Уулзалтын төрөл: протокол, бүтэц, агуулга

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Аливаа байгууллагын ажлыг бизнесийн харилцаа холбоогүйгээр төсөөлөхийн аргагүй. Ажилчдын хоорондын зөв харилцаа холбоо нь танд даалгавруудыг хялбар бөгөөд хурдан шийдвэрлэх боломжийг олгоно.

Байгууллагад олон төрлийн хурал байдаг бөгөөд тус бүр өөрийн онцлог, үүрэг даалгавартай байдаг. Ийм нюансуудыг мэдэх нь бизнесийн асуудлыг хэлэлцэхэд тусална. Энэ нийтлэл нь танд уулзалтын төрлүүдийн талаар хэлж өгөх бөгөөд тэдгээрийг яагаад зохион байгуулдаг, оффисын ажилд хэрхэн тэмдэглэдэг болохыг ойлгоход тусална.

Бизнес уулзалтын зорилго

Аливаа төрлийн уулзалт, уулзалтыг зохион байгуулах гол зорилго нь тулгамдсан асуудлуудад тодорхой бүтээлч шийдэл боловсруулах, бизнесийн тулгамдсан асуудлуудыг авч үзэх явдал юм. Мөн хамтын уулзалтын үеэр ажилтнууд дээд түвшний менежерүүдтэй санал бодлоо солилцох, санал бодлоо хуваалцах эсвэл асуудлыг шийдвэрлэх хамгийн сайн арга замын талаар санал гаргах боломжтой.

Ямар ч төрлийн ажил хэргийн уулзалтууд нь тухайн байгууллагын нөхцөл байдлын иж бүрэн дүр зургийг харах, давуу болон сул талуудыг тодорхойлох боломжийг олгодог. Энэ форматад оролцохдоо үүнийг тэмдэглэх нь зүйтэйБизнесийн харилцаа холбоо нь компани эсвэл аж ахуйн нэгжийн шинэ ажилчдын хурдан дасан зохицох явдал юм.

Даалгавар

Бүх төрлийн уулзалтын дараах ажлуудыг ялгаж болно:

• одоогийн асуудал, асуудлыг шийдвэрлэх;
• компанийн стратегийн зорилтын дагуу хэлтэсүүдийн үйл ажиллагааг нэгтгэх;
• компани болон түүний бие даасан бүтцийн нэгжүүдийн үнэлгээ;
• компанийн бодлогыг барьж, хөгжүүлэх.

Иймэрхүү бизнесийн арга хэмжээг ямар хэлбэрээр зохион байгуулахыг ойлгохын тулд дээрх ажлуудын аль нь түүнд тохирохыг шийдэж, үүний дараа аль ангилалд хамаарахыг ойлгох хэрэгтэй.

Төрөл ба ангилал

Уулзалт нь ажил хэргийн харилцааны нэг төрөл болохоос сэдэв болон оролцох албан тушаалтнуудын жагсаалтыг тодорхойлдог өөр хэлбэртэй байж болно.

Уулзалтын үндсэн ангиллыг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй:

1. Өмчлөлийн бүс. Захиргааны (асуудалтай асуудлуудыг хэлэлцэх), шинжлэх ухааны (шинжлэх ухааны сэдэвчилсэн сэдвүүдийг хэлэлцэх зорилготой семинар, бага хурал), улс төрийн (улс төрийн аливаа байгууллагын гишүүдийн уулзалтыг зохион байгуулах) гэх мэт уулзалтуудыг эндээс ялгаж салгаж болно. нам, хөдөлгөөн) болон холимог төрөл.
2. Мажаар. Энд үндэсний, бүс нутаг, хотоос гадна бусад улс эсвэл гадаадын түншүүдийн мэргэжилтнүүд оролцдог олон улсынх нь ялгагдана.
3. Тогтмол байдал. Ямар ч уулзалтын форматтай байж болнобайнгын эсвэл тогтмол.
4. Байршлын дагуу - орон нутгийн эсвэл аялалын.

