Явцын тайлангийн жишээ. Хэрхэн тайлан бичих вэ

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Жилд ядаж нэг удаа дарга нараасаа хийсэн ажлаа тайлагнахыг шаарддаггүй тийм дарга байхгүй. Асуудал нь ердийн ажил эрхлэлтийн хувьд ийм баримт бичиг боловсруулах нь нэлээд хэцүү ажил юм шиг санагддаг. Тэгээд яагаад ч юм эрх баригчдаас хийсэн ажлын тайлангийн жишээг асуухаас ичдэг. Тэр биднийг бидний эзэмшиж буй албан тушаалд тохирохгүй гэж үзвэл яах вэ?

Хэнд хэрэгтэй байна

Энэ асуултыг тайлагнах даалгаврыг хүлээн авсан жүжигчин асууна. Ихэнхдээ пүүсүүдийн ажилчид ийм шаардлагад гомддог. Гэхдээ бүх зүйл утга учиртай.

Нэгдүгээрт, гүйцэтгэсэн ажлын тайлан нь тухайн жүжигчин өөрөө хэрэгтэй. Албан ёсны биш, гэхдээ энэ үйл явцад сонирхолтой хандлага нь таны мэргэшлийн бэрхшээл, сул талыг олох боломжийг танд олгоно. Тиймээс хөгжүүлэх боломжтой (мөн шаардлагатай) чиглэлүүд тодорхойлогддог. Эцсийн эцэст бид бүгд алдаанаасаа суралцдаг.

Хоёрдугаарт, удирдагчид хэрэгтэй. Хийсэн ажлын тайлан нь чанарыг бодитой үнэлэх боломжийг олгодогдаалгавруудыг шийдвэрлэх хурд. Энэхүү баримт бичгийн ачаар олон асуулт алга болно - хамгийн энгийн "та байнга юу хийдэг вэ" гэсэн асуултаас эхлээд "яагаад би таны компьютерийг илүү орчин үеийн болгож өөрчлөх ёстой вэ" гэсэн цогцолбор хүртэл. Учир нь тайлан нь баримт бичигт оруулсан өөрчлөлтийг хадгалахад удаан хугацаа шаардагдана гэдгийг харуулах болно. Энэ нь гүйцэтгэгчээс хамаардаггүй - хуучирсан оффисын тоног төхөөрөмж илүү хурдан ажиллах боломжгүй. Үнэндээ ийм учраас ажилтан байнга цай ууж байгаа бололтой - тэр зүгээр л хагалгаа дуусахыг хүлээж байна.

Бас: "Яагаад би сард хийсэн ажлынхаа тайланг бичих хэрэгтэй байна вэ?" өөрөө буруу. Учир нь статистикийн мэдээллийг хуримтлуулах, мэдээллийн санг дүүргэх нь үйл ажиллагааны ажилтнуудад бус стратегичдын хувьд ойлгомжтой байдаг. Асуудлыг шийдвэрлэх аргын талаар ярихаас илүүтэйгээр шийдвэрлэх нь тэдэнд илүү хялбар байдаг.

Юу бичих вэ

Явцын тайлангийн жишээ нь та маш нарийн бичих хэрэгтэйг харуулж байна. Ямар ч жижиг зүйл эсвэл жижиг дохио зангаа нь тодорхой функцийг гүйцэтгэх гол элемент байж болно. Гэхдээ хэд хэдэн бичсэн тайланг судалсны дараа л үүнийг ойлгох болно.

Хэрэв ажил нь ердийн шинж чанартай бол, тухайлбал, баримт бичгийг нэгтгэх, зөрчлийг илрүүлэх тохиолдолд хүснэгтийн хэлбэрийг боловсруулах нь зүйтэй. Энэ тохиолдолд дахин хэлэхэд эхлээд хүснэгт нь маш нарийн бөгөөд олон багана агуулсан байх ёстой; Цаг хугацаа өнгөрөхөд зарим баганын хэрэгцээ алга болж, тайлангийн хэлбэр хэвийн (унших - үндэслэлтэй) харагдах болно.

БХэд хэдэн тохиолдолд хийсэн ажлынхаа тайланг бүрдүүлэхдээ (жишээлбэл, багш нар) дотоод сэтгэлгээний асуудалд албан ёсоор хандах боломжгүй байдаг. Үнэхээр ч сургууль нь төлөвлөсөн сургалт, арга зүйн ачаалал, шаардлагатай материалыг судлахаас гадна боловсролын үйл ажиллагаа эрхэлдэг. Энэ нь баримт бичгийг бэлтгэхэд онцгой хандлагыг шаарддаг: олон тооны оюутнууд хоцорч байгаа шалтгааныг ойлгох, хүүхдүүдийн хичээлд сонирхолтой байх арга замыг олох шаардлагатай. Үүний зэрэгцээ бид амжилттай (бүр авьяаслаг) сургуулийн хүүхдүүдийн талаар мартаж болохгүй.

