Хэлтсийн хоорондын харилцааны жишээ зохицуулалт, жишээ

2024 Зохиолч: Howard Calhoun | [email protected]. Хамгийн сүүлд өөрчлөгдсөн: 2023-12-17 10:35

Аж ахуйн нэгж бүр өөрийн үйл ажиллагааг зохицуулах орон нутгийн баримт бичигтэй. Хамгийн чухал зүйл бол хэлтэс хоорондын харилцааны зохицуулалт юм (баримт бичгийн жишээг доор тайлбарлах болно). Байгууллагын тэргүүний хувьд энэ нь үр дүнтэй менежментийн хэрэгсэл юм. Хэлтсийн хоорондын харилцааны жишээ зохицуулалтыг нарийвчлан авч үзье.

Шаардлага

Зохицуулалт ямар байх ёстой вэ? Үйл ажиллагааны явцад нягтлан бодох бүртгэл, эдийн засгийн албаны хэлтэс, боловсон хүчний ажилтнууд болон тооцоо, төлөвлөлтийн нэгж, аж ахуйн нэгжийн бусад бүтцийн нэгжүүдийн хоорондын харилцан үйлчлэл зайлшгүй байх ёстой. Үүний зэрэгцээ ажилчдын холбоо нь хамгийн богино хугацаанд тавьсан даалгаврын хэрэгжилтийг хангах ёстой. Хэлтсийн хоорондын харилцан үйлчлэлийн зохицуулалтын дээжийг юуны өмнө жүжигчид ашиглах боломжтой байх ёстой. Хэрэв түүнийг хөгжүүлэх үүрэгтэй хүн бүх заалтыг бичсэн боловч доод албан тушаалтнууд юу ч ойлгохгүй бол баримт бичигт ямар ч утга байхгүй болно. Үүнтэй холбогдуулан үлгэрчилсэн журмыг бүрдүүлэххэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэлд гурван үндсэн зарчмыг анхаарч үзэх хэрэгтэй:

1. Баримт бичгийг бизнесийн үйл явцын загварт үндэслэн эмхэтгэсэн. Зохицуулалтын чанар нь схемийн нарийвчлалаас шууд хамаарна.
2. Баримт бичгийн бүтцийг процессын загвараар тодорхойлно. Уг схемийн бүх заалтууд дүрэмд байх ёстой.
3. Мэдээллийн танилцуулгыг албан ёсны, хуурай хэлээр явуулдаг. Баримт бичгийн текстэд богино энгийн өгүүлбэр ашиглахыг зөвлөж байна. заалтуудыг хоёрдмол утгагүйгээр томъёолох ёстой. Бүх товчилсон үг, нэр томьёог үсгээр бичсэн байх ёстой.

Зорилгууд

Хэлтсийн хоорондын харилцааны жишээ зохицуулалт нь:

1. Баримт бичгийг бэлтгэх, дэг журам тогтоох, бүтцийн нэгж хоорондын үр дүнтэй харилцах.
2. Багийн доторх зөрчилдөөнтэй нөхцөл байдлаас урьдчилан сэргийлэх. Хэрэв ажлын харилцан үйлчлэлийн схемийг урьдчилан тодорхойлсон бол тухайн ажилтны үйл явцад оролцох хувь хэмжээ, маргаан гарахгүй.
3. Шинээр ирсэн хүмүүсийн багт хурдан орж байна. Энэхүү журам нь харилцан үйлчлэлийн бүтцийг ойлгоход тусалж, ажилтан ямар бичиг баримт ашиглах, ямар үйлчилгээнд хандахыг зааж өгдөг.
4. Сахилгын хяналт.
5. Хэргийг өөр ажилтан руу хурдан шилжүүлэх (амралтаар явах эсвэл явах үед).
6. Санхүү, хүний болон цагийн нөөцийг алдахаас урьдчилан сэргийлэх.

Бүтэц

Хоорондын харилцан үйлчлэлийн зохицуулалт гэж юу вэхэлтэсүүдийг зөв боловсруулсан гэж үзэж болох уу? Ер нь баримт бичиг нь дараах хэсгүүдийг агуулна:

1. Ерөнхий заалт.
2. Тодорхойлолт, нэр томъёо, товчлол.
3. Процессуудын тайлбар.
4. Хариуцлага.
5. Хяналт.