Мөн бүх төрлийн уулзалтуудыг дараах байдлаар хувааж болно:

1. Сургамжтай, удирдамжийн хэлбэрийг агуулсан, дээд түвшний удирдагч нь мэдээллийг доод албан тушаалтнууддаа шууд дамжуулж, улмаар тэдгээр нь хуваагдаж, эрх мэдлийн босоо шугамаар дамждаг. Ихэнхдээ ийм бизнесийн харилцааны явцад гүйцэтгэх захирлын тушаалууд сонсогддог бөгөөд энэ нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаанд ихээхэн нөлөөлдөг бөгөөд эдгээр нь зан үйлийн хэм хэмжээ эсвэл чухал шинэчлэл байж болно.
2. Үйл ажиллагааны (хяналтын өрөө). Энэ төрлийн уулзалтын зорилго нь байгууллага, аж ахуйн нэгжийн нөхцөл байдлын талаар мэдээлэл авах явдал юм. Энэ тохиолдолд мэдээллийн урсгалыг харьяа албадаас хэлтсийн дарга эсвэл ерөнхий захирал руу чиглүүлдэг. Үндсэндээ шуурхай зөвлөгөөнөөр замын зураг, төлөвлөсөн ажил, стратеги, үйл ажиллагааны төлөвлөгөөний хэрэгжилтийн асуудлыг хэлэлцдэг. Үйл ажиллагааны (диспетчерийн) хурал бусад бүх уулзалтаас чухал ялгаа нь тэдгээрийг тогтмол зохион байгуулж, оролцогчдын тодорхой жагсаалттай байдаг. Мөн хурлын үеэр хэлэлцэх асуудал гарахгүй байж магадгүй гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.
3. Асуудалтай. Аж ахуйн нэгжийн дэлхийн хэмжээнд тулгамдаж буй асуудлыг шийдвэрлэх, богино хугацаанд даалгавраа дуусгах шийдвэр гаргах зайлшгүй шаардлагатай тохиолдолд ийм хурлыг зарлан хуралдуулдаг.

Дээрх бүх зүйлээс гадна хамгийн алдартай үйлдвэрлэлийн төрлүүдийн нэгийг тусад нь ялгаж болно.уулзалт - төлөвлөлт. Дүрмээр бол ийм арга хэмжээг өдөр бүр эсвэл долоо хоногт нэг удаа зохион байгуулдаг бөгөөд үүнд хэлтсийн дарга, шууд гүйцэтгэгчид байлцаж, тухайн өдрийн даалгавар хүлээн авч, хэрэгжилтийн явцыг хэлэлцдэг.

Уулзалтын үеэр аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчний хурлын сэдэв нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны явцад гарч буй аливаа төрлийн асуудал байж болох бөгөөд хэлэлцүүлгийн явцад гадаад орчны өөрчлөлтөд зориулж болно. аль байгууллага үйл ажиллагаа явуулдаг.

Уулзалт зохион байгуулж байна

Ямар ч төрлийн уулзалт, хэлбэрээс үл хамааран түүнд сайтар бэлтгэх шаардлагатай, учир нь үр нөлөө нь энэ мөчөөс хамаарна. Эхлээд та дараах зүйлсийг тодорхойлох хэрэгтэй:

• зорилтот;
• хэлэлцсэн асуудлууд;
• ажилтнуудад даалгавар өгөх (ажиллагааны байдал, харьяалалд үндэслэн);
• даалгавруудыг гүйцэтгэх алхам.

Өнөөдөр ихэнх уулзалтууд маш дунд зэргийн хэлбэрээр явагддаг, үүнээс болж утга учир нь алдагдаж, өгсөн үүрэг даалгавраа муу биелүүлдэг. Иймд ийм ажил хэргийн уулзалтуудыг бүхэлд нь тунгаан бодож, ажлын хэлэлцүүлэг өрнүүлэх нь зөвхөн цаг авахгүй, харин багийн санал хүсэлтийг хүлээн авах нь маш чухал юм.

