэр, төрөл байдаг ч бүгд зөвхөн хоёр үндсэн ангилалд хуваагдана:

• Илгээж байна (гадагш захидал).
• Хүлээн авсан (ирж буй шуудан).

Ангилал тус бүрийн утгыг харцгаая.

Гадагш гэж нэрлэгддэг захидал харилцааг дараах хүлээн авагчид илгээх боломжтой:

• Дээд эрх мэдэлтнүүд.
• Дэд албан тушаалтнуудбайгууллагууд.
• Түнш аж ахуйн нэгжүүд.
• Аж ахуйн нэгжийн хэлтэс, цех болон бусад бүтцийн хэлтэс.

Дээд шатны байгууллагад ямар бичиг баримт илгээдэг вэ?

Бараг бүх аж ахуйн нэгж аливаа байгууллагад (дүүрэг, хэлтэс, бүс нутаг, яам гэх мэт) харьяалагддаг. Эдгээр байгууллагуудад илгээсэн захидал харилцаа нь тайлан, тайлан, сар, улирал, жилийн төлөвлөгөө, хүсэлтийн хариу байж болно. Дүрмээр бол үүнийг батлагдсан стандарт маягт эсвэл компанийн лого бүхий энгийн хуудсан дээр гаргадаг.

Доод түвшний байгууллагуудад зориулсан баримт бичиг

Бүгд биш ч олон аж ахуйн нэгж өөрсдөдөө харьяалагддаг байгууллагуудтай хамтран ажилладаг. Энэ нь гүйцэтгэх байгууллага, салбар, жижиг пүүс болон бусад байж болно. Түүний илгээсэн захидал нь заавар, тушаал, мэдэгдэл, журам, заавар, сургалтын материал байж болно. Мөн албан бичгийн хэвлэмэл хуудас эсвэл компанийн лого бүхий энгийн хуудсан дээр гаргадаг. Түүнчлэн зааварчилгаа, сургалтын хэрэглэгдэхүүн нь товхимол, гарын авлага хэлбэртэй байж болох ч стандарт маягтын заавар эсвэл тамга, гарын үсэг бүхий хавтастай хавсаргасан байх ёстой. Хэрэв байхгүй бол гарын авлага, товхимол нь өөрөө илгээгч байгууллагын тамга, хариуцлагатай хүмүүсийн гарын үсэгтэй байх ёстой.

Түнш компаниудад зориулсан баримт бичиг

Дүрмээр бол энэ тохиолдолд бид ханган нийлүүлэгч, борлуулагч, үйлчлүүлэгчдийн тухай ярьж байна. Түүний илгээсэн захидал бол захиалга, мэдэгдэл юмбараа хүлээн авах, нэхэмжлэл, зар сурталчилгааны товхимол, гэрээ, гэрээний аливаа нөхцөлийг өөрчлөх тухай мэдэгдэл, бизнесийн санал.

Зар сурталчилгааны материал, үнийн жагсаалт, баяр хүргэх, урилга, тухайлбал танилцуулгад бүртгүүлэх шаардлагагүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Нэг байгууллага доторх бичиг баримт

Энэ төрлийн захидал харилцаа нь 2 ба түүнээс дээш хэлтэс, цех, хэлтэстэй аж ахуйн нэгжүүдэд явагддаг. Ийм тохиолдолд удирдлага нь тушаал, тогтоол, заавар, заавар, түүнтэй адилтгах баримт бичгүүдийг гаргаж, хэлтэс, цехүүдэд илгээдэг. Дараа нь менежер, захиргааны хувьд ийм захидал нь гадагшаа, харин семинар эсвэл хэлтэст - ирж буй захидал байх болно.