Хууль тогтоомж, ГОСТ болон бусад баримт бичиг нь тодорхойлолтын эх сурвалж болж чадна. Сүүлийнх нь яам, агентлагийн тушаал, засгийн газрын тогтоолуудыг багтаасан болно. Үүний зэрэгцээ, зохицуулалтын баримт бичгийн лавлагаа, заалтыг ашигласан, хэлтсүүдийн харилцан үйлчлэлийн журамд оруулах ёстой. Эрүүл мэндийн байгууллагуудын дээж, тухайлбал тухайн бүс нутгийн Эрүүл мэнд, нийгмийн хөгжлийн яам, Эрүүл мэндийн яамны тушаалын заалтуудыг агуулсан болно.

Програм

Энэ нь ихэвчлэн бизнесийн үйл явцын график загварыг агуулдаг. Үүнийг хэд хэдэн блокоос бүрдсэн диаграмм хэлбэрээр дүрсэлсэн болно. График дүрсийг компьютерийн програм хангамжийн бүтээгдэхүүн ашиглан үүсгэж болно. Схемүүд нь тодорхой ажлуудыг хэрэгжүүлэх тодорхой журмыг тусгасан байдаг. Дүрслэл нь текстээс илүү тохиромжтой. Диаграмм нь үйл явцын эхлэл ба үе шат бүр, тэдгээрийн хоорондын хамаарал, эцсийн үр дүнг тодорхой харуулж байна. Энэхүү загварыг 223-ФЗ-ийн дагуу компанийн хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэлийн журмыг боловсруулагчид ихэвчлэн ашигладаг. Уг схем нь гаралт ба орц, оролцогчид болон үйлчлүүлэгчид гэх мэт үндсэн параметрүүдийг онцолж өгдөг. Хэрэв эхлэгч хүн ийм загвартай танилцвал тэр үйл явцын онцлогийг шууд ойлгож, тодорхой ажлыг хэрэгжүүлэхэд бэлэн байх болно.

Заавар

Эхний шатанд та баримт бичгийн сэдэв, хариуцлагатай хүмүүс, өөрөөр хэлбэл хэн болохыг тодорхойлох хэрэгтэй.ямар дүрэм журам боловсруулдаг. Ялангуяа нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсүүдийн хоорондын харилцааг хууль тогтоомжид заасан тодорхой схемийн дагуу явуулдаг. Энэхүү бүтцийн нэгжид тайлангийн шаардлагыг дагаж мөрдөх үүрэгтэй хамгийн чухал хүн үргэлж байдаг. Тэрээр хэлтэс хоорондын харилцааны дүрмийг боловсруулах үүрэгтэй хүн болж чадна. Баримт бичгийн дээжийг бүх ажилчид хэлэлцэх ёстой. Үүний тулд нэгдсэн хуралдаан зохион байгуулдаг. Хэрэв баримт бичигт хоёроос дээш хэлтсийн ашиг сонирхол зөрчилддөг үйл явцыг зохицуулсан бол хэлэлцүүлэгт гол ажилтнуудыг оролцуулах нь чухал юм. Бүтээн байгуулалтыг хариуцах хүн дүрэм журмыг хэрэгжүүлэхийн чухлыг хамтран ажиллагсаддаа тайлбарлах ёстой.

Процессуудын тайлбар

Түүний хэмжээ нь харилцан үйлчлэлийн нарийн төвөгтэй байдлаас хамаарна. Хэрэв үйл явц нь энгийн бөгөөд үүнийг хариуцдаг ажилтан хэрэгжүүлэх бүх үе шатыг сайн ойлгодог бол тэр өөрөө бусад бүтцийн нэгжүүдтэй хамтран ажиллах схемийг гаргаж болно. Үүний дараа тэрээр бусад оролцогчидтой баримт бичгийг хэлэлцэх ёстой. Хэрэв бизнесийн үйл явц нь нарийн төвөгтэй бол ажилтан бүр өөрийн загварын хэсгийг боловсруулдаг. Үүний дараа бүх төслийг нэгтгэж, хэлэлцдэг. Үндсэн баримт бичигтэй танилцах явцад сонирхсон бүх ажилчид тодорхой засвар, нэмэлтийг санал болгож болно. Үүний дараа компанийн хэлтэс хоорондын харилцааны дүрмийг даргад шилжүүлнэ.