Уулзалт

Их ашиг олох зорилготой зах зээлд тодорхой хувийг эзлэх, компаниа хөгжүүлэхийг зорьж буй томоохон пүүс, байгууллагууд том бооцоо тавьдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.хурлаар дамжуулан чухал асуудлыг нарийн ярилцах. Амжилттай менежерүүдийн туршлагаас та уулзалтад хэрхэн бэлдэх талаар дараах дүрмийг гаргаж болно:

Эхлээд оролцогчдын жагсаалтыг гаргана. Уулзалтад хэнийг урих, ямар үүрэг гүйцэтгэх нь тодорхой байх ёстой. Уригдсан хүмүүс асуудлыг ойлгохгүй байж, "ямар ч тохиолдолд" уригдах тохиолдол гардаг, гэхдээ тэр үед тэд ажил үүргээ гүйцэтгэж, цаг хугацаа алдахгүй байх боломжтой.

Мөрийн хөтөлбөр бэлтгэх нь чухал. Хурал товлогдсон бол хэлэлцэх асуудлуудыг тусгасан, мөн үндсэн илтгэгчдийг тодорхойлдог хэлэлцэх асуудлыг урьдчилан боловсруулдаг. Бүх оролцогчид тайлан, санал, нэмэлт асуултуудыг бэлтгэхийн тулд энэ баримт бичгийг мэдээлэл бэлтгэх үүрэгтэй хүмүүс болон оролцох хүмүүст илгээх ёстой гэдгийг санах нь чухал юм. Шаардлагатай бол хэлэлцэх асуудлын дарааллыг өөрчилж болно.

Томоохон болон стратегийн асуудлуудыг хурлын тэргүүн эгнээнд тавих ёстой. Ийм асуудлыг яригч нь компанийн аливаа стратегийн үйл ажиллагааг биечлэн хариуцдаг хүмүүс (хэлтэс, хэсэг, цехийн дарга) байх ёстой.

Чухал оноо

Аливаа уулзалт нь түүнд бэлтгэх болон бодит зохион байгуулах гэсэн хоёр үндсэн үе шаттай гэдгийг санах нь чухал. Эхний үе шат нь бизнес эрхлэхэд хамааралтай эсэхийг тодорхойлох явдал юмцуглуулга, даалгавар, үндсэн болон хоёрдогч зорилгыг зааж, оролцогчид, илтгэгчдийн жагсаалтыг гаргаж, сэдэв эсвэл өмнө нь тодорхойлсон хөтөлбөрийн дагуу илтгэл, танилцуулга, илтгэлийг бэлтгэнэ. Хоёрдахь үе шатанд өмнө нь төлөвлөж байсан уулзалтын чиглэлийг хэрэгжүүлэх, тайланг сонсох, цаг үеийн болон стратегийн асуудлуудыг хэлэлцэх болно.

Хэрэв ийм бизнесийн харилцааны үеэр ажилчдаас юу хийх, хэнд хандахаа шийдэх шаардлагатай бол бид гурав дахь шат болох шийдвэр гаргах үе шатыг онцолж болно. Дүрмээр бол хурлыг даргалж буй дарга өөрийн үзэмжээр буюу хэлэлцүүлэг, хамтын санал хураалтаар шийдвэр гаргадаг.