Сэтгүүлийн дизайны дүрэм

Баримт бичгийг хаашаа илгээж байгаагаас үл хамааран тооцоо хийх ёстой. Үүнийг хийхийн тулд гарч буй захидал харилцааны бүртгэлийг бүртгэх бүртгэлүүд байдаг. Компьютер, интернет байхгүй үед ийм сэтгүүлийг гараар хөтөлдөг байсан. Тэд дур зоргоороо байж болно. Нийтлэг дэвтэр, нягтлан бодох бүртгэлийн дэвтэр, дэвтэр ашиглаж болно. Хамгийн гол нь сэтгүүл нь урагдахгүйн тулд оёсон хуудастай байх ёстой байв. Үүнээс гадна тэдгээрийг дугаарлах шаардлагатай байв. Сэтгүүлийн гарчигийн хуудсанд хэзээ эхэлсэн огноог зааж өгсөн. Өмнө нь хуудсуудыг утсаар оёж, төгсгөлийг нь цаасаар битүүмжилж, хариуцах хүний тамга, гарын үсэг зурах шаардлагатай байв. Мөн энэ хуудсан дээр нийт дугаарласан хуудасны тоог бичсэн. Залруулга хийхийг зөвшөөрөөгүй.

Одоо сэтгүүлийн утастай оёдол хэзээ хадгалагданасанхүүгийн болон хууль эрх зүйн ач холбогдолтой онцгой чухал баримт бичгийг бүртгэх.

Сэтгүүлийн хуудаснууд ихэнх бизнесүүдэд дугаарлагдсан байдаг.

Журлын сүүлийн мөрийг бөглөхөд төгсгөлийн огноог нь бичнэ. Энэ нь 3-аас 5 жил хүртэл хадгалагддаг. Энэ нь түүнд бүртгэгдсэн захидал харилцааны төрлөөс хамаарна. Шүүхийн шийдвэр, санхүүгийн данс, урт хугацааны гэрээ гэх мэт зүйлсийг онцгой чухал гэж үздэг. Та сэтгүүлд бичигдсэн баримт бичиг бүр хууль ёсны хүчингүй болсон тохиолдолд л устгаж болно.

Компьютерийн тусламж

Компьютер технологийн эрин зуунд орж ирж буй захидал харилцааны бүртгэлийг гараар хянадаг бичиг хэргийн ажилтан олоход бэрх. Одоо компьютер дээр маягт хэвлэх эсвэл бүртгэл хөтлөх боломжийг олгодог тодорхой програм байдаг. Үүнийг ашиглахын тулд танд: байх шаардлагатай.

• MS Office, MS Excel программтай компьютер.
• Хэвлэгч.
• Сканнер.
• Компьютерийн имэйл.
• Иймэрхүү тамга: “Орц. Үгүй _, "_" _20_" Үүнийг гараар бичих эсвэл бэлэн хэлбэрээр худалдаж авах боломжтой.

Дараа нь та програм руу орж, шаардлагатай маягтыг татаж аваад түүнтэй ажиллаж эхлэх хэрэгтэй. Та маягтыг хэвлэж, олон хуулбар хийж, оёж болно. Та өөрийн гараар тэмдэглэл хийх өдрийн тэмдэглэл авах болно. Та хэвлэх боломжгүй, шууд компьютер дээрээ бүртгүүлнэ үү. Дүрмээр бол гарын үсэг зурах шаардлагагүй бичиг баримтыг ингэж хадгалдаг.

Танд хэдэн сэтгүүл хэрэгтэй вэ?

Илүү олон удаанийтдээ аж ахуйн нэгжүүд гадагшаа захидал харилцааны нэг бүртгэл хөтөлдөг. Гэсэн хэдий ч олон түнш болон бусад хүлээн авагчтай зарим байгууллагууд эдгээр сэтгүүлээс хэд хэдэнтэй байж болно, тухайлбал:

• Гуравдагч этгээдэд илгээсэн захидал харилцааг бүртгэх, аж ахуйн нэгжийн доторх бичиг баримтыг бүртгэхэд зориулагдсан.
• Дотоодын болон гадаадын компаниудад илгээсэн захидлын хувьд.
• Тодорхой байгууллага (жишээ нь, төв алба, яам гэх мэт) болон бусад бүх хүмүүст зориулагдсан баримт бичигт зориулагдсан. Энэ нь баримт бичгийн менежментэд хялбар байх үүднээс хийгдсэн боловч аливаа сэтгүүлийг нэг стандартын дагуу гаргадаг.