Мэдэгдэл

Үүнийг шууд хийх боломжтой. Энэ тохиолдолд дарга өөрөө хоорондын харилцааны дүрэмд гарын үсэг зурдагкомпанийн хэлтэс. Баримт бичгийн дээжийг мөн шууд бусаар баталж болно. Энэ тохиолдолд удирдагч тушаал гаргадаг. Захиргааны актын бүртгэлийн мэдээллийг батлах тамга тэмдэгт хийнэ.

Хариуцсан хүний ажлын онцлог

Зарим байгууллагад чанарын менежерийн орон тоо төрд байдаг. Практикт баримт бичгийг бэлтгэх тодорхой үе шатуудыг боловсруулсан. Тэдгээрийг хэлтэс хоорондын харилцааны дүрмийг боловсруулдаг менежер дагаж мөрдөх ёстой. Үндсэн алхамуудын жишээ:

1. Процессыг тодорхойлох.
2. График бүтээх.
3. Дэлгэрэнгүй тайлбар.
4. Текст зохиож байна.

Хариуцлагатай мэргэжилтэн нь янз бүрийн хэлтсийн ажилчдын цагийн хуваарийг судалдаг. Энэ нь хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэлийн журамд орсон стандарт нөхцөл байдлын тодорхойлолтыг бүрдүүлэхэд шаардлагатай. Жишээ нь: "Шатахуун түгээх станцыг техникийн хэрэгслээр шалгаж байна… Шалгалт дууссаны дараа тайлан гаргадаг."

Эцсийн зорилгоо тодорхойлох

Журмыг боловсруулах үүрэгтэй хүн нь бүх үйл явцын талаар ойлголттой, ажилчдынхаа үүргийг мэддэг, зохих мэргэшил, мэргэжлийн түвшний мэдлэгтэй байх ёстой. Баримт бичгийн зорилго нь ажилчдад ойлгомжтой байх ёстой. Эс бөгөөс журмын хэрэгжилт нь ажилчдад нэмэлт дарамт болно.

Оновчлол ба дизайн

Аж ахуйн нэгжид болж буй үйл явцыг цогцоор нь судлах нь таныг тодорхойлох боломжийг олгоносул цэгүүд. Нөхцөл байдал, үр дүн, үйл ажиллагааны дүн шинжилгээ нь үйл ажиллагааг оновчтой болгох боломжийг олгодог. Энэ нь эргээд цаашдын хөгжлийн хэд хэдэн хувилбарыг бүрдүүлэх боломжийг бидэнд олгодог. Тиймээс аж ахуйн нэгж бүх зүйлийг байгаагаар нь үлдээж, ажлын шинэ загварыг бий болгож эсвэл хуучнаа засах боломжтой.

Нюансууд

Ажилтан бүр юу хийх ёстойгоо, хүрсэн үр дүн нь түүний орлогод хэрхэн нөлөөлөхийг тодорхой ойлгох нь чухал. Тийм учраас журмыг батлахаас өмнө хэлэлцэх шаардлагатай. Баримт бичгийг бэлтгэхэд гол үүрэг нь мэдээжийн хэрэг ажлын хэсгийн (төслийн) даргад оногддог. Энэ мэргэжилтний үүрэг бол чухал асуултуудыг тавих явдал юм. Тэрээр тодорхой үйл явцын загварыг танилцуулах чадвартай байх ёстой. Оролцогч бүр зургийг өөрийн нүдээр хардаг. Нийтлэг ойлголттой байх хэрэгтэй. Оролцогч бүр журам гаргахдаа хариуцлагыг нь тайлбарлах шаардлагатай. Ихэнх тохиолдолд багууд ийм баримт бичгийн хэрэгжилтэд эргэлздэг. Үйл явцын нарийн түвэгтэй байдлаас шалтгаалан зохицуулалтыг нэвтрүүлэхэд 4-12 сар шаардагдана.