Зорилгоо мэдээлэх

Зөв эмхэтгэх, хамгийн бага зардал гаргахын тулд тухайн жилд хийсэн ажлын тайланг ямар зорилгоор, яагаад бичих вэ гэдгийг анхнаас нь шийдэх шаардлагатай. Хамгийн алдартайг нь нэрлэе:

- байгууллагын тодорхой албан тушаалын бодит ашиг тусын үндэслэл;

- ажилтны мэргэшлийн баталгаа;

- удирдлагад үр дүнтэй ажлыг харуулах;

- дараагийн тайлангийн хугацаанд санхүүжилт авч байна;

- чиглэл (санаа) боловсруулах зөвшөөрөл авах;

- хуваарилсан эх үүсвэр, санхүүг зарцуулах үндэслэл гэх мэт.

Мэдэгдэж байгаа томъёолол - асуудлын зөв тайлбар нь шийдлийн 50% -ийг өгдөг - энэ тохиолдолд бас ажилладаг. Бид тайлан яагаад хэрэгтэйг илүү сайн ойлгох тусам үүнийг бичихэд хялбар байх болно. "Үзүүлэхийн тулд" баримт бичиг нь биднээс бүтээлч хандлагыг огт шаарддаггүй. Мөн цаг хугацаа их шаарддаг.

Баримт бичгийн бүтэц

Компанид байхгүй болтайлангийн маягтыг боловсруулсан бол та өөрөө үүнийг боловсруулах хэрэгтэй. Баримт бичгийн зорилгыг мэдэхийн тулд түүний бүтцийн талаар бодох хэрэгтэй. Явцын жишээ тайлангаас харахад ойлгомжтой бөгөөд энгийн тойм хэрэгтэй байна.

Мэдээллийн танилцуулгын зорилго, логикийг хамгийн эхэнд тайлбарлах хэрэгтэй. Илтгэлийн дарааллыг тайлбарлаж, агуулгын хүснэгтийг гарга. Хүснэгтийн хувьд яагаад ийм маягтыг сонгосон талаар товч тайлбар өгөх шаардлагатай.

Хэсэг болон дэд хэсгүүдэд мөн илтгэлийн нэгдмэл байдлыг баримтлах хэрэгтэй. Тиймээс баримт бичиг нь илүү ойлгомжтой байх болно, үр дүнд нь ойлгоход хялбар болно. Удаан хугацааны тайланд диаграмм, график хэлбэрээр дүрслэх нь нэлээд тохиромжтой бөгөөд энэ нь ойлголтыг хөнгөвчлөх болно. Гэхдээ энд та "алтан дундаж" дүрмийг баримтлах хэрэгтэй: хатуу бичвэр, түүнчлэн зөвхөн харааны материал маш хурдан ядрах болно.

Загварын загвар

Жирийн ажилтны хувьд бичихэд хамгийн хэцүү зүйл бол нэр томьёо, үг хэллэг байх. Сөрөг тайлан нь ер бусын харагдах бөгөөд удирдлагын зүгээс сөрөг хариу үйлдэл үзүүлэх болно. Хэт энгийн үг хэллэг (жишээ нь xeroxed 25 баримт бичиг) нь уншигчийг няцаах болно.

Гэхдээ загвараас зайлсхийх хэрэгтэй. Цорын ганц үл хамаарах зүйл бол хэн ч хэзээ ч уншихгүй баримт бичиг юм. Бид заримдаа ийм асуудалтай тулгардаг ч энэ нийтлэлд бид бодит (проформа биш) тайлангуудыг сонирхож байна.

Ямар ч тохиолдолд та зөвхөн амжилтын тухай ярих ёсгүй. Тэднийг тодруулахын тулдажлын явцад тулгарч байсан бэрхшээлүүдийн талаар ярих хэрэгтэй. Бусад зүйлсийн дотор нарийн төвөгтэй байдлын шинжилгээ нь удирдах ажилтнуудын ажлыг оновчтой болгох талаар бодох хоол юм. Явцын тайлангийн жишээнүүд нь "байдал хангалтгүй", "тугарсан хүндрэл" гэх мэт тодорхой бус хэллэгийг ашиглах ёсгүйг харуулж байна. "Эвдэрсэн хувилагч", "Интернэт нэвтрэх боломжгүй" гэх мэт бүх зүйлийг зохих нэрээр нь дуудах нь дээр. “Холбогдох хэлтсээс мэдээлэл дутуу эсвэл цаг тухайд нь аваагүй. Энэ бүхэн нь компанийн өнөөгийн байдлыг хангалттай, бодитой үнэлэх боломжийг бидэнд олгодог.