Мөн зарим байгууллага баримт бичгийн төрөл тус бүрээр тусдаа сэтгүүлтэй байдаг. Тухайлбал, гарсан захиалга, нягтлан бодох бүртгэлийн захиалга, мэдэгдэл, гарын авлага, хэрэглэгчийн гомдол, протокол гэх мэтийг бүртгэх. Ийм баримт бичгийг тооцоолохын тулд бусад багана бүхий маягтуудыг ашиглаж болно.

Тэмдэглэл хэрхэн хөтлөх вэ

Бүх төрлийн гарч буй захидал харилцааны бүртгэлийн маягт нь ойролцоогоор ижил байна гэж хэлэх хэрэгтэй. Загвар нь ямар байх ёстойг харуулсан жишээг манай нийтлэлд өгсөн болно.

Хуудас бүрийн дээд талд багана бүхий "толгой" байна:

• Бичлэгийн серийн дугаар, үүнийг мөн баримт бичигт хавсаргасан болно.
• Явах огноо.
• Баримт бичгийн гарчиг (жишээ нь: "Явцын тайлан").
• Дүгнэлт (шууд утгаараа хоёр өгүүлбэр, та баримт бичгийн дугаарыг бичиж болно).
• Захидал илгээсэн байгууллагын нэр.
• Хариуцлагатай бүртгүүлэгчийн гарын үсэг.
• Явах арга (энгийн эсвэл цахим шуудан, факс). Шинэ технологи гарч ирснээр энэ зүйл нэмэгдсэн. Өмнө нь энэ нь захидал харилцааны бүртгэлд байгаагүй.
• Хэрэв хүсэлтийн хариу эсвэл гүйцэтгэлийн тайланг илгээсэн бол сэтгүүлд илгээсэн захидлыг үүсгэсэн баримт бичгийн дугаарыг заана. Мөн жүжигчний талаарх мэдээллийг (нэр, албан тушаал) зааж өгөх шаардлагатай.
• Хуулбарын тоо. Заримдаа баганыг тусад нь хуваарилдаг бөгөөд үүнд хуулбар дахь хуудасны тоог заасан байдаг.
• Санамж. Өмнөх баганад ороогүй мэдээллийг энд харуулав.

Хэрэв гарч байгаа баримт бичиг нь хүсэлт, тайлангийн хариу биш бол гүйцэтгэл болон хариуцлагатай хүний тухай баганад зураас зурна.

Бидний үед гадаад захидлын бүртгэлийн агуулга, бөглөх өөрчлөгдөөгүй. Дээр үзүүлсэн дээж.

Ирж буй шуудан

Захидал, баримт бичгийг аж ахуйн нэгж дараах эх сурвалжаас хүлээн авч болно:

1. Дээд эрх мэдэлтнүүд.
2. Дэд албан тушаалтнууд.
3. Түнш пүүсүүд.
4. Дээр дурдаагүй бусад байгууллага (цагдаа, банк, шүүх, хувийн иргэд гэх мэт).
5. Аж ахуйн нэгжид ирж буй захидал харилцааг захиргаа эсвэл өөр бүтцийн нэгжээс, жишээлбэл нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсээс ирж болно.

Бидний дээрЭхний гурван хэсэгт заасан байгууллагуудын захидал харилцааг ямар бичиг баримт бүрдүүлж болохыг авч үзнэ.

Бусад байгууллагын бичиг баримт нь ажилтанд зарлан дуудах хуудас, гүйцэтгэх хуудас, шүүхийн шийдвэр, нэхэмжлэл, гомдол, хувийн этгээдийн мэдэгдэл гэх мэт байж болно.