Танилцуулга онцлог

Шинэ журам нэвтрүүлэхийн тулд та:

1. Өмнөх бичиг баримтыг хүчингүй гэж хүлээн зөвшөөрөх.
2. Журцыг идэвхжүүлэхийн тулд орон нутгийн шинэ актуудыг нэвтрүүлэх.
3. Батлагдсан дүрмийг хэрэгжүүлэхэд шаардлагатай бичиг баримтыг боловсруулах.
4. Автоматжуулсан мэдээллийн сангийн шинэ модулиудыг сайжруулах эсвэл хэрэгжүүлэх.
5. Стандарт бус баримт бичгийн маягт хийх.
6. Ажилтны орон тоог өөрчлөх эсвэл нэмэххуваарь.
7. Шинэ албан тушаалд нэр дэвшигчдийг хайж олох, ажилчдыг томилох эсвэл шилжүүлэх.
8. Жүжигчдэд шинэ дүрмийг заа.
9. Ажилтнуудад хүрч ажиллах.
10. Журмын туршилтын хэрэгжилтийг гүйцэтгэнэ.
11. Туршилтын гүйцэтгэлийн үр дүнд үндэслэн текстийг засна уу.
12. Баримт бичгийн эцсийн хувилбарыг хэрэгжүүлэх.
13. Журмын чанарын хяналтын журмыг тодорхойлох.

Баримт бичгийг хэрэгжүүлэх арга хэмжээг тодорхойлсны дараа менежер тушаал гаргана. Үйл явдлын үргэлжлэх хугацаанаас шалтгаалан журмыг батлах, шууд хүчин төгөлдөр болох хугацаа өөр байх болно гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Баримт бичгийг бүрдүүлэхдээ ажилчдын гаргадаг гол алдаануудыг авч үзье.

Дасгалтай нийцэхгүй байна

Аж ахуйн нэгжийн ажлын үйл ажиллагаатай шууд холбоотой ажилтанд дүрэм журам бий болгохыг даалгах нь чухал. Байгууллага маш том болсон гэж бодъё. Удирдлага нь хөгжлийн асуудлыг шийдвэрлэх чиг үүрэг бүхий тусгай алба байгуулах боломжтой. Үүний дагуу тус хэлтэс нь аж ахуйн нэгжийн бүх үйл явцыг тайлбарлах үүрэг даалгавар өгнө. Гэвч энэ үйл явдлын зорилго тэдэнд тийм ч чухал биш юм. Хэрэв зохицуулалтыг бодит үйл ажиллагаанд оролцдоггүй хүмүүс хийсэн бол түүнийг удирдаж буй ажилтан схемийг хэрэгжүүлэхгүй. Иймээс баримт бичиг ажиллахад утгагүй байна.

Уян хатан чанар дутмаг

Хариуцлагатай олон хүмүүс дээд зэргээр хичээдэгдэлгэрэнгүй. Энэхүү нөхцөл байдал нь дүрэм журам бэлтгэх, үйлдвэрлэлийн бодит үйл явцыг тайлбарлах хоорондын ялгааг мэдэхгүйгээс үүдэлтэй юм. Хэрэв даалгавар бол үйл ажиллагааг автоматжуулах юм бол тэдгээрийн нарийвчлал нь ажилчдад туслах зорилготой юм. Үйлдвэрлэлд олон хүн оролцож байгаа үед зохицуулалтын шаардлага үүсдэг. Тэдний үйлдлүүд ихэвчлэн давтагддаг боловч хүн бүр энэ эсвэл өөр үйлдлийг өөр өөрийнхөөрөө тайлбарладаг. Энэхүү журам нь маргааныг шийдвэрлэх зорилготой юм. Байгууллагын ажилтнууд нөхцөл байдлаас шалтгаалан тодорхой шийдвэр гаргах боломжийг олгодог тодорхой үйл ажиллагааны эрх чөлөөтэй байх ёстой гэдгийг санах нь зүйтэй. Жишээлбэл, үйлчлүүлэгчид хэсэг хугацааны дараа биш шууд хариулах боломжтой.