Үр дүнгийн үнэлгээ

Үр дүн бүрийг тоогоор хуулбарласан байх ёстой. Ийм тодорхой болгох нь хөгжлийн динамикийн тухай ойлголтыг өгдөг.

Үүнээс гадна үр дүнг үнэлэх шалгуурыг тогтоох шаардлагатай. Энэ нь өмнөх тайлангийн үе байх уу (жишээлбэл, улирал тутмын тайлан юм бол) эсвэл эсрэгээр, зорилгодоо хүрэх хувь хэмжээ нь баримт бичгийг зохиогчоос хамаарна.

Ер нь шууд бус үзүүлэлтүүд нь даалгавруудыг шийдвэрлэх үйл явцын талаар их зүйлийг хэлж чадна. Цаашид дүн шинжилгээ хийх маш их мэдээлэл энд байна. Хөдөлмөрийн зардлыг тодорхойлохоос эхлээд зорилго тавих зөв эсэхийг ойлгох хүртэл.

Асуудлаас шийдэл хүртэл

Ихэнх тайланг ахиц дэвшлийн үндсэн дээр бичдэг. Асуудлыг шийдвэрлэх харилцааг тодорхой харуулсан баримт бичиг нь илүү давуу талтай. Уншигч ямар арга, техникийг (шаардлагатай бол) шууд ойлгодог. Гүйцэтгэгч нь даалгаврыг цаг тухайд нь, чанартай гүйцэтгэсэн давуу талыг ашигласан.

"Тодорхой асуудал - түүний шалтгаан - зорилго тавих - шийдэл" гэсэн илүү нарийвчилсан гинжин хэлхээ нь өдөр тутмын тайланг хүснэгт хэлбэрээр гаргах шаардлагатайг шууд харуулж байна. Түүгээр ч барахгүй графикуудын нэрс аль хэдийн тодорхой болсон. Ийм байдлаар танилцуулсан мэдээллийг унших, шинжлэхэд хялбар.

Тоон үзүүлэлтүүдийн танилцуулга

Тайлан нь голчлон тоон өгөгдлөөс бүрдэх тохиолдолд хүснэгтийн хэлбэрийг ойлгоход маш хэцүү байж болно. Үргэлжилсэн тоонууд хэдхэн минутын дараа уншигчийг ядраадаг. Өөр нэг зүйл бол өнгөлөг график, график юм. Тэдгээр нь ойлгомжтой, ойлгомжтой, уншихад хялбар.

Диаграм бүр дээр тайлбар өгөх ёстой. Үүнээс гадна янз бүрийн графикууд хоорондоо хэрхэн холбогдож байгааг зааж өгөх шаардлагатай; Шалтгаан-үр дагаврын хамаарлыг тайлбарлах нь тайланд дүн шинжилгээ хийхэд илүү хялбар болно.

Хэрэв ажлын явцад материаллаг нөөцийг зарцуулсан бол бүгдийг нь жагсааж болохгүй. Үүний оронд олж авсан ашиг тусыг нь жагсаах хэрэгтэй. "Оффисын тоног төхөөрөмж худалдаж авсан" гэсэн хуурай хэллэг: "2 ажлын байр бий болсон нь тус хэлтсийн үйлдвэрлэлийг нэмэгдүүлэх боломжтой болсон" гэж бичвэл огт өөр сонсогдох болно.

Баримт бичгийг хэрхэн гаргах вэ

Эмхэтгэлийн нэг хэлбэр байхгүй хэдий ч хийсэн ажлын тайланг ГОСТ-ийн дагуу боловсруулж болно.шинжлэх ухааны шалгуур. Энэ нь формат, үсгийн төрөл, хэмжээ зэрэгт тавигдах шаардлагуудыг тодорхой зааж өгсөн болно.

Баримт бичгийн уншигдахуйц байдлын хувьд дараах зөвлөмжүүд байна:

- нэг догол мөрөнд 5-аас илүүгүй өгүүлбэр оруулахыг хичээ;

- гол үзүүлэлтүүдийг фонт эсвэл өнгөөр тодруулж болно;

- хүснэгт эсвэл график хуудсыг бүхэлд нь эзлэхгүйн тулд текстийг эвдэх; Тэдэн дээр сэтгэгдэл бичих зай үлдээхээ мартуузай;

- тайлангийн талаар тодорхой бөгөөд товч хураангуй бичнэ үү.

Эдгээр зөвлөмжүүд нь таны тайлангийн талаарх ойлголтыг хөнгөвчлөхөд туслах бөгөөд энэ нь уншигчдад баримт бичгийн зохиогчид үнэнч хандах хандлагыг бий болгоно гэсэн үг юм. Та өөрийгөө дарга гэж төсөөлөөд үз дээ. Мөн танд уншихад хэрэг болохуйц, сонирхолтой байдлаар тайланг хий.