Аж ахуйн нэгжийн ажлын явцыг илэрхийлсэн баримт бичиг нь маш өөр байж болно: удирдлагын тушаал, тушаал, заавар, дүрэм, стандарт, аюулгүй ажиллагааны дүрэм, мэдэгдэл гэх мэт.

Ирж буй бичиг баримттай ажиллах

Зөвхөн гарч буй захидал харилцааг төдийгүй ирж буй захидал харилцааны бүртгэлийг хөтлөх шаардлагатай. Аж ахуйн нэгжийн хүлээн авсан захидлыг бүртгэсэн журналыг илгээсэн баримт бичгийн нэгэн адил журмын дагуу боловсруулдаг.

Ялгаа нь маягт дээрх "таг"-д байгаа. Энэ нь дараах багануудыг агуулсан байх ёстой:

• Эхлэх тоо. Үүнийг мөн баримт бичигт хавсаргасан болно.
• Хүлээн авсан огноо.
• Баримт бичгийг илгээсэн байгууллага.
• Хэрхэн хүлээж авсан бэ (факс, цахим шуудан эсвэл энгийн шуудангаар).
• Баримт бичгийн нэр.
• Хуулбарын тоо.
• Баримт бичгийг илгээсэн газар (цех, хэлтэс эсвэл хавтасны нэр).

Ирсэн захидлын журналын нэг маягтын дээжийг доор үзүүлэв.

Ирж буй баримт нь цех (хэлтэс)-д гүйцэтгэхээр хүлээн авсан удирдлагын тушаал, арга зүйн заавар бол бүртгэлийн дэвтэрт хариуцагч хэн болохыг зааж, мөн хавсаргана.гүйцэтгэлийн тэмдэглэл, огноо, зураачийн гарын үсэг.

Хэн бүртгэл хөтөлдөг вэ?

Даргаас томилогдсон ямар ч хариуцлагатай хүн ирсэн, гарсан захидал, бичгийг бүртгэх боломжтой. Энэ тохиолдолд энэ төрлийн хөдөлмөрийн үйл ажиллагааг түүний ажлын байрны тодорхойлолтод оруулах эсвэл аж ахуйн нэгжийн даргын тушаалаар батлах ёстой. Дүрмээр бол байгууллагын оффисын ажлыг нарийн бичгийн дарга хариуцдаг. Нэмж дурдахад оффисын ажилтан эсвэл администратор (жижиг компаниудад) захидал харилцааны бүртгэлийг хийж болно. Зарим байгууллагад захидал харилцааг эмхэтгэгч, нарийн бичгийн дарга гэсэн хоёр ажилтан хариуцдаг.

Дэлгүүр, хэлтсүүд мөн орж ирсэн, гарсан бичиг баримтын бүртгэл хөтөлдөг. Үүнийг удирдлагын тушаалаар ийм төрлийн үйл ажиллагаа эрхлэх үүрэг хүлээсэн ажилтан хийдэг.

Би ирсэн бичиг баримтыг хэрхэн зөв бүртгэх вэ?

Ирж байгаа болон гарч буй захидал, захидлыг бүртгэх нь хэцүү ажил биш, харин хариуцлагатай ажил юм. Байгууллагын хүлээн авсан бүх бичиг баримтыг нягтлан бодох бүртгэлд хамруулна. Байгууллагаас ирсэн бол дарга нь тамга, гарын үсэгтэй байх ёстой. Заримдаа хариуцлагатай хүмүүсийн гарын үсэг шаардлагатай байдаг, жишээлбэл, ерөнхий нягтлан бодогч, хэрэв энэ нь аж ахуйн нэгжид олгосон нэхэмжлэх юм. Тайлбар, нэхэмжлэл зэрэг хувь хүмүүсийн захидалд зөвхөн энэ баримт бичгийг бүрдүүлсэн хүний гарын үсэг байх боломжтой.