Текстийн том хэмжээ, нарийн төвөгтэй байдал

5-7 хуудаснаас бүрдсэн зохицуулалтыг оновчтой гэж үзнэ. Үүний зэрэгцээ түүний агуулга нь багтаамжтай, гэхдээ товч байх ёстой. Нарийн төвөгтэй, олон хэсгээс бүрдсэн өгүүлбэрийг ашиглахыг зөвлөдөггүй. Текст нь ойлгомжтой байх ёстой. Нэмж дурдахад та нэр томъёонд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Та ойлголтыг ижил утгатай үгээр сольж болохгүй, тайлахгүйгээр товчилсон үг ашиглах хэрэгтэй.

Мэдээллийн аюулгүй байдал болон мэдээллийн технологийн хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэл

Одоогоор олон аж ахуйн нэгжид эдгээр үйлчилгээний холбоо барих нь маш хэцүү байдаг. Хэцүү байдал нь мэдээллийн технологийн болон мэдээллийн аюулгүй байдлын хэлтсийн дотоод зөрчилтэй холбоотой байдаг. Тэдний үр дүнтэй хамтын ажиллагааг хангах хэд хэдэн хувилбар бий. Эхний бөгөөд хамгийн энгийн зүйл бол мэдээллийн технологийн үйлчилгээнд мэдээллийн аюулгүй байдлын чиглэлээр мэргэшсэн ажилтнууд (нэг ба түүнээс дээш) байх явдал юм. Мэдээллийн технологийн хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэлийн дүрэм баЭнэ тохиолдолд IB нь хамтын ажиллагааны ердийн хандлагыг тусгасан байдаг. Ажлын зохион байгуулалт нь мэдээллийн аюулгүй байдал нь мэдээллийн технологийн хангамжийн нэг хэсэг гэсэн хэвшмэл ойлголтын үндсэн дээр явагддаг. Хэрэв аж ахуйн нэгжид эдгээр үйлчилгээний хооронд зөрчил гараагүй бол менежер мэдээллийн аюулгүй байдлын үйлчилгээг мэдээллийн технологийн хэлтсийн тусдаа бүтэц болгон зохион байгуулах талаар бодож магадгүй юм. Үүний дагуу ийм үйл ажиллагааг хангахын тулд санхүүгийн эх үүсвэрийг багтаасан илүү их нөөцийг хуваарилах шаардлагатай болно.

Ердийн дээж

Ерөнхий заалтууд нь:

1. Баримт бичгийн зорилго. Дүрмээр бол "Одоогийн журам нь журмыг тодорхойлдог …" гэсэн хэллэг байдаг.
2. Хамрах хүрээ. Энэхүү журам нь ажилчид эсвэл байгууламжид хамааралтай байж болно.
3. Тухайн актыг боловсруулсан зохицуулалтын баримт бичиг.
4. Журмыг батлах, тохируулах, цуцлах дүрэм.

"Нэр томьёо, товчлол, тодорхойлолт" хэсэгт баримт бичигт ашигласан ойлголтуудыг өгсөн болно. Бүх товчилсон үг үсгээр бичигдсэн байх ёстой. Нэр томьёог цагаан толгойн үсгийн дарааллаар өгөх ёстой. Үзэл баримтлал бүрийг нэгжээр шинэ мөрөнд зааж өгсөн болно. ж. Нэр томъёоны тодорхойлолтыг "энэ" гэсэн үггүйгээр зураасаар өгөв. "Процессын тодорхойлолт" хэсэгт алхам алхмаар тайлбарыг өгсөн болно. дэд зүйлүүдийг оруулах нь зүйтэй. Тэд тус бүр нь тодорхой үе шатанд тохирсон байх болно. Үүнтэй ижил хэсэгт тодорхой үйл ажиллагааг гүйцэтгэхэд оролцсон ажилчдыг заана. Зөвхөн үйлдлүүдийг тайлбарлаад зогсохгүй үр дүнг нь мөн тайлбарласан болно.

Хариуцлага ба хяналт

Уг журамд заалтыг дагаж мөрдөөгүй хүмүүст шийтгэл ногдуулах тухай заалтыг агуулсан байх ёстой. Хуулийн дагуу хариуцлага хүлээхийг зөвшөөрдөг. Энэ нь эрүүгийн, захиргааны эсвэл сахилгын шийтгэл байж болно. Журмын хэрэгжилтэд хяналт тавьж буй ажилтны овог нэр, албан тушаалыг заавал зааж өгөх ёстой.