Уулзалтын загвар төлөвлөгөө

Өөрийнхөө өмнө тодорхой төлөвлөгөөтэй байвал ямар ч менежер уулзалтыг үр дүнтэй, үр дүнтэй явуулах боломжтой бөгөөд ингэснээр ажилтнуудаас санал авч, тэдэнд зөв үүрэг даалгавар өгөх боломжтой болно. Энэ төлөвлөгөөнд дараах зүйлс багтаж болно:

• мэндчилгээний үг;
• тодорхой хугацаанд (улирал, долоо хоног, хагас жил, сар) тайлан сонсох, дүгнэх;
• пүүстэй холбоотой одоогийн асуудлуудыг хамрах;
• алдааг олж засварлах зөвлөмж сонсох (тархины шуурга);
• санал болгож буй хувилбаруудын үнэлгээ, тэдгээрийн хэрэгжилтийн талаар хэлэлцэх;
• сонголтуудын хуримтлал;
• нэг эсвэл өөр хувилбарыг батлахын төлөө санал өгөх;
• асуудлыг шийдвэрлэх явцад хил хязгаарыг тодорхойлох (хэн хариуцах, цаг хугацаа, арга, аргыг тодорхойлох).

Бичлэг

Томзарим төрлийн уулзалтыг протокол гэж нэрлэдэг цаасан дээр (баримт бичиг) засах шаардлагатай байдаг. Ийм төрлийн баримт бичгийг хадгалах нь гаргасан шийдвэрийг хууль ёсны болгох боломжийг танд олгоно. Мөн протоколын ачаар та үйл ажиллагааны хэрэгжилтийн явцыг үргэлж хянах боломжтой бөгөөд даалгавраа биелүүлээгүй тохиолдолд үүнийг хэн хариуцах ёстойг тодорхойлох боломжтой.

Цооролтыг дүрмээр бол хурлын дарга болох удирдагчийн нарийн бичгийн дарга хийдэг. Гэхдээ энэ функцийг бусад ажилчид ч гүйцэтгэх боломжтой.

Нарийн бичгийн даргын чиг үүрэг, үүрэг

Бизнес уулзалт эхлэхийн өмнө нарийн бичгийн дарга уригдсан хүмүүсийн жагсаалт болон хэлэлцсэн асуудлын жагсаалттай танилцсан байх ёстой. Гэсэн хэдий ч хэрэв хурал тогтмол явагддаг бол энэ албан тушаалтан бүх бичиг баримтыг (жагсаалт, төлөвлөгөө, хэлэлцэх асуудал гэх мэт) цуглуулж, удирдагчийг хуралд бэлтгэхэд тусалдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй.

Эхний болон шаардлагатай бол нарийн бичгийн дарга ирсэн хүмүүсээс бүртгэлийн хуудас бөглөж, овог нэрээ бүрэн зааж өгөхийг хүсч болно. болон байр суурь. Протоколын төслийг боловсруулахад энэ нь хэрэгтэй болно. Дараа нь нарийн бичгийн дарга хэлэлцэх асуудлаа зарладаг бөгөөд энэ нь хурлын эхлэлийг илтгэнэ. Цаашилбал, тэнд байгаа хүмүүс асуудлыг хэлэлцэж эхлэх үед нарийн бичгийн дарга энэ үйл явдлын явцыг тэмдэглэнэ. Хурлын төгсгөлд энэ албан тушаалтан протоколын эцсийн хувилбарыг бэлтгэж, дараа нь даргатай гарын үсэг зурж, холбогдох хүмүүст бүх зүйлийг илгээдэг.

Нарийн бичгийн дарга эмхэтгэхдээ төлбөрөө төлөх нь маш чухал юмхурлын тэмдэглэлийн харагдах байдалд анхаарлаа хандуулах. Үүнд гарчиг, зохион байгуулах газар, оролцогчдын жагсаалт, хэлэлцсэн асуудал, гаргасан шийдвэр зэргийг агуулсан байх ёстой.

Дүгнэлт

Дээрх мэдээллээс харахад аж ахуйн нэгжүүдэд хурал хийх нь туйлын чухал юм. Гэсэн хэдий ч ийм арга хэмжээнд өндөр чанартай бэлтгэл хийх нь мэдээлэл түгээх, зорилго тавих, өндөр чанартай хэрэгжүүлэхэд амжилтанд хүрэх түлхүүрийн 50 гаруй хувийг агуулдаг гэдгийг үргэлж санах нь зүйтэй.