Ихэнх аж ахуйн нэгжүүдэд үйлдвэрлэлийн үйл явцтай байнга холбоотой байхын тулд ирж буй бүх захидал харилцааг менежер хянаж байх ёстой. ӨөрөөХүлээн авсан баримт бичгийг юу хийхээ шийддэг - гүйцэтгэлд хүлээн авах, мэдээлэлтэй холбоотой хүмүүсийг танилцуулах, эсвэл цаасыг хавтас руу хийх. Тиймээс нарийн бичгийн дарга нь ирж буй захидал харилцааг сэтгүүлд бүртгүүлж, даргад өгдөг. Тэр бичиг баримт бүр дээр аль хэлтэс рүү илгээх ёстойг тэмдэглэнэ.

Энэхүү "шийдвэр"-ийг үндэслэн нарийн бичгийн дарга ирж буй захидлын бүртгэлд захидал бүрийн цаашдын "хувь заяа"-г зохих баганад тэмдэглэнэ. Жишээлбэл, шимтгэлийг тооцох шинэ зохицуулалтыг нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст, аюулгүй байдлын удирдамжийг техникийн хэлтэст, иргэн Ивановын нэхэмжлэлийг бүтээгдэхүүний чанарын хяналтын хэлтэст илгээж болно. Энэ нь ирж буй бичиг баримттай нарийн бичгийн даргын ажлыг дуусгана.

Илгээж буй захидлуудыг яаж хянах вэ?

Дээр бид энэ төрлийн баримт бичигт ямар баримт бичиг хамаарахыг судалсан. Зарим байгууллагад хувийн хүсэлтэд туслах нарийн бичгийн дарга эсвэл эмхэтгэгч хариулах ёстой. ГОСТ R 6.30-2003.12-ын дагуу ийм баримт бичгийг тусгай маягт эсвэл компанийн лого бүхий хоосон хуудсан дээр зурдаг. Байгууллага, хувь хүнд илгээсэн аливаа ажил хэргийн албан бичиг нь менежерийн тамга, гарын үсэгтэй байх ёстой. Дүрмээр бол нарийн бичгийн дарга баримт бичгийн хуулбарыг зөв хавтсанд хийсэн байх ёстой.

Гарж буй захидал харилцааг холбогдох журналд бүртгэнэ. Нарийн бичгийн дарга шаардлагатай бүх тамга, гарын үсэг, түүний компанийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, эсэхийг шалгах ёстойбаримт бичгийг бүрдүүлсэн байгууллага, түүн дээр журналд оруулсан дугаар, явах огноо, хуулбарыг бүрдүүлж буй хавтасны нэрийг бичнэ. Хэрэв илгээж буй захидал нь ирж буй захидлын хариу юм бол та үүнийг бүртгүүлсэн дугаараа бичих ёстой. Бүртгэлийн бүртгэлд заасан өдөр бичиг баримтыг илгээх ёстой.

Бидэнд яагаад захидал харилцааны нягтлан бодох бүртгэл хэрэгтэй байна вэ?

Үйлдвэрлэлээс хол байгаа зарим хүмүүс орж ирж буй захидал харилцааг нягт нямбай бүртгэх нь бичиг цаасны ажил гэж нэрлэгддэг нэмэлт ажил гэж үздэг. Үнэн хэрэгтээ захидал харилцааны нягтлан бодох бүртгэл нь дараахь үүргийг гүйцэтгэдэг:

• Ажлын урсгалыг зохион байгуулна.
• Ирж буй дохионд цаг тухайд нь хариу өгөхийг баталгаажуулна.
• Үйлдвэрлэлийн хүрээнд мэдээлэл солилцох ажлыг хялбаршуулдаг.
• Компанийн гадаад эдийн засгийн амьдралд үр дүнтэй оролцох баталгаа.
• Танд хэрэгтэй бичиг баримтаа хурдан олоход тусална.

Энэ ажлын ач холбогдол нь ойлгомжтой тул та түүний хэрэгжилтэд хариуцлагатай хандах хэрэгтэй.